Od momentu wprowadzenia do Kodeksu pracy przepisów regulujących pracę zdalną wielu pracodawców zastanawia się, czy wykonywanie obowiązków z domu wiąże się z koniecznością wypłaty dodatkowych świadczeń. Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest kwestia ekwiwalentu lub ryczałtu za koszty związane z pracą zdalną.

Definicja pracy zdalnej

W 2023 roku ustawodawca wprowadził do Kodeksu pracy przepisy regulujące zasady wykonywania pracy zdalnej. Zawierają one m.in. definicję tego pojęcia. Zgodnie z przepisami praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że obowiązki mogą być wykonywane poza siedzibą pracodawcy, np. w domu pracownika, o ile miejsce wykonywania pracy zostało wcześniej uzgodnione z pracodawcą.

Praca zdalna okazjonalna a praca zdalna hybrydowa

Zgodnie z art. 67³³ Kodeksu pracy praca zdalna okazjonalna może być wykonywana na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

W przeciwieństwie do pracy zdalnej wykonywanej na stałe lub w modelu hybrydowym, praca zdalna okazjonalna:

  • ma ustawowo określony limit dni w roku,
  • może być świadczona wyłącznie na podstawie wniosku pracownika.

Limit 24 dni przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę – niezależnie od wymiaru etatu czy liczby dni pracy wynikających z harmonogramu. Obowiązuje on w roku kalendarzowym, dlatego w przypadku zatrudnienia w trakcie roku pracodawca USTALA  limit proporcjonalnie do okresu zatrudnienia i z uwzględnieniem już wykorzystanej liczby dniw  poprzednim miejscu pracy danego pracownika.

Przepisy nie określają szczegółowych zasad korzystania z pracy zdalnej okazjonalnej. Oznacza to, że pracownik może złożyć wniosek o:

  • pojedynczy dzień pracy zdalnej,
  • kilka dni jednocześnie,
  • wykorzystanie całego limitu.

Przepisy nie określają również terminu, w jakim należy złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną. Przyjmuje się zatem, że powinien on zostać złożony w sposób analogiczny do wniosku o urlop na żądanie. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku automatycznego wyrażenia zgody – może zaproponować inny termin skorzystania z pracy zdalnej lub odmówić jej udzielenia.

Warto również zwrócić uwagę, że w przeciwieństwie do standardowej pracy zdalnej informacja o wykorzystaniu pracy zdalnej okazjonalnej powinna znaleźć się w świadectwie pracy, a wnioski pracownika należy przechowywać w części B akt osobowych.

Praca zdalna wykonywana w sposób stały lub hybrydowy

Praca zdalna, która nie mieści się w limicie pracy zdalnej okazjonalnej, może być wykonywana w całości zdalnie lub w modelu mieszanym, czyli hybrydowym. Szczegółowe regulacje w tym zakresie znajdują się w art. 67¹⁹ Kodeksu pracy.

Uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej mogą zostać dokonane:

  • przy zawieraniu umowy o pracę,
  • w trakcie trwania zatrudnienia.

Inicjatywa w tym zakresie może pochodzić zarówno od pracodawcy, jak i od pracownika. Wystąpienie o pracę zdalną powinno nastąpić w formie papierowej lub elektronicznej. Każda ze stron ma również możliwość zgłoszenia potrzeby zakończenia pracy zdalnej i powrotu do wykonywania obowiązków w siedzibie pracodawcy.

Zwrot kosztów pracy zdalnej

Przepisy dotyczące pracy zdalnej nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy.

Jeżeli jednak pracodawca nie zapewni pracownikowi niezbędnych narzędzi lub pracownik korzysta z własnych zasobów, przysługuje mu zwrot kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Dotyczy to w szczególności kosztów:

  • energii elektrycznej,
  • usług telekomunikacyjnych, w tym internetu.

Zwrot kosztów może zostać ustalony w formie:

  • ekwiwalentu – odpowiadającego faktycznie poniesionym wydatkom,
  • ryczałtu – czyli stałej kwoty ustalonej na podstawie przewidywanych kosztów.

W przypadku ryczałtu jego wysokość powinna być ustalona z uwzględnieniem m.in.:

  • cen rynkowych usług telekomunikacyjnych,
  • norm zużycia energii elektrycznej przez sprzęt wykorzystywany do pracy.

Warto również odpowiednio udokumentować sposób ustalenia wysokości ryczałtu oraz opisać go w dokumentacji wewnętrznej pracodawcy.

Czy ekwiwalent lub ryczałt podlega opodatkowaniu i składkom ZUS?

Ekwiwalent oraz ryczałt wypłacany pracownikowi w związku z pracą zdalną nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, o ile są wypłacane zgodnie z przepisami. Oznacza to, że świadczenia te:

  • nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym,
  • nie są objęte składkami ZUS.

Zwrot kosztów przy pracy zdalnej okazjonalnej

W praktyce pojawia się błędne przekonanie, że w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie powinien wypłacać ekwiwalentu lub ryczałtu. Nie jest to jednak prawdą.

Pracodawca może przyznać pracownikowi ekwiwalent lub ryczałt również w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej, a wypłata takiego świadczenia nadal korzysta ze zwolnienia z podatku i składek ZUS.

Warto jednak, aby zasady zwrotu kosztów pracy zdalnej zostały jasno określone w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy zdalnej. Pracodawca może w nich wskazać, czy zwrot kosztów przysługuje wyłącznie w przypadku pracy zdalnej wykonywanej na stałe lub hybrydowo, czy również przy pracy zdalnej okazjonalnej.

Podstawa prawna

  • USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
  • ROZPORZĄDZENIE ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
  • USTAWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych