Koszty reprezentacji a reklama

Koszty reprezentacyjne są wydatkami ponoszonymi przez przedsiębiorstwa w celu wsparcia biznesu, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia, które mają niemały wpływ na uzyskiwane przychody. Jednak nie wszystkie wydatki tego typu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w przedsiębiorstwie.  

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, dobrze jest spojrzeć na ich cel. Jeśli głównym celem ponoszonych wydatków jest stworzenie bądź wzmocnienie pozytywnego obrazu firmy, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Za reprezentację można więc uznać każde działanie skierowane do kontrahentów lub osób trzecich mające na celu ułatwienie zawarcia umowy, stworzenie korzystnych warunków jej zawarcia, bądź perspektywy dobrej współpracy. Koszty reprezentacji, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodu.          

W koszty uzyskania przychodu wliczane są wydatki na reklamę, które często są utożsamiane z  kosztami reprezentacji. Jednak między oboma typami wydatków istnieją pewne różnice. Reklama ma na celu przekonanie do zakupu danego towaru lub usługi jak najszerszą grupę odbiorców, natomiast reprezentacja skupia się na potencjalnych kontrahentach czy klientach.

Co do zasady wydatki na reprezentację nie mogą stanowić kosztu podatkowego firmy, ale możliwe jest od takich wydatków odliczenie podatku VAT. Wyjątek w tej kwestii stanowią jednak usługi noclegowe i gastronomiczne, w przypadku których nigdy nie ma możliwości odliczenia podatku VAT.

Częstym problemem, który dotyczy rozpoznania kosztów reprezentacji są spotkania biznesowe oraz prezenty. Należy tutaj przede wszystkim spojrzeć na cel takich wydatków. Jeśli spotkanie biznesowe będzie miało na celu zwiększenie popytu na usługi przedsiębiorstwa, bądź jeśli spotkanie dotyczy omówienia warunków współpracy, może zostać uznane za koszt podatkowy. Co do prezentów, w sytuacji gdy zawierają logo firmy, uznawane są za zwykłe koszty reklamy, które można zaliczyć do kosztów podatkowych. W sytuacji gdy prezenty nie posiadają firmowego logo, należy je potraktować jako koszty reprezentacji, a wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów. Jednak i tutaj pojawiają się wyjątki i tak np. prezenty wręczane wybranym  konkretnym klientom lub kontrahentom, nawet jeżeli są oznaczone logo podatnika, nie mogą zostać uznane za koszt podatkowy.

Ze względu na liczne niejasności i trudności w klasyfikacji kosztów zaleca się, każdorazowo bądź w przypadku dylematu, wnioskować o wydanie indywidualnej opinii w sprawie poniesionych wydatków.