24.02.2026
Zamknięcie roku w PIT nie jest jedną czynnością, ale zbiorem powiązanych operacji księgowych, podatkowych i formalnych. W praktyce to moment, w którym ujawniają się błędy narastające przez cały rok: niespójności KPiR, nieujęte dokumenty, różnice w składkach ZUS, nieprawidłowe remanenty czy rozbieżności w danych deklaracyjnych.
Pierwszy etap to usunięcie wszystkich nieciągłości w zapisach księgowych. Szczególnie ważne jest sprawdzenie chronologii oraz kompletności dokumentów.
Kluczowe obszary do weryfikacji:
• ujęcie wszystkich przychodów i kosztów zgodnie z datą zdarzenia,
• kompletność faktur za usługi księgowe,
• pełne zaksięgowanie rejestrów VAT,
• zgodność zapisów amortyzacyjnych KPiR z modułem środków trwałych,
• zgodność list płac z pozycjami wynagrodzeń ujętych w księdze.
Warto przejrzeć również wrażliwe obszary, które najczęściej generują błędy:
• kolumna 8 (pozostałe przychody) – często pomijana lub błędnie klasyfikowana,
• likwidacje środków trwałych (LT) – w tym prawidłowość dokumentacji likwidacyjnej,
• kontrola limitów przychodów (np. ryczałt, pełne księgi, VAT kwartalny),
• obowiązek złożenia DSF-1, jeśli dochody przekroczyły próg daniny solidarnościowej.
W praktyce warto też zwrócić uwagę na klientów, którzy zawiesili lub zamknęli działalność w trakcie roku – mimo braku bieżącej aktywności mogą mieć obowiązek złożenia zeznania. Każda dodatkowa faktura podwyższająca koszt roku wymaga poinformowania przełożonego, aby zapewnić zgodność procesową.
Weryfikacja składek ZUS to jeden z punktów, które najczęściej powodują korekty roczne. Kluczowe jest sprawdzenie sposobu ujęcia:
• składek społecznych,
• składki zdrowotnej (z uwzględnieniem limitu rocznego),
• składek FP/FGŚP.
Niezbędne jest również przeanalizowanie rocznego rozliczenia składki zdrowotnej z poprzedniego roku – zwłaszcza naliczonej nadpłaty lub dopłaty.
Na koniec warto zestawić dokumenty źródłowe z faktycznymi płatnościami: informacją roczną z ZUS lub potwierdzeniami zapłat.
Remanent pozostaje jednym z najczęstszych źródeł różnic podatkowych. W praktyce problemem nie jest wycena, lecz brak remanentu lub nieprawidłowy jego sposób sporządzenia.
Obowiązki, które trzeba zweryfikować:
• przypomnienie klientowi o konieczności sporządzenia i wyceny spisu z natury (nawet jeśli wartość wynosi 0 zł),
• sprawdzenie prawidłowości wyceny,
• ujęcie remanentu jako ostatniej pozycji KPiR,
• archiwizacja dokumentacji inwentaryzacyjnej (spis, wycena, ewentualne korekty).
W praktyce brak remanentu lub niepoprawny spis często widać dopiero po analizie różnicy remanentowej, dlatego ten element należy traktować jako część kontroli jakości.
Po zamknięciu KPiR i remanentu można przystąpić do ustalenia dochodu lub straty za rok.
W tym etapie należy uwzględnić:
• różnicę remanentową,
• możliwość rozliczenia strat z lat poprzednich,
• sumę zaliczek zapłaconych na PIT.
Ten punkt jest ważny nie tylko do samych deklaracji, ale również do analizy ryzyka ewentualnej dopłaty PIT, o której należy odpowiednio wcześniej poinformować klienta.
Zeznanie roczne musi być przygotowane w wariancie właściwym dla formy opodatkowania:
• PIT-36 – skala podatkowa,
• PIT-36L – podatek liniowy,
• PIT-28 – ryczałt.
Przed wypełnieniem deklaracji konieczne jest rzetelne przejrzenie ankiety rocznej klienta. Szczególnie istotne elementy:
• aktualny adres zamieszkania (a co za tym idzie właściwość urzędu skarbowego),
• dodatkowe źródła przychodów poza działalnością (wynagrodzenie, najem, świadczenia, emerytura),
• stosowane ulgi,
• ulga na złe długi dla faktur przeterminowanych powyżej 90 dni,
• wskazanie organizacji pożytku publicznego.
Warto również potwierdzić aktualną formę opodatkowania na rok 2025, jeśli klient nie dostarczył oświadczenia lub decyzji o zmianie.
Po przygotowaniu deklaracji należy:
• wysłać ją do urzędu skarbowego,
• zabezpieczyć UPO,
• przekazać rozliczenie klientowi wraz z informacją o dopłacie lub zwrocie.
Zamknięcie roku nie jest kompletne bez uporządkowania dokumentacji. Dotyczy to zarówno dokumentów księgowych, jak i deklaracyjnych.
Do archiwizacji powinny trafić:
• PIT-y źródłowe,
• potwierdzenia zapłat ZUS i zaliczek PIT,
• kopia zeznania rocznego i UPO,
• ankieta roczna klienta.
Dobrze przeprowadzona archiwizacja ułatwia nie tylko późniejsze kontrole, ale również procesy wewnętrzne: rotację zespołu, audyty jakości i pracę w modelu zastępstw.
Dobrze przeprowadzone zamknięcie roku w PIT jest efektem konsekwentnej kontroli jakości, a nie jednorazowej akcji pod koniec stycznia. Checklisty pomagają wychwycić rozbieżności, ale kluczowe jest rozumienie ich konsekwencji podatkowych i operacyjnych. Tam, gdzie proces jest poukładany, deklaracje roczne stają się formalnością. Tam, gdzie brakuje systematyki, końcówka roku obnaża problemy, które narastały miesiącami. Dlatego zamknięcie roku warto traktować nie tylko jako obowiązek, lecz także jako punkt odniesienia dla oceny jakości całego procesu księgowego.
