Wg danych Polskiego Instytutu Ekonomicznego 75% polskich firm podniosło ceny w 2022 r. Jednakże rosnącym przychodom towarzyszył jeszcze większy wzrost kosztów co spowodowało spadek rentowności w większości branż. Efektem rosnącej inflacji było wyhamowanie popytu i prawie zerowy wzrost gospodarczy w 2023 r (rozczarowujące 0,2 wzrostu PKB – jeden z najgorszych wyników w Europie). W sytuacji, gdy dalsza podwyżka cen napotyka na poważne bariery popytowe niezwykle ważne jest szukanie oszczędności kosztowych w warunkach rosnącej presji na marże.
Jednym ze sposobów po które sięga – idąc śladem globalnych liderów – coraz większa ilość średnich i dużych firm polskich jest obniżka kosztów poprzez outsourcing procesów biznesowych (BPO).
Główną i bardzo namacalną korzyścią z przekazania procesów do BPO jest optymalizacja kosztów firmy. BPO realizuje procesy dla wielu klientów na dużą skalę dlatego może optymalnie je zorganizować w sposób konkurencyjny kosztowo. Zwykle przekazując procesy do BPO firmy oszczędzają od kilkunastu do kilkudziesięciu procent kosztów związanych z procesem.
Wg szacunków międzynarodowych firm finansowo-księgowych oszczędności z tytułu outsourcingu procesów finansowo-księgowych wynoszą średnio 20-30%. Z kolei, wg międzynarodowej firmy badawczej Gartner outsourcing procesów kadrowo-płacowych może przynieść oszczędności rzędu 10-40%.
Dzieje się tak dzięki zastosowaniu nowoczesnej technologii oraz zaangażowaniu wysokiej klasy specjalistów w prowadzenie operacji o dużej skali przez wyspecjalizowane centra BPO. Przykładowo, skorzystanie z zaawansowanej robotyzacji może zmniejszyć czas na przetwarzanie jednej faktury kosztowej nawet o 80%., eliminując błędy do ułamka procenta. Zwiększenie skali przetwarzanych dokumentów np. z 1000 do 10 000 dokumentów miesięcznie powoduje kilkukrotny spadek jednostkowego kosztu przetwarzania dokumentu. Jest to trudne do osiągnięcia z perspektywy pojedynczej firmy, natomiast już nawet średniej wielkości centra BPO, pracując dla wielu klientów, obsługują od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy dokumentów miesięcznie, co pozwala im na osiągniecie przewagi w zakresie niskich kosztów i w rezultacie uzyskanie wspomnianych wyżej oszczędności kosztowych dla klientów.
W przypadku dużych firm produkcyjnych lub usługowych, które posiadają duży personel w back office oszczędności idą w miliony lub nieraz dziesiątki milionów zł.
Każda firma posiada swoją specyfikę, tak więc dla każdej firmy rachunek ten będzie wyglądał indywidualnie w zależności od przyjętej strategii i modelu współpracy.
Ważne jest każdorazowo przygotowanie szczegółowej analizy (audytu) procesów wskazującej możliwe oszczędności związane z przekazaniem części procesów do outsourcingu.
Korzyści związane z outsourcingiem nie kończą się na oszczędnościach kosztowych. Dzięki outsourcingowi firmy zyskują lepszą jakość procesów, szybszy czas obsługi, eliminację błędów oraz uwolnienie czasu specjalistów i menedżerów, którzy mogą przekierować swoje zaangażowanie z rutynowych czynności na bardziej koncepcyjne i perspektywiczne dla rozwoju firmy zadania.
Jest to więc wybór strategiczny – wynikający bezpośrednio z przyjętej Strategii Rozwoju – koncentruj się na kluczowych kompetencjach (core competence), które pozwolą Ci osiągnąć sukces rynkowy, outsourcuj procesy wsparcia (non-core). 65% światowych liderów (największych firm z listy Fortune 500) podąża tą ścieżką, outsourcując większość swoich procesów wsparcia.
