Potwierdzenie salda jest jedną z podstawowych form inwentaryzacji. Tą formą inwentaryzacji objęte są należności z tytułu dostaw i usług. Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, inwentaryzacja należności, co do zasady, powinna zostać przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego, natomiast termin i częstotliwość inwentaryzacji, uważa się za dotrzymane jeśli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.
Drogą potwierdzenia salda inwentaryzuje się należności za wyjątkiem należności:
-spornych i wątpliwych,
-od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
-z tytułów publicznoprawnych.
Podatnicy zobowiązani są do inwentaryzacji swoich rozrachunków jedynie co do należności od kontrahentów. W wyznaczonym okresie to wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda, natomiast dłużnik potwierdza je lub wskazuje rozbieżności.
Warto także wspomnieć, że ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczących potwierdzeń sald. Oznacza to, że nawet w sytuacji, gdy w potwierdzeniu salda znalazła się informacja, że w przypadku nieotrzymania od kontrahenta potwierdzenia w ciągu np. 30 dni wierzyciel uznaje saldo za zgodne, to zapis taki nie jest skuteczny. Co ważne, ustawa nie zabrania także potwierdzania salda drogą e-mailową, jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.
W ustawie nie przewidziano formy potwierdzenia salda, natomiast w praktyce najczęściej stosuje się potwierdzenie salda składające się z dwóch części – „A” i „B”. Otrzymujący wezwanie (dłużnik) potwierdzenia salda – odcinek „A” zatrzymuje u siebie, a odcinek „B” odsyła wystawcy potwierdzenia. Wtedy też potwierdza saldo lub wykazuje rozbieżności.
Saldo powinno zostać podpisane przez osobę do tego upoważnioną. Osobą taką jest kierownik jednostki lub upoważniona przez kierownika osoba.
