Luka w numeracji faktur

Każda firma zobowiązana jest do przestrzegania odpowiedniej kolejności oraz ciągłości numeracji faktur. Bardzo często zdarza się jednak, że jeden z numerów faktur jest pomijany – przez nieuwagę lub przez błędy systemowe programów do fakturowania.

Jak powinna wyglądać numeracja faktur?

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Oznacza to, że faktury winny być numerowane w taki sposób, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie oraz umożliwić identyfikację danej faktury. Ustawa nie przewiduje definicji co oznacza słowo „kolejne” oraz od jakiego numeru należy rozpocząć numerację faktur. Kwestie te uściśla interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, który z dnia 10 listopada 2016 roku, nr 2461-IBPP2.4512.749.2016.1.IK która wskazuje, że numeracja może rozpoczynać się od dowolnego numeru. Ważne jest, by faktury zawierały indywidualne, niepowtarzalne numery nadawane wg ewidencji prowadzonej przez podatnika z zachowaniem ciągłości numerów i możliwości identyfikacji dokumentu.

Podatnicy często decydują się na osobne oznaczenie faktur, które dotyczą danej sprzedaży. Mimo to, kolejność wystawianych faktur w ramach takiej serii musi być chronologiczna.

Zmiana numeracji faktur w trakcie roku

Zgodnie z przepisami, podatnik może zmienić sposób numeracji faktur w trakcie roku. Potwierdza to także stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej z Warszawy, który w interpretacji z dnia 27 października 2016 roku, nr 1462-IPPP2.4512.647.2016.1.AO. Ważnym jest, by zmiana numeracji faktur nie miała wpływu na jednoznaczne zidentyfikowanie dokumentu.

Luka w numeracji faktur

Mimo, że brak jest jednoznacznej informacji, co należy zrobić w przypadku luki w numeracji, w praktyce przyjęło się rozwiązanie polegające na sporządzeniu oświadczenia wyjaśniającego przyczyny powstania luki, które następnie jest dołączane do dokumentacji podatkowej.

Warto także zaznaczyć, że zgodnie z przepisami, w przypadku powstania luki w numeracji faktur nie można wystawić faktury korygującej.

Luka w numeracji faktur, a możliwość odliczenia podatku VAT

Błąd w numeracji faktury popełniony przez sprzedawcę towarów lub usług nie wpływa na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury przez nabywcę.