14.01.2026
PIT-11, czyli „informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w roku”, jest jednym z kluczowych dokumentów podatkowych zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Dla pierwszej grupy oznacza szereg obowiązków wynikających z prawa podatkowego, do których należą przede wszystkim: naliczanie i pobieranie zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń osób zatrudnionych, terminowe przekazywanie ich do urzędu skarbowego oraz sporządzanie PIT-11 w określonym terminie. Dokument ten stanowi następnie podstawę do prawidłowego rozliczenia rocznego pracownika lub zleceniobiorcy. Choć formularz ten funkcjonuje od lat, w praktyce wciąż budzi wiele wątpliwości i pytań.
PIT-11, jak wskazano powyżej, jest informację o uzyskanych przez podatnika przychodach, pobranych zaliczkach na podatek oraz składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W praktyce jednak wiele osób błędnie zakłada, że samo otrzymanie PIT-11 od pracodawcy oznacza zakończenie obowiązków podatkowych za dany rok, ponieważ to pracodawca zobowiązany jest do dostarczenia takiego dokumentu do Urzędu Skarbowego. Takie przekonanie jest nieprawidłowe.
PIT-11 nie jest zeznaniem podatkowym, lecz wyłącznie dokumentem informacyjnym. Oznacza to, że po stronie pracownika – po jego otrzymaniu – nadal istnieje obowiązek samodzielnego złożenia rocznego zeznania podatkowego, w którym wykazuje on wysokość osiągniętego dochodu za dany rok podatkowy. Najczęściej składanym w Polsce formularzem jest PIT-37, przeznaczony m.in. dla pracowników, zleceniobiorców, emerytów i rencistów, którzy uzyskują przychody rozliczane za pośrednictwem płatnika.
Każdego roku działy kadr i płac mierzą się z powtarzającymi się pytaniami ze strony pracowników. Jednym z najczęstszych jest to, kiedy zostanie przekazany PIT-11. Warto jednak podkreślić, że nie tylko na pracodawcach spoczywają określone obowiązki i terminy podatkowe – również pracownicy muszą ich dochować. Poniżej przedstawiam, jak w praktyce wygląda proces rozliczenia podatku dochodowego oraz jakie terminy są w nim kluczowe.
Co miesiąc pracodawca nalicza, pobiera i przekazuje do urzędu skarbowego zaliczkę (do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni) na podatek dochodowy od wypłacanego wynagrodzenia. Należy jednak pamiętać, że zaliczka ta nie stanowi ostatecznego rozliczenia podatku. Ostateczna wysokość podatku ustalana jest dopiero w zeznaniu rocznym. Z uwagi na możliwość korzystania z ulg podatkowych, zmianę zatrudnienia w trakcie roku czy jednoczesne uzyskiwanie przychodów od kilku płatników, w rozliczeniu rocznym może powstać zarówno nadpłata, jak i niedopłata podatku. Nie oznacza to błędów po stronie pracodawcy – płatnik oblicza zaliczki na podstawie posiadanych informacji, natomiast to na pracowniku spoczywa obowiązek przekazania danych niezbędnych do prawidłowego rozliczenia, takich jak np. oświadczenia dotyczące podstawy opodatkowania u innego pracodawcy czy monitorowanie momentu przekroczenia drugiego progu podatkowego w przypadku pracy u kilku podmiotów.
Do końca stycznia każdego roku pracodawca ma obowiązek przesłać do urzędu skarbowego informacje PIT-11 za osoby, które uzyskały przychody w roku poprzednim. Jeżeli 31 stycznia przypada na dzień wolny od pracy, termin ulega przesunięciu na pierwszy dzień roboczy po tej dacie. Przykładowo w 2026 r. ostateczny termin przekazania PIT-11 do urzędu skarbowegoupływa 2 lutego 2026 r. (poniedziałek), ponieważ 31 stycznia przypada w sobotę.
Następnie pracodawca zobowiązany jest przekazać PIT-11 pracownikowi najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Również w tym przypadku, jeśli ostatni dzień lutego wypada w sobotę lub niedzielę, termin przesuwa się na pierwszy dzień roboczy. W 2026 r. oznacza to, że PIT-11 powinien zostać przekazany pracownikowi do 2 marca.
Ostatecznym terminem na złożenie rocznego zeznania podatkowego przez podatnika jest 30 kwietnia danego roku. Jeżeli data ta przypada na dzień wolny od pracy, termin również ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.
Sposób przekazania PIT-11 uzależniony jest od jego odbiorcy. Do urzędu skarbowego informacja ta musi zostać przesłana wyłącznie w formie elektronicznej, np. za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego lub przy użyciu odpowiedniego oprogramowania wykorzystywanego w systemach kadrowo-płacowych.
Więcej wątpliwości przez lata budziła natomiast kwestia przekazania PIT-11 podatnikowi. W czerwcu ubiegłego roku Ministerstwo Finansów wydało objaśnienia podatkowe, których celem było ujednolicenie rozbieżnych interpretacji w tym zakresie. Zgodnie z ich treścią pracodawca ma swobodę wyboru formy przekazania PIT-11 pracownikowi, pod warunkiem że sposób ten jest zgodny z wewnętrznie przyjętymi zasadami obowiązującymi u danego pracodawcy. Oznacza to, że PIT-11 może zostać udostępniony pracownikowi m.in. poprzez aplikację pracowniczą (np. e-pracownik), drogą mailową, tradycyjną pocztą lub osobiście w siedzibie firmy. Należy jednak podkreślić, że wskazane objaśnienia nie zwalniają pracodawcy z obowiązku udokumentowania sporządzenia oraz terminowego przekazania PIT-11 podatnikowi, co ma istotne znaczenie z punktu widzenia ewentualnej kontroli podatkowej.
