12.02.2024
BPO (Business Process Outsourcing) umożliwia redukcję kosztów i szybszy rozwój firm. Popularne na świecie rozwiązanie stosowane przez duże korporacje może przynieść korzyści również małym i średnim przedsiębiorstwom.
BPO, czyli Business Process Outsourcing to strategia polegająca na zlecaniu wybranych procesów biznesowych firmom zewnętrznym, które specjalizują się w ich realizacji. Dzięki BPO firmy mogą skoncentrować się na kluczowych obszarach działalności, obniżając jednocześnie koszty operacyjne i zwiększając efektywność. BPO pozwala na dostęp do specjalistycznej wiedzy i technologii, co sprzyja innowacjom i lepszej jakości usług.
– Oczywistą korzyścią z outsourcingu procesów biznesowych są oszczędności. Bezpiecznie można założyć, że wynoszą one co najmniej 20 proc. Ale równie ważna jest możliwość skorzystania z know-how specjalistów z centrum BPO, usprawnienie procesów i uwolnienie czasu kadry zarządzającej, by firma mogła skupić się na rozwoju – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA, firmy świadczącej kompleksowe usługi outsourcingu dla małych, średnich i dużych firm.
Outsourcing procesów biznesowych może być wprowadzany w firmach zatrudniających powyżej 10 osób. To firmy z zadaniami, które można delegować na zewnątrz, a nieposiadające funduszy na zatrudnienie specjalisty na etacie.
Usługi centrów BPO to forma outsourcingu korzystna dla firm o odpowiedniej skali działania. – Małe przedsiębiorstwa mogą oczywiście zlecać usługi na zewnątrz. Na przykład korzystając z usług biura rachunkowego czy wsparcia firmy IT. Ale centra outsourcingu procesów biznesowych oferują usługi dla dużych firm – tłumaczy Maciej Paraszczak. W ich przypadku oszczędności są oczywiście niezwykle ważne, ale kluczowe są też dodatkowe korzyści z outsourcingu, wynikające z usprawnienia procesów i zwiększenia efektywności.
Centra Business Process Outsourcingu zapewniają najczęściej zewnętrzną obsługę:
Dodatkową wartością dla firm korzystających z usług BPO jest możliwość skorzystania z wiedzy specjalistów, których brakuje na rynku.
– W metropoliach zatrudnienie odpowiedniego specjalisty jest bardzo kosztowne. W mniejszych ośrodkach często takich specjalistów po prostu brakuje. Poza tym w dobie rewolucyjnych zmian technologicznych i zmieniającego się szybko otoczenia prawnego i podatkowego samodzielne budowanie kompetencji w wąskich specjalizacjach może być zbyt kosztowne i po prostu nieopłacalne – dodaje Maciej Paraszczak.
Aby skutecznie wprowadzić usługi BPO w firmie, należy najpierw przeprowadzić dokładną analizę procesów, które można wydzielić na zewnątrz. Następnie wybrać odpowiedniego dostawcę usług poprzez szczegółowy proces due diligence, wynegocjować korzystny kontrakt określający standardy jakości i KPI, przygotować zespół do zmian poprzez szkolenia i warsztaty oraz zaplanować etapowe przeniesienie procesów z zachowaniem ciągłości operacyjnej. Kolejny etap to wdrożenie systemów do zarządzania i monitorowania usług outsourcingowych, a na koniec należy ustanowić jasne protokoły komunikacji i raportowania między firmą a dostawcą BPO.
– BPO pozwala firmom zmniejszyć koszty, uwolnić czas i potencjał kluczowych menedżerów i skupić się na ekspansji rynkowej i rozwoju. Umożliwia też odciążenie zespołu, przez co pracownicy mogą skoncentrować się na kluczowych wyzwaniach strategicznych, bo część zadań o charakterze operacyjnym powierzona zostaje specjalistom zewnętrznym – mówi Maciej Paraszczak.
Dzięki nowoczesnej technologii i dużej skali obsługiwanych operacji oszczędności wynikające z BPO wynoszą 20 proc. i więcej. – Taki efekt można uzyskać w porównaniu do wewnętrznych działów księgowych i prowadzenia spraw kadrowo-płacowych wewnętrznie – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA, ekspert do spraw BPO.
Korzyści – poza oszczędnościami – jakie płyną z outsourcingu procesów biznesowych to przede wszystkim:
– Na Zachodzie BPO jest niezwykle popularne, w Polsce była luka na tego typu usługi, dlatego sektor rośnie dynamicznie z roku na rok. Dane z rynku międzynarodowego wskazują, że firmy korzystające z BPO mają trzykrotnie większe szanse na osiągnięcie pozycji lidera rynkowego niż firmy, które go nie stosują – mówi Maciej Paraszczak.
Z usług centrum BPO skorzystała spółka produkcyjna o obrocie na poziomie 300 mln zł rocznie. W jej przypadku problemem była efektywność i jakość procesów wewnętrznych oraz zbyt wysokie koszty operacyjne. Firma zdecydowała się na outsourcing księgowości, kadr i płac, administracji oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i skutecznej windykacji. W efekcie przedsiębiorstwo zaoszczędziło 1 mln zł na kosztach pracowniczych. Czas obiegu dokumentów uległ skróceniu o połowę. Poprawił się również cash-flow – o 10 mln zł w pierwszym roku i kolejne 10 mln zł w drugim roku współpracy.
– Niezwykle ważny był też pozytywny wpływ na rozwój spółki. Realizuje ona plan wzrostu przychodów o 20 proc. rocznie bez potrzeby rekrutacji dodatkowych specjalistów w obszarze back-office – mówi Maciej Paraszczak.
