Podczas wystawiania faktur, oprócz zwrócenia uwagi na jej obowiązkowe elementy, należy także prawidłowo obrać jej termin wystawienia. Co do zasady, zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten dotyczy także wystawiania faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części lub całości zapłaty.
Od ogólnej zasady terminu wystawiania faktur, zgodnie z art. 106i ust. 3, 4 i 5 ustawy o VAT, są wyjątki. W niektórych przypadkach należy zastosować inne terminy wystawiania faktur:
- Nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usług – w przypadku usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
- Nie później niż 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902). W przypadku dostawy ww. towarów, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów,
- Nie później niż 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług,
- Nie później niż z upływem terminu płatności – w przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług: telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.
W przypadku gdy podatnik dokonał dostawy towaru w opakowaniu zwrotnym, pobierając kaucję za to opakowanie lub określając taką kaucję w umowie dotyczącej dostawy towaru, a opakowanie nie zostało zwrócone, fakturę wystawia się nie później niż:
- 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania,
- 60. dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.
