Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ( ZFŚS) to gromadzone przez pracodawcę na odrębnym rachunku bankowym środki finansowe przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej prowadzonej na rzecz:
- pracowników i ich rodziny,
- emerytów i rencistów (czyli byłych pracowników) i ich rodziny,
- innych osób wskazanych przez pracodawcę.
Pracodawca powinien wskazać w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, czy ktoś jeszcze będzie uprawniony do świadczeń – w tym, czy będą nimi osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych.
Dla kogo tworzenie ZFŚS jest obowiązkiem, a dla kogo nie?
Tworzenie ZFŚS jest obowiązkowe dla wszystkich pracodawców z jednostek budżetowych i samorządowych bez względu na stan zatrudnienia.
Pozostali pracodawcy mają obowiązek tworzenia ZFŚS jeśli:
- Wg stanu na dzień 01 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
- Wg stanu na dzień 01 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a z wnioskiem o utworzenie Funduszu wystąpi zakładowa organizacja związkowa.
Liczbę zatrudnionych ustala się zawsze według stanu na 1 stycznia danego roku, zmiana ilości pracowników w ciągu roku nie ma wpływu na obowiązek tworzenia ZFŚS.
Jeśli w przedsiębiorstwie, które ze względu na liczbę pracowników mają obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, funkcjonuje układ zbiorowy pracy, strony układu mogą podjąć decyzję o nietworzeniu Funduszu.
Pozostali przedsiębiorcy, zatrudniający poniżej 50 pracowników, podejmują dobrowolnie decyzję czy utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Mogą też – zamiast tworzenia funduszu – wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. Świadczenie nie przysługuje osobom współpracującym z firmą na podstawie umów-zleceń czy innych umów cywilnoprawnych.
Na co można przeznaczyć środki Funduszu?
Środki zgromadzone przez Pracodawcę na koncie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych służą finansowaniu ściśle określonych rodzajów działalności socjalnej. Są to:
- wypoczynek (dofinansowanie do urlopu),
- działalność kulturalno-oświatowa,
- działalność sportowo-rekreacyjna,
- opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach i w innej formie,
- pomoc materialno-rzeczowa lub finansowa (np. zakup paczek świątecznych dla dzieci, zapomoga z powodu zdarzeń losowych),
- zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe (np. pożyczka mieszkaniowa, pożyczka remontowa).
Z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych można finansować również benefity, które mają na celu poprawę warunków życiowych pracowników oraz ich rodzin. Zakres i forma świadczeń mogą różnić się w zależności od regulaminu ZFŚS pracodawcy, który powinien być dostosowany do potrzeb i możliwości finansowych firmy oraz oczekiwań pracowników. Ważne jest, aby świadczenia były przyznawane w sposób sprawiedliwy i transparentny, zgodnie z ustalonymi kryteriami socjalnymi.
Szczegółowe zasady i warunki korzystania ze świadczeń socjalnych, rodzaje działalności socjalnej oraz katalog osób uprawnionych są określane w regulaminie wewnętrznym – Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Pracodawca uzgadnia regulamin z zakładową organizacją związkową, a jeśli takiej organizacji nie ma – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych są nieopodatkowane do kwoty 1000 zł (zmiana z kwoty 2000 zł nastąpiła w 2024 roku) rocznie na osobę.
Skąd środki na koncie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Jego wysokość na jednego zatrudnionego ustala się jako określony procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą
Prezes GUS w obwieszczeniu z dnia 16 lutego 2024 r. ogłosił, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6.246,13 zł, a w drugim półroczu 2023 r. wyniosło 6.445,71 zł.
Podstawę do wyliczenia odpisu podstawowego na jednego pracownika w 2024 r. stanowi wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2023 r., czyli kwota 6.445,71 zł.
Fundusz zasila się również środkami pochodzącymi z:
- wpływów z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych – korzystających z działalności socjalnej,
- darowizn oraz zapisów osób fizycznych i prawnych,
- odsetek od środków funduszu,
- wpływów z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,
- wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,
- przychodów z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,
- przychodów z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych.
Przedsiębiorcy mogą dodatkowo zwiększać środki funduszu z zysku netto do podziału, a spółdzielnie – z nadwyżki bilansowej.
Kiedy trzeba przekazać środki na rachunek Funduszu?
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca powinien przekazać na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
Pracodawca rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, który zobowiązany jest do utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, dokonuje odpisu na fundusz od następnego roku kalendarzowego. Natomiast jeśli rozpoczęcie działalności następuje w trakcie roku kalendarzowego w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu z równoczesnym przejęciem pracowników, fundusz powinien być utworzony w roku rozpoczęcia działalności.
Środki przekazane przez pracodawcę na konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (odpisy i zwiększenia) są zaliczane do kosztów działalności pracodawcy.
Kto jest odpowiedzialny za zarządzanie Funduszem?
Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych administruje pracodawca, a środki Funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Mimo, że przepisy ustawy o ZFŚS nie mówią o Komisji Socjalnej wielu pracodawców tworząc Regulamin Funduszu decyduje się na powołanie tejże komisji. Komisja Socjalna może istnieć jeśli jej funkcjonowanie przewiduje Regulamin ZFŚŚ.
Z uwagi na brak przepisów, panuje swoboda w określaniu zasad funkcjonowania Komisji Socjalnej, wyjątkiem są kompetencje Komisji.
Zakładowa Komisja Socjalna zazwyczaj nie posiada możliwości decydowania o sposobie realizowania polityki socjalnej w zakładzie pracy. Oznacza to, że komisja socjalna zazwyczaj nie ma kompetencji, żeby w sposób wiążący decydować o zapisach w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, sposobie rozdzielania środków funduszu czy ustalania jego budżetu. Pełni zatem tylko funkcję doradczą, wspomagającą, opiniującą oraz administracyjną.
Rola Komisji Socjalnej w tym przypadku sprowadza do:
- zbierania wniosków o przyznanie świadczenia oraz innych wymaganych dokumentów,
- wstępnego rozpoznania wniosków,
- przedstawienia rekomendacji w zakresie przyznania świadczenia.
W pewnych okolicznościach komisja socjalna ma specjalne kompetencje, takie jak:
- możliwość zmiany zapisów w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
- określanie sposobu podziału i wypłat środków funduszu,
- decyzyjność w aspekcie przyznanie lub nieprzyznanie świadczenia,
- realizacja polityki socjalnej zakładu pracy.
Podsumowanie
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych pełni istotną rolę w systemie wsparcia pracowniczego, oferując szeroki wachlarz świadczeń, mających na celu poprawę jakości życia pracowników i ich rodzin. ZFŚS stanowi cenny element polityki socjalnej przedsiębiorstw, przyczyniając się w ten sposób do budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy i zwiększania satysfakcji wśród pracowników. Elastyczność i możliwość dostosowania do specyficznych potrzeb Funduszu sprawia, że jest on nie tylko świadczeniem, ale również inwestycją w kapitał ludzki.