Dentity - Cyfryzacja procesów kadrowych

Informacje o kliencie:

Dentity to grupa kapitałowa z branży stomatologicznej, obejmująca 15 spółek. To organizacja rozwijająca regionalne sieci placówek stomatologicznych, łącząca wzrost z dużą samodzielnością operacyjną poszczególnych centrów.

Wyzwanie

Dentity zwróciło się do nas w momencie, w którym procesy kadrowe wymagały uporządkowania i odejścia od tradycyjnego, papierowego modelu obsługi. Dotychczasowy sposób działania generował dużą ilość dokumentacji i utrudniał bieżącą kontrolę danych.

Skala organizacji dodatkowo zwiększała złożoność całego projektu. Przy 15 spółkach potrzebne było nie tylko większe uporządkowanie procesów, ale też ich centralizacja i standaryzacja, tak aby całość mogła działać spójnie w ramach jednej grupy.

Skontaktuj się

Oddaj ksiegowosc
w rece ekspertow

Umów się na konsultację

Rozwiązanie

Po analizie potrzeb klienta oraz specyfiki organizacyjnej całej grupy zaproponowaliśmy wdrożenie zintegrowanego rozwiązania opartego na systemie ERP Optima oraz aplikacji HRM Optima.

Zakres naszych działań obejmował:
Analizę dotychczasowych procedur ewidencji czasu pracy i obiegu dokumentów w całej grupie,
Opracowanie projektu wdrożeniowego, którego celem było ujednolicenie procesów kadrowych,
Wdrożenie elektronicznej obsługi ewidencji czasu pracy i wniosków urlopowych,
Ograniczenie papierowego obiegu dokumentów
Przeszkolenie pracowników z obsługi nowego rozwiązania

Ważnym elementem projektu było nie tylko wdrożenie systemu, ale też odpowiednie przygotowanie organizacji do zmiany, tak by nowe podejście mogło działać bez przeszkód w codziennej pracy wszystkich spółek.

Nasze podejście

Projekt rozpoczęliśmy od analizy obecnych procesów oraz zidentyfikowania obszarów, w których papierowy model pracy powodował największe obciążenie organizacyjne.
Następnie przygotowaliśmy koncepcję wdrożenia wspólnego dla całej grupy kapitałowej, z uwzględnieniem potrzeby standaryzacji i zgodności z przepisami prawa pracy.
W kolejnym kroku wdrożyliśmy system HRM Optima, zintegrowany z ERP Optima, dzięki czemu procesy związane z ewidencją nieobecności i obsługą wniosków urlopowych zostały zdigitalizowane.
Całość uzupełniliśmy szkoleniem użytkowników, co pozwoliło ograniczyć ryzyko błędów od samego startu i przyspieszyć adaptację nowego rozwiązania.

Najważniejsze korzyści

Efektem naszej współpracy było wdrożenie uporządkowanego, jednolitego systemu obsługi procesów kadrowych dla wszystkich 15 spółek.

Najważniejsze efekty:

Pełna eliminacja papierowej dokumentacji w obszarze ewidencji nieobecności i wniosków urlopowych,
Skrócenie i uproszczenie obiegu informacji,
Szybsza akceptacja wniosków,
Centralne zarządzanie procesami przy zachowaniu przejrzystości danych,
Lepsza kontrola nad informacjami kadrowymi i łatwiejsze raportowanie dla zarządu,
Znaczące ograniczenie ryzyka błędów wynikających z ręcznej obsługi dokumentów.