KSeF – Krajowy System e-Faktur

Czym jest KSeF

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to ogólnokrajowy system informatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansowych umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.

Termin wprowadzenia KSeF

Krajowy System e-Faktur został udostępniony podatnikom 1 stycznia 2022 roku do użytku dobrowolnego. System zostanie wprowadzony jako narzędzie obligatoryjne od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT, natomiast od 1 stycznia 2025 roku będzie on obowiązkowy także dla podmiotów zwolnionych z VAT.

KSeF ma za zadanie doprowadzić do obrotu dokumentów zakupu wyłącznie drogą elektroniczną i w określonej formie.

Podmioty wyłączone z KSeF

Mimo wielu automatyzacji, częśc podmiotów i dokumentów na obecną chwilę nie zostanie objętych KSeF, są to między innymi:

• faktury konsumenckie,
• bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych,
• faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.

Nadawanie uprawnień w KSeF

Podatnicy będący osobami fizycznymi posiadają pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim. Jest ono przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Czy w KSeF przewidziana jest procedura samofakturowania?

Procedura samofakturowania jest przewidziana w KSeF. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach procedury samofakturowania będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

Korzyści z KSeF

System na za zadanie uprość dokumentowanie transakcji, przyspieszyć i zautomatyzować wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację faktur. Obecnie korzyścią jest także to, że podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie. Podstawowy termin zwrotu skróci się z 60 do 40 dni.