Oferta dla mniejszych firm
logo

Oferta dla
mniejszych firm

Sprawdźarrow
  1. 1
  2. 2
  3. 3

Duża firma usługowa

Nazwa firmy:
Sinoma Krzysztof Oettingen
Strona WWW:
www.sinoma.pl
Forma prawna:
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą
Forma księgowości:
Księgi rachunkowe – wewnętrzny dział księgowości
Charakterystyka firmy:
Firma zajmuje się szeroko pojętą gospodarką odpadami począwszy od skupu surowców wtórnych poprzez ich unieszkodliwianie/utylizację (przez podwykonawców) aż po dalszą odsprzedaż.
Obroty roczne:
ok. 35 mln PLN
Liczba dokumentów:
ok. 6 000 dokumentów sprzedaży rocznie, 16 000 dokumentów zakupu, 15 rachunków bankowych
Zatrudnienie:
ok. 72 pracowników średniorocznie, 65 podwykonawców
Operacje księgowe:
Wewnątrzwspólnotowa dostawa/nabycie towarów, import usług
10 leasingów podatkowo operacyjnych a bilansowo finansowych (podwójna ewidencja: dla celów podatkowych i bilansowych)
Rozliczanie transakcji w ramach odwrotnego obciążenia (naliczanie i odliczanie VAT poprzez faktury wewnętrzne)
Utrudniona ewidencja magazynowa towarów (surowce „tracą i przybierają na wadze” w zależności od warunków atmosferycznych – ta sama makulatura zmienia wagę)
Budowa linii produkcyjnej, przygotowanie do produkcji
Ilość magazynów i analityk kont wynikowych, towarowych adekwatna do ilości oddziałów (8 oddziałów + pomniejsze filie przypisane do oddziałów)

Opis obsługi

Klient z uwagi na skalę działania posiada wewnętrzny dział księgowości, w którym zatrudnionych jest 5 osób w centrali. Dodatkowo wstępną obróbką dokumentów zajmują się osoby administracyjne w oddziałach. Klient korzystał z zewnętrznego biura rachunkowego które spełniało rolę kontrolną i nadzorczą.

W związku z rozwojem firmy zarządzający zdecydowali się na wdrożenie nowoczesnego systemu klasy ERP Streamsoft Prestiż. W toku wdrażania systemu okazało się, że system księgowości który jest w firmie nie spełnia swojego zadania. Zostaliśmy poproszeni o przeanalizowanie istniejących problemów. Dokonując audytu zastanego systemu wykryliśmy szereg nieprawidłowości w jego funkcjonowaniu:

  • Brak możliwości szybkiego uzyskiwania informacji o stanie firmy;
  • Brak przekazywania informacji przez księgowość pracownikom firmy (brak edukowania) prowadził do większej awaryjnośći i popełniania błędów przez pracowników firmy w związku z nierozumieniem i nieznajomością konsekwencji podatkowych wynikających z konkretnych działań;
  • Brak okresowych raportów na potrzeby firmy;
  • Niekompletne wdrożenie nowego systemu informatycznego;
  • Brak chęci współpracy i opanowania nowego systemu (w ogóle nie wdrożony moduł Kadry i Płace oraz Środki Trwałe, nieskonfigurowana deklaracja VAT, ani zaliczka na podatek dochodowy – formularze liczone poza systemem);
  • Ręczne wprowadzanie raportów bankowych;
  • Duża awaryjność schematów księgowych towarów – częsta ręczna poprawa dekretów;
  • Ręczne wprowadzanie list płac (łącznie około 130 pracowników);
  • Ręczne wprowadzanie amortyzacji (księga inwentarzowa była prowadzona poza systemem księgowym, w poprzednim systemie księgowym);
  • Ręczne wprowadzanie RMK (miesięcznie ok. 100 pozycji) – ewidencja do RMK prowadzona poza systemem, w poprzednim systemie księgowym;
  • Brak jakichkolwiek raportów generowanych automatycznie przez system;
  • Ręczne weryfikowanie poprawności wystawionych faktur wewnętrznych;

Firma Meritoros został poproszona o dokończenie wdrażania nowego systemu, oraz możliwie kompleksowe zautomatyzowanie wszelkich procesów księgowych. Ponieważ nasi pracownicy mają doświadczenie w obsłudze wielu systemów księgowych - wśród nich oprogramowania firmy Streamsoft – podjęliśmy się tego zadania. Zaimplementowaliśmy następujące zmiany:

  • Wdrożenie pozostałych modułów systemu (Środki trwałe, Kadry i Płace);
  • Konfiguracja zaliczek na PIT oraz deklaracji VAT;
  • Skonfigurowanie RMK;
  • Dopracowanie schematów księgowych;
  • Stworzenie księgowań okresowych;
  • Przygotowanie zestawienia weryfikującego prawidłowość faktur wewnętrznych wystawianych w ramach odwrotnego obciążenia);
  • Opracowanie automatycznych raportów na potrzeby zarządu;
  • Zaimplementowanie automatycznego księgowania wyciągów bankowych;
  • Usprawniona i przyspieszona komunikacja księgowości z firmą – szybkie uzyskiwanie informacji;
  • Wyeliminowanie podwójnej (na papierze i w systemie) ewidencji w raportach kasowych;

Po zakończeniu wdrożenia firma Meritoros przejęła obowiązki nadzoru i weryfikacji pracy działu księgowego. Dzięki zaimplementowaniu nowych rozwiązań oraz przejęciu obsługi przez biuro Meritoros, miesięczny koszt zewnętrznej obsługi księgowej spadł z 16 000 PLN
do 11 000 PLN, co przekłada się na oszczędność 60 000 PLN rocznie.

Podsumowanie efektów działania Meritoros:

  • Zmniejszenie kosztów obsługi przez zewnętrzne biuro rachunkowe o ponad 30%;
  • Zautomatyzowanie większości procesów księgowych;
  • Wyeliminowanie błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych;
  • Uzyskanie szybkich i precyzyjnych raportów dla zarządu;
  • Zwiększenie szybkości generowania raportów na potrzeby podmiotów zewnętrznych (banki, leasing);