Organizacja procesów w BPO jest podparta wysoko zaawansowaną technologią. Przynosi to oszczędności kosztowe rzędu kilkudziesięciu procent oraz poprawę jakości, bezpieczeństwa oraz eliminację błędów.
Procesy są organizowane w optymalny sposób pod kątem ich przebiegu i w wielu miejscach pracę ręczną zastępuje się różnymi formami automatyzacji. Oprócz zastosowania klasycznych systemów informatycznych (np. księgowych, klasy ERP) tworzy się rozwiązania związane z digitalizacją i elektronicznym obiegiem dokumentów (ang. workflow), robotyzacją (ang. RPA), uczeniem maszynowym, automatyzacją kognitywną oraz systemami sztucznej inteligencji.
Obecne zmiany w technologii porównywane są przez wielu specjalistów i menedżerów do rewolucji przemysłowej jaka miała miejsce przy wynalezieniu maszyny parowej. Wielu ekspertów wskazuje przy tym na to, że możliwości poprawy produktywności i tym samym obniżki kosztów jednostkowych procesów biznesowych w dobie obecnych technologii kilkukrotnie przekraczają skalę uzyskiwaną w trakcie poprzednich przełomów technologicznych, w tym rewolucji przemysłowej.
Przykładowo, wg analiz firmy Gartner robotyzacja pozwala skrócić czas procesów księgowych o 30%. Jeszcze większe są wzrosty produktywności. Przykładowo, dzięki robotom efektywność może wzrosnąć 3-4 krotnie. Roboty pracują w modelu 24/7/365. Pozwala to nie tylko na oszczędności ale też uwalnia czas menedżerów i specjalistów aby mogli się skoncentrować na bardziej koncepcyjnych i strategicznych aspektach pracy.
Oznacza to z jednej strony olbrzymie możliwości, a z drugiej strony potrzebę dużych nakładów w technologię oraz rozwój kompetencji specjalistów, które znacznie łatwiej uzasadnić z perspektywy dużej skali operacji back-office’owych oferowanych przez wyspecjalizowane BPO niż z perspektywy pojedynczej firmy przemysłowej lub usługowej. Każda firma w pierwszej kolejności powinna inwestować w zasoby i systemy związane z produktami i usługami oraz pozyskiwaniem i obsługą klientów i taką kolejność priorytetów umożliwia korzystanie z usług BPO.
