13.03.2026
Od momentu wprowadzenia do Kodeksu pracy przepisów regulujących pracę zdalną wielu pracodawców zastanawia się, czy wykonywanie obowiązków z domu wiąże się z koniecznością wypłaty dodatkowych świadczeń. Jednym z najczęściej pojawiających się pytań jest kwestia ekwiwalentu lub ryczałtu za koszty związane z pracą zdalną.
W 2023 roku ustawodawca wprowadził do Kodeksu pracy przepisy regulujące zasady wykonywania pracy zdalnej. Zawierają one m.in. definicję tego pojęcia. Zgodnie z przepisami praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że obowiązki mogą być wykonywane poza siedzibą pracodawcy, np. w domu pracownika, o ile miejsce wykonywania pracy zostało wcześniej uzgodnione z pracodawcą.
Zgodnie z art. 67³³ Kodeksu pracy praca zdalna okazjonalna może być wykonywana na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
W przeciwieństwie do pracy zdalnej wykonywanej na stałe lub w modelu hybrydowym, praca zdalna okazjonalna:
Limit 24 dni przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę – niezależnie od wymiaru etatu czy liczby dni pracy wynikających z harmonogramu. Obowiązuje on w roku kalendarzowym, dlatego w przypadku zatrudnienia w trakcie roku pracodawca USTALA limit proporcjonalnie do okresu zatrudnienia i z uwzględnieniem już wykorzystanej liczby dniw poprzednim miejscu pracy danego pracownika.
Przepisy nie określają szczegółowych zasad korzystania z pracy zdalnej okazjonalnej. Oznacza to, że pracownik może złożyć wniosek o:
Przepisy nie określają również terminu, w jakim należy złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną. Przyjmuje się zatem, że powinien on zostać złożony w sposób analogiczny do wniosku o urlop na żądanie. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku automatycznego wyrażenia zgody – może zaproponować inny termin skorzystania z pracy zdalnej lub odmówić jej udzielenia.
Warto również zwrócić uwagę, że w przeciwieństwie do standardowej pracy zdalnej informacja o wykorzystaniu pracy zdalnej okazjonalnej powinna znaleźć się w świadectwie pracy, a wnioski pracownika należy przechowywać w części B akt osobowych.
Praca zdalna, która nie mieści się w limicie pracy zdalnej okazjonalnej, może być wykonywana w całości zdalnie lub w modelu mieszanym, czyli hybrydowym. Szczegółowe regulacje w tym zakresie znajdują się w art. 67¹⁹ Kodeksu pracy.
Inicjatywa w tym zakresie może pochodzić zarówno od pracodawcy, jak i od pracownika. Wystąpienie o pracę zdalną powinno nastąpić w formie papierowej lub elektronicznej. Każda ze stron ma również możliwość zgłoszenia potrzeby zakończenia pracy zdalnej i powrotu do wykonywania obowiązków w siedzibie pracodawcy.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej nakładają na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy.
Jeżeli jednak pracodawca nie zapewni pracownikowi niezbędnych narzędzi lub pracownik korzysta z własnych zasobów, przysługuje mu zwrot kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Dotyczy to w szczególności kosztów:
Zwrot kosztów może zostać ustalony w formie:
W przypadku ryczałtu jego wysokość powinna być ustalona z uwzględnieniem m.in.:
Warto również odpowiednio udokumentować sposób ustalenia wysokości ryczałtu oraz opisać go w dokumentacji wewnętrznej pracodawcy.
Ekwiwalent oraz ryczałt wypłacany pracownikowi w związku z pracą zdalną nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, o ile są wypłacane zgodnie z przepisami. Oznacza to, że świadczenia te:
W praktyce pojawia się błędne przekonanie, że w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie powinien wypłacać ekwiwalentu lub ryczałtu. Nie jest to jednak prawdą.
Pracodawca może przyznać pracownikowi ekwiwalent lub ryczałt również w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej, a wypłata takiego świadczenia nadal korzysta ze zwolnienia z podatku i składek ZUS.
Warto jednak, aby zasady zwrotu kosztów pracy zdalnej zostały jasno określone w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy zdalnej. Pracodawca może w nich wskazać, czy zwrot kosztów przysługuje wyłącznie w przypadku pracy zdalnej wykonywanej na stałe lub hybrydowo, czy również przy pracy zdalnej okazjonalnej.
Podstawa prawna
