Obowiązki pracodawcy względem PFRON

PFRON, czyli Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych to organ administracji publicznej, utworzony na mocy ustawy 9 maja 1991 r. o zatrudnianiu i rehabilitacji zawodowej osób niepełnosprawnych, działa on na podstawie ustawy z 1997 roku, o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

PFRON pracuje na rzecz osób niepełnosprawnych. Ułatwia podjęcie pracy i życie wśród innych ludzi, w rodzinie i społeczeństwie.

Celem działań PFRON jest wyrównywanie szans i poszanowanie praw osób niepełnosprawnych, a także dbanie o usuwanie barier w życiu codziennym, nauce, pracy i pełnieniu ról społecznych.

Budżet PFRON składa się z wpłat od pracodawców oraz dotacji z budżetu państwa.

Obowiązki pracodawcy względem PFRON – kiedy występują?

Pracodawca który zatrudnia powyżej 25 osób w przeliczeniu na pełen etat, a w tej liczbie nie zatrudnia 6% pracowników z niepełnosprawnością jest zobowiązany dokonywać wpłat na PFRON. Pracodawca z pierwszym dniem, w którym osiągnie zatrudnienie na poziomie 25 etatów (bez względu na to czy ma obowiązek dokonywać wpłat czy nie), musi zarejestrować się w PFRON. Rejestracji dokonuje poprzez odpowiedni dokument zgłoszeniowy, czyli:

• deklarację ewidencyjną jeżeli jest zobowiązany do wpłat (DEK-Z) lub,

• informację ewidencyjną jeżeli jest zwolniony z wpłat (INF-Z).

Dokumenty te można złożyć elektronicznie korzystając z Systemu e-PFRON2.

Obowiązki pracodawcy względem PFRON – jak obliczyć?

Pracodawca do obliczeniach uwzględnia wszystkich zatrudnionych w swoim zakładzie pracowników, zarówno osoby pełnosprawne, jak i niepełnosprawne. Przez pojęcie pracownika należy rozumieć, zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.), osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Do stanu zatrudnienia nie uwzględnia się np. osób pracujących na podstawie umowy zlecenia lub wykonujących umowę o dzieło. Do liczby pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób pełnosprawnych zatrudnionych:

• na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,

• przebywających na urlopie rodzicielskim,

• przebywających na urlopach wychowawczych,

• nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,

• będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,

• nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,

• przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Przy wyliczaniu stanu zatrudnienia stosuje się metodę średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu. Wynik obliczeń podaje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując zaokrąglenie w dół, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 0 do 4, albo w górę, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 5 do 9.

Który pracodawca zwolniony jest z wpłat do PFRON?

Jeśli pracodawca:

• osiąga w danym miesiącu zatrudnienie co najmniej 25 osób w przeliczeniu na etaty i poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest co najmniej 6% albo co najmniej 2% (2% w przypadku podmiotów które są publiczną lub niepubliczną uczelnią, szkołą, przedszkolem, inną formą wychowania przedszkolnego, placówką opiekuńczo-wychowawczą, regionalną placówką opiekuńczo-terapeutyczną, interwencyjnym ośrodkiem preadopcyjnym, placówką resocjalizacyjną, żłobkiem oraz klubem dziecięcym),

• jest niedziałającym w celu osiągnięcia zysku domem pomocy społecznej lub hospicjum,

• jest zakładem opiekuńczo-leczniczym (ale dopiero od 1 lipca 2016 roku),

• jest publiczną lub niepubliczną jednostką organizacyjną niedziałającą w celu osiągnięcia zysku, której wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi,

• prowadzi zakład pracy co do którego ogłoszono upadłość,

• jest placówką dyplomatyczną, urzędem konsularnym lub przedstawicielstwem i misją zagraniczną.

Jak ustalić wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych?

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wylicza się według następującego wzoru:

W = ZON / ZOG

gdzie:

W – wskaźnik (uzyskaną wartość należy wykazać z dokładnością do czterech miejsc po przecinku). ZON – stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego – etaty). ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego – etaty).

Jak ustalić wysokość składki do PFRON?

Wysokość wpłaty przekazywanej na PFRON stanowi iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia w poprzedzającym kwartale i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością (6% lub 2%) a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

Kwotę składki na PFRON oblicza się według następującego wzoru:

K = 0,4065 x PW x [(ZOG x 0,06) – ZON)]

gdzie:

K – kwota wpłaty. PW – Przeciętne wynagrodzenie. ZON – stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego – etaty). ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego – etaty).

Obniżenie wpłat na PFRON

Wpłaty na PFRON ulegają obniżeniu, z tytułu zakupu produkcji lub usługi, (z wyłączeniem handlu), odpowiednio, wytworzonej lub świadczonej przez zakłady aktywności zawodowej, przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy lub innych pracodawców zatrudniających, co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy – jeżeli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do osób o:

• znacznym stopniu niepełnosprawności lub

• umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych

wynosi co najmniej 30%, zwanych „sprzedającymi”.

Warunkiem obniżenia wpłaty jest:

• udokumentowanie zakupu fakturą;
• uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze,
• udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego

Obniżenie wpłaty przysługuje do wysokości 50% wpłaty na PFRON, do której obowiązany jest nabywca w danym miesiącu. Przysługująca, a niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na PFRON przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia.

