Problemy polskich firm z kadrami. Rośnie zapotrzebowanie na zewnętrzne usługi HR

Outsourcing procesów HR staje się kluczowym rozwiązaniem dla polskich przedsiębiorstw borykających się z brakami kadrowymi. Obecnie stanowi zaledwie 5 proc. całego outsourcingu w Polsce, jednak firmy coraz częściej decydują się na zewnętrzne usługi kadrowe, szukając sposobów na optymalizację procesów i dostęp do wykwalifikowanych specjalistów. Według najnowszego raportu ABSL „Sektor Nowoczesnych Usług Biznesowych w Polsce 2024″, w najbliższych latach zapotrzebowanie na outsourcing HR wzrośnie trzykrotnie.

W tych działach brakuje specjalistów

Według danych Polskiego Instytutu Ekonomicznego, do 2035 r. liczba osób pracujących w Polsce zmniejszy się o 2,1 mln. Już teraz duże niedobory kadrowe obserwujemy w kluczowych sektorach gospodarki:

• Sektor IT – szczególnie w obszarze cyberbezpieczeństwa i rozwoju oprogramowania
• Przemysł – spadek zatrudnienia o 11 proc., głównie w obszarach wymagających wysokich kwalifikacji
• Transport i logistyka – deficyt pracowników na poziomie 10 proc.
• Budownictwo – rosnące zapotrzebowanie przy malejącej dostępności wykwalifikowanych pracowników
• Kadry i księgowość

Problemy polskich firm z kadrami

– Przedsiębiorstwa mierzą się z poważnym wyzwaniem związanym z niedoborem wykwalifikowanych pracowników. Dotyka to również działów HR, gdzie brakuje specjalistów z doświadczeniem w zarządzaniu procesami kadrowymi. To krytyczna sytuacja, ponieważ sprawny dział HR jest niezbędny do efektywnej rekrutacji i utrzymania pracowników we wszystkich innych obszarach firmy – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA, firmy specjalizującej się w outsourcingu procesów biznesowych.

Presja związana z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów HR na rynku pracy sprawia, że firmy coraz chętniej sięgają po zewnętrznych dostawców usług. Centra BPO oferują dostęp do nowoczesnych narzędzi HR, takich jak systemy do przechowywania dokumentacji pracowniczej (e– teczki) czy narzędzia do automatyzacji procesów. To pozwala przedsiębiorstwom na optymalizację kosztów oraz skupienie się na strategicznych aspektach zarządzania kapitałem ludzkim.

Zewnętrzne usługi kadrowe

– Zlecenie części zadań HR na zewnątrz daje firmom dostęp do specjalistycznej wiedzy i wypełnia lukę kompetencyjną związaną z brakami kadrowymi. Dodatkowo pozwala zaoszczędzić 20– 30 proc. kosztów operacyjnych – podkreśla Maciej Paraszczak.

Główne obszary, w których polskie przedsiębiorstwa poszukują wsparcia, to:

• Zarządzanie wynagrodzeniami (payroll)
• Zarządzanie dokumentacją pracowniczą
• Obsługa procesów rekrutacyjnych
• Zarządzanie urlopami i ewidencją czasu pracy

Outsourcing HR jest szczególnie korzystny dla średnich przedsiębiorstw, które mimo posiadania wewnętrznego działu HR, mogą mieć trudności z zarządzaniem skomplikowanymi procesami związanymi z płacami czy świadczeniami socjalnymi.

BPO: jak wprowadzić w firmie?

Sukces wdrożenia outsourcingu HR zależy od właściwego przygotowania organizacji. Proces powinien obejmować:

1. Analizę obecnych procesów kadrowych i identyfikację obszarów wymagających wsparcia

2. Wybór sprawdzonego dostawcy usług z odpowiednim doświadczeniem

3. Precyzyjne określenie zakresu współpracy i oczekiwanych rezultatów

4. Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia

5. Regularne monitorowanie efektywności współpracy

Eksperci ABSL przewidują, że w ciągu najbliższych 3– 5 lat udział outsourcingu procesów HR wzrośnie do 15 proc. całego rynku outsourcingu w Polsce. Ten dynamiczny wzrost wpisuje się w globalne trendy, gdzie firmy coraz chętniej korzystają z usług zewnętrznych dostawców w celu optymalizacji procesów i redukcji kosztów.