Jak i kiedy zmienić księgowość w firmie?

Prowadzenie firmy to nie tylko realizacja strategii, zarządzanie zespołem, czy rozwój oferty, ale również odpowiednie zarządzanie finansami. Księgowość odgrywa kluczową rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Nie tylko ze względu na konieczność składania deklaracji podatkowych ale także na raportowanie wyników do firmy.

Wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa przychodzi moment, gdy zastanawiamy się, czy nasz dotychczasowy zespół księgowy lub biuro rachunkowe wciąż spełniają nasze oczekiwania. W takim przypadku warto rozważyć zmianę księgowości. Jak i kiedy zmienić księgowość w firmie?

Kiedy warto zmienić księgowość w firmie?

Zmiana potrzeb firmy

Rozwój firmy, wejście na nowe rynki, czy zmiany w strukturze organizacyjnej mogą wymagać bardziej specjalistycznej i zaawansowanej obsługi księgowej. Dotychczasowe rozwiązania mogą nie być w stanie ich zapewnić. Wraz ze wzrostem firmy, przedsiębiorstwa potrzebują zaawansowanego raportowania, elektronicznego obiegu dokumentów i dedykowanego zespołu księgowego. Często większe firmy potrzebują także wsparcia w optymalizacji procesów oraz robotyzacji.

Sprawdź funkcjonalność naszego systemu Pulpit Klienta

Błędy w dokumentach lub opóźnienia

Częste błędy w rozliczeniach, niezgodności w dokumentach, czy opóźnienia w składaniu deklaracji mogą świadczyć o niekompetencji lub zaniedbaniach ze strony księgowości.

Brak komunikacji lub trudności w kontakcie

Często musisz czekać na odpowiedzi od księgowego? Masz trudności z uzyskaniem jasnych i zrozumiałych danych księgowych? To znak, że coś jest nie tak. Księgowość powinna być prowadzona w sposób rzetelny i mieć możliwość wysłania do klienta podstawowych raportów jak Bilans czy Rachunek Zysków i Strat

Wzrost kosztów bez adekwatnych korzyści

Jeżeli koszty obsługi księgowej rosną, a nie widać poprawy jakości usług, to kolejny powód, aby poszukać innego dostawcy.

Kiedy można zmienić księgowość?

Zmianę księgowości można przeprowadzić w każdym momencie roku kalendarzowego. Najlepszym momentem na zmianę jest jednak druga połowa roku kalendarzowego. Związane jest to z koniecznością rozwiązania umowy z poprzednim dostawcą usług księgowych i nawiązaniem współpracy z nowym. Dzięki temu nowy rok kalendarzowy może poprowadzić już nowy dostawca. Pamiętaj jednak, że nie trzeba czekać na koniec roku, żeby dokonać tej zmiany, można ją przeprowadzić w dowolnym momencie. Sam proces zmiany nie jest skomplikowany i obejmuje tylko kilka kroków.

Jak zmienić księgowość?

• Wybierz nowe biuro rachunkowe lub księgowego: Zanim zdecydujesz się na zmianę księgowości, warto przeanalizować propozycję na rynku oraz ich oferty. Jeśli prowadzisz małą, jednoosobową firmę rozważ prostsze rozwiązania np. poprzez samodzielna obsługę księgowości w zewnętrznych programach. Jeśli prowadzisz średnią lub dużą firmę warto postawić na doświadczony zespół księgowych i kadrowych, którzy kompleksowo zajmą się finansami oraz automatyzacjami i optymalizacjami systemów finansowych i księgowych w firmie. W takim wypadku dobrym rozwiązaniem będzie także Business Process Outsourcing.

Jak powinna wyglądać współpraca z biurem rachunkowym?

• Podpisz umowę z nowym biurem: Po wyborze nowego rozwiązania, podpisz umowę o świadczenie usług księgowych. Upewnij się, że umowa jasno określa zakres obowiązków obu stron.

• Wypowiedz umowę z dotychczasowym księgowym: Zazwyczaj umowa o świadczenie usług księgowych ma określony okres wypowiedzenia (na przykład miesiąc lub trzy). Rozważ umowę na tyle wcześnie, by księgowość nie była prowadzona jednocześnie przez dwie firmy. Jak zostało wspomniane wyżej – w związku z okresem wypowiedzenia rozpocznij proces zmiany księgowości w drugim półroczu, aby nowa firma mogła rozpocząć swoją pracę z początkiem nowego roku.

• Przekaż dokumentacje: Nowy dostawca usług księgowych przejmie od Ciebie wszystkie niezbędne dokumenty i dane dotyczące księgowości Twojej firmy. To kluczowy i najbardziej newralgiczny moment, w którym firma powinna dokładnie sprawdzić, czy wszystkie dokumenty zostały przekazane do nowej księgowości. W tym zakresie warto liczyć na wsparcie nowej firmy księgowej – to ona dostarcza informację jakich dokumentów będzie potrzebować i w razie potrzeby zapewni także wsparcie informatyczne.