Termin opłacania składek na PFRON

Pracodawca zobowiązany jest dokonać wpłaty na PFRON do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym spełniał on przesłanki powodujące powstanie obowiązku opłaty składki na PFRON. Jeżeli termin wpłaty będzie przypadał w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu wolnym od pracy.

Obowiązki pracodawcy względem PFRON rodzaje składanych deklaracji składanych

1. DEK-1-0 (deklaracja miesięczna) składana, jeśli:

• Pracodawca nie osiągasz wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% i nie jest jednym z pracodawców, którzy są zwolnieni z wpłat.

2. DEK-1-a (deklaracja miesięczna) składana, jeśli:

• Pracodawca nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6% i jest państwową i samorządową jednostką organizacyjną będącą jednostką budżetową, zakładem budżetowym albo gospodarstwem pomocniczym, instytucją kultury oraz jednostką organizacyjną zajmującą się statutowo ochroną dóbr kultury uznanych za pomnik historii.

3. DEK-1-b (deklaracja miesięczna) składana, jeśli:

• Pracodawca nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 2% i jest publiczną i niepubliczną uczelnią, szkołą, przedszkolem, żłobkiem, inną formą wychowania przedszkolnego, placówką opiekuńczo-wychowawczą, regionalną placówką opiekuńczo-terapeutyczną, interwencyjnym ośrodkiem preadopcyjnym, placówką resocjalizacyjną, a także klubem dziecięcym.

4. DEK-1-u (załącznik do deklaracji miesięcznych DEK-1-0, DEK-1-a albo DEK-1-b) składana, jeśli stosowane jest obniżenie wpłaty z tytułu: ulgi za zakupy lub ulgi za dostępność.

5. DEK-2-a składana, jeśli:

• Pracodawca prowadzi zakład pracy chronionej, korzysta ze zwolnień podatkowych, wpłaca składki na podstawie art. 33 ust. 4a, 4a1, 4c, 7, 7a, 8a lub art. 33b ust. 8 ustawy o rehabilitacji.

6. DEK-2-b składana, jeśli:

• Pracodawca prowadzi zakład aktywności zawodowej, wpłaca składki na podstawie art. 29 ust. 3a1 pkt 2, ust. 3b, ust. 3c, ust. 3g lub art. 33b ust. 8 ustawy o rehabilitacji.

7. DEK-2-u składana, jeśli:

• Podmiot jest sprzedającym, wpłaca składki na podstawie art. 22b ustawy o rehabilitacji, gdy w wyniku kontroli przeprowadzonej przez PFRON lub czynności sprawdzającej, o której mowa w art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa ujawniono nieprawidłowości w wystawianiu informacji o kwocie obniżenia wpłat,

• wysokość wpłaty na podstawie art. 22b ustawy o rehabilitacji przekracza pięciokrotność kosztów upomnienia w postepowaniu egzekucyjnym.

8. DEK-W składane, jeśli:

• Pracodawcą nie wydzielił lub zorganizował stanowiska pracy dla pracownika, który w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej utracił zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku.

9. DEK-R (deklaracja roczna) składana, jeśli:

• Pracodawca miał obowiązek złożenia co najmniej jednej deklaracji za okresy sprawozdawcze od stycznia do grudnia danego roku.

10. DEK-Z (deklaracja ewidencyjna) składana, jeśli:

• Pracodawca rejestruje się w PFRON jako składający deklaracje,

• Pracodawca zmienił dane ewidencyjne jak np. nazwa, adres itp.

Rodzaje informacji składanych przez pracodawców zwolnionych z wpłat na PFRON:

1. INF-1 (informacja miesięczna o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych) składana, jeśli:

• Pracodawca osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie co najmniej 6% albo 2%. Jest pracodawcą niedziałającym w celu osiągnięcia zysku. Może być także prowadzącym dom pomocy społecznej, hospicjum albo zakład opiekuńczo-leczniczy. Może to być również publiczna lub niepubliczna jednostka organizacyjna. Jej wyłącznym celem jest rehabilitacja społeczna i lecznicza, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad nimi.,

• Pracodawca jest sprzedającym uprawnionym do wystawiania informacji o kwocie obniżenia wpłat na PFRON i zatrudnia poniżej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty, gdy jest zakładem aktywności zawodowej albo zatrudnia od 10 do poniżej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty, gdy jest przedsiębiorstwem społecznym

2. INF-2 (informacja roczna – o zatrudnieniu, kształceniu lub działalności na rzecz osób niepełnosprawnych) składana, jeśli:

• Pracodawca miał obowiązek złożenia co najmniej jednej informacji INF-1 za okresy sprawozdawcze od stycznia do grudnia danego roku.

3. INF-Z (informacja ewidencyjna) składana, jeśli:

• Pracodawca rejestruje się w PFRON jako zwolniony z wpłat,

• Pracodawca zmienił dane ewidencyjne jak np. nazwa, adres itp.

Rodzaje informacji składanych przez sprzedających:

4. INF-1-u (wraz z załącznikiem INF-U) składana, jeśli:

• Pracodawca jest sprzedającym, który wystawił przynajmniej jedną informację o kwocie obniżenia wpłat na PFRON (INF-U) za dany okres sprawozdawczy.