BPO

12.02.2024

BPO to nawet 20 proc. oszczędności dla firm. Kto może skorzystać z outsourcingu procesów biznesowych

BPO (Business Process Outsourcing) umożliwia redukcję kosztów i szybszy rozwój firm. Popularne na świecie rozwiązanie stosowane przez duże korporacje może przynieść korzyści również małym i średnim przedsiębiorstwom.  

Co to jest BPO?

BPO, czyli Business Process Outsourcing to strategia polegająca na zlecaniu wybranych procesów biznesowych firmom zewnętrznym, które specjalizują się w ich realizacji. Dzięki BPO firmy mogą skoncentrować się na kluczowych obszarach działalności, obniżając jednocześnie koszty operacyjne i zwiększając efektywność. BPO pozwala na dostęp do specjalistycznej wiedzy i technologii, co sprzyja innowacjom i lepszej jakości usług.

– Oczywistą korzyścią z outsourcingu procesów biznesowych są oszczędności. Bezpiecznie można założyć, że wynoszą one co najmniej 20 proc. Ale równie ważna jest możliwość skorzystania z know-how specjalistów z centrum BPO, usprawnienie procesów i uwolnienie czasu kadry zarządzającej, by firma mogła skupić się na rozwoju – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA, firmy świadczącej kompleksowe usługi outsourcingu dla małych, średnich i dużych firm.

Kto może stosować outsourcing?

Outsourcing procesów biznesowych może być wprowadzany w firmach zatrudniających powyżej 10 osób. To firmy z zadaniami, które można delegować na zewnątrz, a nieposiadające funduszy na zatrudnienie specjalisty na etacie.

Usługi centrów BPO to forma outsourcingu korzystna dla firm o odpowiedniej skali działania. – Małe przedsiębiorstwa mogą oczywiście zlecać usługi na zewnątrz. Na przykład korzystając z usług biura rachunkowego czy wsparcia firmy IT. Ale centra outsourcingu procesów biznesowych oferują usługi dla dużych firm – tłumaczy Maciej Paraszczak. W ich przypadku oszczędności są oczywiście niezwykle ważne, ale kluczowe są też dodatkowe korzyści z outsourcingu, wynikające z usprawnienia procesów i zwiększenia efektywności.

BPO w firmie: jakich działów może dotyczyć?

Centra Business Process Outsourcingu zapewniają najczęściej zewnętrzną obsługę:

  • księgową,
  • administracji kadrowo–płacowej,
  • procesów wsparcia (back–office), takich jak np. windykacji, controllingu, obsługi help desku, administracji sprzedaży,
  • IT i transformacji cyfrowej.

Dodatkową wartością dla firm korzystających z usług BPO jest możliwość skorzystania z wiedzy specjalistów, których brakuje na rynku.

– W metropoliach zatrudnienie odpowiedniego specjalisty jest bardzo kosztowne. W mniejszych ośrodkach często takich specjalistów po prostu brakuje. Poza tym w dobie rewolucyjnych zmian technologicznych i zmieniającego się szybko otoczenia prawnego i podatkowego samodzielne budowanie kompetencji w wąskich specjalizacjach może być zbyt kosztowne i po prostu nieopłacalne – dodaje Maciej Paraszczak.

Tak wprowadzisz BPO w firmie

Aby skutecznie wprowadzić usługi BPO w firmie, należy najpierw przeprowadzić dokładną analizę procesów, które można wydzielić na zewnątrz. Następnie wybrać odpowiedniego dostawcę usług poprzez szczegółowy proces due diligence, wynegocjować korzystny kontrakt określający standardy jakości i KPI, przygotować zespół do zmian poprzez szkolenia i warsztaty oraz zaplanować etapowe przeniesienie procesów z zachowaniem ciągłości operacyjnej. Kolejny etap to wdrożenie systemów do zarządzania i monitorowania usług outsourcingowych, a na koniec należy ustanowić jasne protokoły komunikacji i raportowania między firmą a dostawcą BPO.

– BPO pozwala firmom zmniejszyć koszty, uwolnić czas i potencjał kluczowych menedżerów i skupić się na ekspansji rynkowej i rozwoju. Umożliwia też odciążenie zespołu, przez co pracownicy mogą skoncentrować się na kluczowych wyzwaniach strategicznych, bo część zadań o charakterze operacyjnym powierzona zostaje specjalistom zewnętrznym – mówi Maciej Paraszczak.

Oszczędności dla firm wynikające z BPO

Dzięki nowoczesnej technologii i dużej skali obsługiwanych operacji oszczędności wynikające z BPO wynoszą 20 proc. i więcej. – Taki efekt można uzyskać w porównaniu do wewnętrznych działów księgowych i prowadzenia spraw kadrowo-płacowych wewnętrznie – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA, ekspert do spraw BPO.

Korzyści – poza oszczędnościami – jakie płyną z outsourcingu procesów biznesowych to przede wszystkim:

  • brak konieczności ciągłego zatrudniania specjalistów i tworzenia nowych działów w firmie;
  • brak konieczności przeprowadzania rekrutacji na niekluczowe stanowiska;
  • uwolnienie czasu menedżerów, którzy mogą się skupić na kluczowych zadaniach;
  • obniżenie kosztów operacyjnych;
  • możliwość skupienia się na strategicznych celach, dostosowania się do zmieniających się wymagań rynkowych.

– Na Zachodzie BPO jest niezwykle popularne, w Polsce była luka na tego typu usługi, dlatego sektor rośnie dynamicznie z roku na rok. Dane z rynku międzynarodowego wskazują, że firmy korzystające z BPO mają trzykrotnie większe szanse na osiągnięcie pozycji lidera rynkowego niż firmy, które go nie stosują – mówi Maciej Paraszczak.

Przykład efektów współpracy z centrum BPO

Z usług centrum BPO skorzystała spółka produkcyjna o obrocie na poziomie 300 mln zł rocznie. W jej przypadku problemem była efektywność i jakość procesów wewnętrznych oraz zbyt wysokie koszty operacyjne. Firma zdecydowała się na outsourcing księgowości, kadr i płac, administracji oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i skutecznej windykacji. W efekcie przedsiębiorstwo zaoszczędziło 1 mln zł na kosztach pracowniczych. Czas obiegu dokumentów uległ skróceniu o połowę. Poprawił się również cash-flow – o 10 mln zł w pierwszym roku i kolejne 10 mln zł w drugim roku współpracy.

– Niezwykle ważny był też pozytywny wpływ na rozwój spółki. Realizuje ona plan wzrostu przychodów o 20 proc. rocznie bez potrzeby rekrutacji dodatkowych specjalistów w obszarze back-office – mówi Maciej Paraszczak.

Skontaktuj się z naszym specjalistą

    Informujemy, że administratorem danych osobowych podanych w formularzu kontaktowym jest Meritoros SA z siedzibą w Krakowie, Aleja Pokoju 62/8. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Przysługują Pani/Panu następujące prawa: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się w naszej Polityce Prywatności.

    Wiadomość wysłana pomyślnie

    Zadzwoń do nas!
    +48 12 423 32 99
    ← Wróć do wszystkich artykułów