21.07.2026
Umowa zlecenie z pracownikiem to umowa cywilnoprawna zawierana z osobą, która jednocześnie jest już zatrudniona u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę. Temat ten wraca w pytaniach działu kadr jak bumerang – i to nie bez powodu. Z pozoru rozwiązanie wydaje się proste: pracownik otrzymuje dodatkowe zadania, więc pracodawca podpisuje z nim nową umowę zlecenia, na podstawie której wypłaca dodatkowe wynagrodzenie. W praktyce zaś należy zwrócić uwagę na wiele istotnych kwestii, w tym zasad naliczania składek ZUS, ustalania podstawy wymiaru zasiłku, a także pod uwagę należy wziąć ryzyko przekwalifikowania takiej umowy na umowę o pracę.
Przepisy nie zabraniają zawarcia umowy zlecenia z własnym pracownikiem – taka sytuacja jest w pełni dopuszczalna. Problem może pojawić się jednak wtedy, gdy zakres obowiązków umowy zlecenia pokrywa się, nawet częściowo, z obowiązkami wynikającymi z umowy o pracę. Jest to bardzo duże ryzyko, ponieważ instytucja Państwowej Inspekcji Pracy, czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych mogą uznać takie rozwiązanie za obejście przepisów np. w kwestii godzin nadliczbowych.
Pani Kasia jest zatrudniona w firmie XYZ na podstawie umowy o pracę na stanowisku specjalisty ds. kadr. W związku z koniecznością przeprowadzenia inwentaryzacji magazynu pracodawca zwrócił się do niej z propozycją wykonania tego zadania. Ponieważ przeprowadzenie inwentaryzacji nie mieści się w zakresie obowiązków wynikających z umowy o pracę i ma charakter odrębny od wykonywanej na co dzień pracy, strony zawarły dodatkowo umowę zlecenia, na podstawie której Pani Kasia zobowiązała się do wykonania tych czynności za odrębnym wynagrodzeniem.
W opisanej sytuacji przedmiot umowy zlecenia jest wyraźnie odmienny od obowiązków wykonywanych przez Panią Kasię w ramach stosunku pracy. Z tego względu zawarcie umowy zlecenia jest co do zasady uzasadnione.
Dodatkowo należy zadbać o to, aby zawarta umowa zlecenia nie wykazywała w rzeczywistości cech charakterystycznych dla stosunku pracy, takich jak wykonywanie obowiązków pod kierownictwem pracodawcy, w warunkach podporządkowania organizacyjnego czy w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Jeżeli właściwy organ zakwestionuje cywilnoprawny charakter takiej umowy i uzna, że w rzeczywistości stanowi ona stosunek pracy, konsekwencje dla pracodawcy mogą być poważne – zarówno finansowe, jak i wizerunkowe.
W celu właściwego naliczenia składek, posiłkować należy się art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który brzmi następująco: „Za pracownika, w rozumieniu ustawy, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.” Przepis ten jasno wskazuje, że własny pracownik, wykonujący dodatkowo umowę zlecenia jest traktowany jako pracownik dla celów ubezpieczeniowych, a co za tym idzie: obowiązkowe staje się ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne.
Podstawę wymiaru składek stanowi zatem łączny przychód z umowy o pracę i z umowy zlecenia, jako suma.
Jeżeli wynagrodzenie z umowy zlecenia zawartej z własnym pracownikiem stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na zasadach właściwych dla umowy o pracę, uwzględnia się je również przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, takich jak zasiłek chorobowy, macierzyński czy opiekuńczy. Warunkiem jest jednak, aby wynagrodzenie z umowy zlecenia zostało wypłacone w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru danego świadczenia.
W praktyce wiele wątpliwości budzi również kwestia zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych pracownika, z którym zawarto dodatkowo umowę zlecenia.
Jeżeli pracownik został już zgłoszony do ubezpieczeń z tytułu umowy o pracę z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, a wynagrodzenie z umowy zlecenia – zgodnie z obowiązującymi przepisami – jest traktowane jako przychód ze stosunku pracy, nie ma obowiązku zgłaszania tej umowy jako odrębnego tytułu do ubezpieczeń z kodem 04 11 xx, właściwym dla zleceniobiorców. Oznacza to, że w takiej sytuacji nie należy składać kolejnego formularza zgłoszeniowego do ZUS. Przesłanie odrębnego zgłoszenia dla umowy zlecenia byłoby nieprawidłowe, ponieważ pracownik pozostaje już zgłoszony do ubezpieczeń z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. W deklaracjach rozliczeniowych przychód wykazujemy zatem łącznie przy kodzie właściwym dla umowy o pracę.
Poprawne zakwalifikowanie umowy zlecenia z pracownikiem oraz prawidłowe naliczenie składek wymaga bieżącego śledzenia przepisów i indywidualnej analizy każdego przypadku. W zespole kadrowo-płacowym Meritoros SA obsługujemy takie sytuacje na co dzień, dbając o to, by rozliczenia klientów pozostawały zgodne z aktualnymi przepisami ZUS.
Źródło: Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
