Kompleksowa obsługa księgowa i kadrowa fundacji rodzinnej – case study
Wstęp
Fundacja rodzinna to stosunkowo nowa forma prawna w Polsce. Została wprowadzona w 2023 roku i przeznaczona jest dla osób fizycznych, które chcą zabezpieczyć na przyszłość swoje aktywa majątkowe. Jej zasadniczym celem jest ochrona majątku rodzinnego przedsiębiorstwa i zarządzanie nim w perspektywie dłuższej niż jedno pokolenie. Poniższe case study przedstawia, jak Meritoros wspiera jedną z wrocławskich fundacji rodzinnych w zakresie księgowości oraz kadr i płac, osiągając znaczące usprawnienia operacyjne poprzez automatyzację procesów i digitalizację.
Case study – wyzwania klienta
Rodzina, prowadząca grupę firm z branży produkcyjnej, zdecydowała się na utworzenie fundacji rodzinnej w celu zabezpieczenia majątku i zapewnienia sukcesji. Główne wyzwania obejmowały:
Potrzebę prowadzenia księgowości uwzględniającej specyfikę fundacji rodzinnej
Prowadzenie kadr i płac dla pracowników fundacji
Automatyzację procesów w obszarze finansowo-księgowym
Digitalizację
Case study – wdrożone rozwiązania
1. Outsourcing księgowości
Kompleksowe prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami dla fundacji rodzinnych
Przygotowywanie sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych
Bieżące konsultacje w zakresie prowadzonej działalności
Monitoring zmian prawnych wpływających na działalność fundacji
2. Obsługa kadrowo-płacowa
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej
Naliczanie wynagrodzeń i składek ZUS oraz sporządzanie deklaracji
Bieżące wsparcie w kwestiach prawa pracy
3. Automatyzacja procesów
Wdrożenie automatycznego importu wyciągów bankowych do systemu księgowego
Automatyzacja procesu wprowadzania faktur sprzedażowych
Udostępnienie systemu do wystawiania faktur oraz obiegu dokumentów
Comiesięczne biuletyny informacyjne dotyczące prowadzonej działalności
Osiągnięte rezultaty
Oszczędność czasu:
Redukcja czasu poświęcanego na kompletowanie dokumentów księgowych oraz kadrowo płacowych dzięki automatyzacji i digitalizacji – 65%
Zwiększenie efektywności:
Eliminacja błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych
Bieżący dostęp do dokumentów księgowych
Raporty księgowe wspierające zarządzanie fundacją
Zgodność z przepisami:
Pełna zgodność z wymogami prawnymi i księgowymi dla fundacji rodzinnych
Terminowe składanie wszystkich deklaracji
Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej
Opinie klientów
„Współpraca z Meritoros pozwoliła nam skupić się na strategicznych aspektach zarządzania fundacją. Ich ekspertyza w zakresie przepisów dotyczących fundacji rodzinnych jest nieoceniona.„ – Fundator
„Automatyzacja procesów księgowych to strzał w dziesiątkę. Oszczędzamy mnóstwo czasu na czynnościach administracyjnych, a jednocześnie mamy pewność, że wszystko jest prowadzone zgodnie z przepisami.„ — Członek Zarządu Fundacji
„Doceniamy proaktywne podejście zespołu księgowego i ich znajomość specyfiki fundacji rodzinnych.„ — Beneficjent Fundacji
Przypadek ten pokazuje, jak profesjonalna obsługa księgowa i kadrowa, wsparta nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi, może znacząco usprawnić funkcjonowanie fundacji rodzinnej. Kluczem do sukcesu okazało się połączenie eksperckiej wiedzy z zakresu przepisów dotyczących fundacji rodzinnych z automatyzacją rutynowych procesów.