Podatnik może rozliczyć podatek na podstawie zeznania złożonego zarówno w formie elektronicznej (np. za pośrednictwem systemu e-Deklaracje), jak i w formie papierowej. W przypadku wyboru wersji papierowej dokument musi zostać własnoręcznie podpisany oraz dostarczony do urzędu skarbowego osobiście lub przesłany pocztą.
Decydując się na rozliczenie elektroniczne, warto każdorazowo sprawdzić i zweryfikować wstępnie przygotowane zeznanie, udostępnione przez urząd skarbowy. Ma to szczególne znaczenie m.in. ze względu na możliwość uwzględnienia przysługujących ulg podatkowych, które nie zawsze są automatycznie zastosowane w zaproponowanym rozliczeniu.
Jedną z kwestii, która wciąż budzi wiele wątpliwości, jest wskazanie adresu podatnika na PIT-11. Zasadniczo płatnik ma obowiązek przesłać informację podatkową do urzędu skarbowego właściwego względem aktualnego miejsca zamieszkania pracownika na dzień przekazania formularza. Błędne jest więc przekonanie, że właściwym adresem jest adres zameldowania. Zgodnie z art. 45 ust. 1b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, właściwy urząd skarbowy ustala się na podstawie miejsca zamieszkania podatnika. Warto podkreślić, że jeśli wskazany urząd skarbowy okaże się błędny, ale adres podatnika jest prawidłowy, nie ma potrzeby sporządzania korekty – urzędy wymienią między sobą dokumentację w ramach swoich procedur. Natomiast nieprawidłowe wskazanie adresu pracownika wymaga natychmiastowej korekty.
Jeśli w PIT-11 zauważyłeś/łaś błędy natychmiast zwróć się do pracodawcy z prośbą o poprawę. Pracodawca zobowiązany jest skorygować dokument oraz przesłać poprawione informacje do urzędu skarbowego oraz do pracownika.
Tak – jeśli otrzymałeś/łaś przychody w danym roku podatkowym, za który wystawiana jest informacja PIT-11 otrzymasz taki dokument pomimo zakończenia współpracy w trakcie roku. Pamiętaj również, że jeśli zatrudnienie zakończyłeś/łaś z dniem 31.12 roku wcześniejszego, ale wynagrodzenie za grudzień otrzymasz w styczniu roku następnego, to również otrzymasz informację o przychodach za ten rok. Dla przykładu: Pracownik z firmą XYZ zakończył pracę 31.12.2024 roku. Wynagrodzenia wypłacane były 10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Pracownik wynagrodzenie za grudzień 2024 roku otrzymał 10 stycznia 2025 r. W związku z tym w roku 2025 r. powstał przychód (ważna jest data wypłaty a nie okres, za który otrzymał wynagrodzenie) dlatego też do 28 lutego 2026 roku powinien otrzymać deklarację PIT-11 za rok 2025 od pracodawcy XYZ.
Tak. Wyjątkiem może być np. pobieranie podatku zryczałtowanego, którego nie wykazujemy na PIT-11. Podatek zryczałtowany oblicza się i pobiera w przypadku umów zlecenia nieprzekraczających 200 zł.
Tak. Niektóre z ulg (np. ulga dzieci +4, ulga pracujący emeryt) są uwzględniane przy obliczaniu zaliczek przez pracodawcę na podstawie złożonych wniosków i oświadczeń przez podatnika. PIT-11 jest jednak wyłącznie dokumentem informacyjnym – warto zatem sprawdzić i ewentualnie uwzględnić dodatkowe ulgi lub odliczenia.
Tak, w PIT-11 zawarte są informacje o składkach społecznych i zdrowotnych.
W przypadku zmiany danych bardzo ważne jest poinformowanie pracodawcy o aktualnym adresie zamieszkania. Jeśli nie zrobiłeś/łaś tego na bieżąco w trakcie roku, należy to zrobić jak najszybciej przed wystawieniem informacji PIT-11. Błędny adres wskazany na PIT-11 wymaga korekty dokumentu.
PIT-11 to podstawa do wypełnienia zeznania rocznego, ale podatnik może potrzebować również innych dokumentów np. zaświadczenia potwierdzające ulgę rehabilitacyjną czy internetową.
Każdy pracodawca wystawia oddzielny PIT-11. W zeznaniu rocznym należy połączyć wszystkie otrzymane informacje, aby prawidłowo wykazać całkowite zarobki oraz zapłacony podatek.
Tak. PIT-11 jest dokumentem informacyjnym, dlatego podatnik w zeznaniu rocznym samodzielnie może wskazać i skorzystać z ulg, odliczeń i wspólnego rozliczenia z małżonkiem czy dzieckiem.
Tak. Nawet jeśli zaliczki wynosiły 0 zł (np. niskie dochody, ulgi podatkowe), to w PIT-11 należy udokumentować przychód, który umożliwia prawidłowe rozliczenie roczne. W ulgach podatkowych obowiązują pewne limity, które mogą zostać przekroczone w przypadku np. pracy w trakcie roku u kilku podatników.
Źródła:
