Delegacja pracownicza

Wydawać by się mogło, że temat delegacji pracowniczych nie należy do najtrudniejszych. Nic bardziej mylnego. Kwestie związane z delegacjami oraz samo odróżnienie ich od oddelegowania często stwarza wiele wątpliwości i pytań, a dodatkowo brak definicji oddelegowania w przepisach utrudnia rozliczanie ich w praktyce. Czym zatem jest podróż służbowa, o czym trzeba pamiętać i jak ją odróżnić od oddelegowania? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w dalszej części tego artykułu.

Delegacja czy oddelegowanie

Na samym początku należy zrozumieć definicję delegacji pracowniczej. Jej zarys odnajdziemy w art. 775 § 1 Kodeksu pracy, w myśl którego wiemy, że: „pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Z przepisu tego możemy wywnioskować zatem, że podróż służbowa jest poleceniem pracodawcy w celu wykonywania zadania w innym miejscu niż siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce wykonywania pracy. Dodatkowo w związku z tym przysługuje pracownikowi zwrot kosztów związanych z taką podróżą. Należy jednak pamiętać, że wymienione cechy muszą wystąpić łącznie, aby można było zaliczyć taki wyjazd na poczet podróży służbowej.

Inna sytuacja ma miejsce w kwestii oddelegowania. Niestety w przepisach nie odnajdziemy definicji tego pojęcia, jednak, aby ułatwić zrozumienie sensu tego słowa, możemy sięgnąć do słownika języka polskiego, w którym przeczytamy, że „oddelegować” oznacza „skierować kogoś do wykonania jakiegoś zadania służbowego, zwykle poza stałym miejscem pracy”. Informacje na temat oddelegowania możemy odnaleźć również w Ustawie z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.

Biorąc pod uwagę powyższe, głównymi różnicami są m.in. charakter zjawiska, a co za tym idzie – delegacja jest incydentalna, bardziej krótkotrwała, natomiast oddelegowanie to stała zmiana miejsca pracy, która wymaga sporządzenia dokumentów określających warunki, jakie pracownikowi przysługują na ten czas. Dodatkowo w odróżnieniu od oddelegowania, podczas delegacji pracodawca zobowiązany jest do wypłaty diet.

Dieta w delegacji krajowej i zagranicznej

Podróż służbowa pracownika może odbywać się zarówno w kraju, jak i za granicą. Cechy tych zjawisk są do siebie bardzo podobne. Występują jednak pewne różnice, chociażby w ustalaniu wysokości diet. Informacje na ten temat znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i polityki społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z § 1 pkt 1 dieta krajowa od 2023 roku wynosi 45 zł za dobę podróży i przysługuje w pełnej wysokości, jeśli podróż służbowa trwała powyżej 12h. Sama doba to 24 godziny od momentu rozpoczęcia podróży. Jeśli natomiast podróż trwała od 8 do 12h to możemy wypłacić jedynie 50% diety, a poniżej 8h dieta ta nie przysługuje.

Wysokość diety zagranicznej uzależniona jest od państwa delegacji i tak na przykład w Niemczech dieta wynosi 49 euro natomiast w Danii 446 DKK. Wysokość diety uzależniona jest również od ilości godzin trwania takiej delegacji, a mianowicie:

• za niepełną dobę, czyli do 8h przysługuje 1/3 diety,
• za delegację od 8h do 12h przysługuje ½ diety,
• za delegację trwającą powyżej 12h przysługuje 100% diety.

Wyżywienie

Istotnym aspektem w delegacji jest również wyżywienie. Pracownik, który otrzymuje bezpłatne wyżywienie będzie mógł otrzymać dietę proporcjonalnie pomniejszoną. I tak w przypadku delegacji krajowej kwotę diety należy zmniejszyć odpowiednio o:

• śniadanie – 25%,
• obiad – 50%,
• kolację – 25%.

W delegacji zagranicznej jest nieco inaczej. Zapewniając pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje mu 25% diety, jeśli zaś otrzymuje on częściowe wyżywienie, to pomniejszamy dzienną stawkę o:

• Śniadanie – 15%,
• Obiad – 30%,
• Kolację – 30% .

Nocleg i koszt dojazdu

Oprócz diet, pracownik ma prawo do zwrotu kosztów za nocleg oraz za dojazdy środkami komunikacji miejscowej (§2 rozporządzenia). Zwrot taki dokonuje się na podstawie przedstawionego dokumentu, potwierdzającego ten fakt np. może to być rachunek, faktura czy też bilet. Jeśli natomiast pracownik nie dostarczy ww. potwierdzeń, to ma prawo do ryczałtu na pokrycie tych kosztów.

W przypadku delegacji krajowej ryczałt za nocleg wynosi 150% diety, pod warunkiem, że nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu, a noc trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godziną 21 a 7 rano ( § 8 Rozporządzenia). Ryczałt za dojazd wynosi zaś 20% diety.

Za nocleg w podróży służbowej zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu określonego w poszczególnych państwach oraz 50% diety jako rekompensata kosztów dojazdów wyłącznie w jedną stronę lub 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej za dojazdy środkami komunikacji miejscowej.

Innym ciekawym aspektem jest również możliwość uzyskania zwrotu kosztów za bagaż osobisty w przypadku podróży samolotem. Zgodnie z § 18 Rozporządzenia: ”Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.”

Ponadto, jeśli pracownik rozchoruje się podczas podróży zagranicznej, to ma prawo do otrzymania zwrotu udokumentowanych kosztów leczenia za granicą.

Podróż służbowa a umowa zlecenie

Wiele osób zastanawia się również nad tym, czy w podróż służbową można wysłać osobę zatrudnioną na podstawie umowy zlecenie, bo przecież taki Zleceniobiorca nie podlega pod Kodeks pracy, a co za tym idzie – pod przepisy dotyczące delegacji pracowników. Mimo tego Zleceniodawca ma możliwość wysłać zleceniobiorcę w delegacje, aczkolwiek wszelkie zapisy i ustalenia muszą być zawarte w umowie pomiędzy stronami, w tym szczególnie informacje o zwrocie kosztów poniesionych podczas wyjazdu.