Kilometrówka na potrzeby delegacji pracowników

Kilometrówka, to ewidencja przebiegu pojazdu, pozwalająca na uwzględnieniu w kosztach firmowych wydatków związanych z używaniem samochodu niebędącym własnością firmy. Kilometrówka wykorzystywana jest między innymi podczas delegacji pracowników, używających na te potrzeby swoich prywatnych samochodów. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów używania samochodu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Limity stawek są różne, w zależności od danego roku. W 2022 roku stawki te wynoszą:

• 0,5214 zł – samochody osobowe o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
• 0,8358 zł – samochody o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,
• 0,2302 zł – motocykle,
• 0,1382 zł – motorowery.

Zgodnie z powyższym, pracownikowi przysługuje zatem zwrot kosztów delegacji w wysokości obliczonej kilometrówki. Pracownik nie ma już obowiązku wykazywania faktur za zatankowane paliwo. Faktury te nie będą uwzględnianie przy rozliczaniu podróży służbowej.

Ewidencja przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 23 ust. 7 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, powinna zawierać co najmniej poniższe dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu, opis trasy
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
• podpis pracodawcy i jego dane.