Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca zobowiązany jest prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 5 części:
A – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
B – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.: umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
C – w której znajdują się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym m.in.: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
D – w której znajdują się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
E – w której znajdują się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych danego pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym i numeruje. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
1 stycznia 2019 roku w życie weszła nowelizacja ustawy, wprowadzająca zmiany w Kodeksie Pracy, umożliwiająca prowadzenie przez Pracodawców elektronicznej dokumentacji kadrowej, czyli tak zwanych e-teczek.
Wszystkie dokumenty z akt pracowniczych powinny zostać zdigitalizowane, czyli cyfrowo odwzorowane w formie skanu, wprowadzone do e-teczki pracownika zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Potwierdzenie zgodności z oryginałem załączonych do e-teczki dokumentów pracowniczych odbywa się poprzez złożenie przez pracodawcę lub osobę upoważnioną podpisu kwalifikowanego lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. W przypadku podpisywania z pracownikiem nowych dokumentów nie ma konieczności tworzenia ich papierowych wersji o ile pracownik i pracodawca posiadają podpis w formie elektronicznej. Jeśli takich podpisów nie posiadają, wystarczy jedna kopia dokumentu, który podpisany przez obie strony podpisem tradycyjnym zostaje zeskanowany, załączony w odpowiedniej części e-teczki i opatrzony podpisem kwalifikowanym, a wersja papierowa wydawana jest pracownikowi.
O zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników lub byłych pracowników. Kolejnym krokiem jest poinformowanie pracowników ( lub byłych pracowników) o możliwości odbioru dokumentów papierowych w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci przechowywania dokumentacji Można to zrobić osobiście lub za pośrednictwem: operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę, środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Po upływie terminu pracodawca może zniszczyć nieodebraną dokumentację pracowniczą.
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończonym stosunku pracy) przez:
Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na jej odebranie, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie.
Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczy się od dnia ustania stosunku pracy. Na przykład jeżeli umowa uległa rozwiązaniu 31 maja 2020 roku. to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 31 maja 2070 roku.
Przepisy nie precyzują zasad odbioru takiej dokumentacji przez byłego pracownika. W przypadku rozwiązania stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy pracownikowi należy wydać, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o:
Przy zatrudnieniu pracownika ponownie w okresie 10 lat od zakończenia ostatniej umowy o pracę kontynuuje się prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (nie zakłada się osobnej dokumentacji). Nie powinno się jednak łączyć dokumentacji tego samego pracownika z dwóch umów, jeżeli miałyby do nich zastosowanie różne okresy przechowywania.
Źródła:
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej
Strony internetowe: biznes.gov.pl
