13.02.2026
W 2026 roku prowadzenie KPiR przestaje być jedynie kwestią prawidłowej ewidencji. Coraz wyraźniej widać, że zmiany w przepisach wymagają od księgowych innego sposobu organizacji pracy: większej dyscypliny w dokumentowaniu, bardziej spójnych procedur i lepszej współpracy z przedsiębiorcą. W praktyce jest to efekt narastających obowiązków kontrolnych i rosnącego znaczenia dowodów księgowych w formie elektronicznej.
Największą zmianę księgowi odczują w obszarze kosztów. Wymóg wykazywania bezpośredniego związku wydatku z działalnością nie jest nowy, ale w 2026 roku interpretowany jest zdecydowanie bardziej restrykcyjnie. Widać to zwłaszcza przy usługach niematerialnych, zakupach mieszanych czy dokumentach generowanych online.
Praktycznym wyzwaniem staje się moment ujęcia kosztu. Różnice między datą poniesienia wydatku, wpływem dokumentu i faktycznym związkiem z okresem gospodarczym wymuszają stosowanie jasnych zasad. Chaos na tym polu oznacza więcej korekt – i to nie tylko po stronie podatnika, ale również na poziomie ewidencji księgowej.
W wielu firmach obrót dokumentów papierowych jest dziś marginalny. Prawdziwym wyzwaniem nie jest jednak sama digitalizacja, lecz konsekwencja, z jaką trzeba prowadzić archiwum cyfrowe.
Konkretny problem pojawia się wtedy, gdy dokument jest poprawny, ale jego opis – niekoniecznie. Bez precyzyjnych metadanych trudno obronić autentyczność lub moment powstania kosztu. Księgowy de facto odpowiada za spójność trzech elementów: dokumentu, opisu oraz wpisu w KPiR. Jeśli któryś z nich jest niespójny, kontrola podatkowa może zakwestionować całość, nawet jeśli meritum transakcji jest właściwe.
Sprzedaż wielokanałowa stała się normą również dla mikroprzedsiębiorców. Transakcje przechodzą przez platformy marketplace, operatorów płatności, bramki subskrypcyjne czy automaty fakturujące. Z punktu widzenia KPiR oznacza to potrzebę regularnego uzgadniania danych.
Nie chodzi już o proste zestawienie faktur. Księgowy musi upewnić się, że:
W praktyce coraz więcej czasu zajmuje nie księgowanie, lecz weryfikacja poprawności danych wejściowych.
Choć zasady dotyczące korekt nie zmieniły się zasadniczo, nadal generują dużą liczbę błędów. Wymagają ustalenia, czy korekta wynika z okoliczności pierwotnych, czy następczych. To z kolei decyduje o sposobie jej ujęcia.
Największym wyzwaniem jest dokumentacja. W wielu firmach brakuje krótkiej, ale jednoznacznej noty wyjaśniającej, dlaczego korektę zakwalifikowano w określony sposób. Brak takiego opisu powoduje problemy w przypadku kontroli – szczególnie gdy księgowość prowadzi kilka osób lub gdy korekt jest dużo.
PiR bazuje na uproszczonej metodzie memoriałowej, ale przy coraz większym udziale usług abonamentowych, licencji, modeli subskrypcyjnych i usług ciągłych, klasyfikacja kosztów staje się bardziej złożona. Dylematy księgowych dotyczą przede wszystkim tego, czy dany wydatek powinien być rozłożony na okres, czy może zostać rozliczony jednorazowo.
Najwięcej trudności powodują:
To wszystko wymaga od księgowego większej dokumentacyjnej dokładności niż jeszcze kilka lat temu.
Jeśli spojrzeć na praktykę, powtarzają się przede wszystkim trzy obszary:
Są to problemy, które nie rozwiążą się same – wymagają uporządkowania procesów i konsekwentnych zasad współpracy.
Nawet przy niewielkiej liczbie przedsiębiorców obsługa KPiR w 2026 roku jest procesem wieloetapowym. Kluczowe elementy, które wymagają przemyślanego podejścia, to:
Dzięki temu księgowy nie traci czasu na bieżące wyjaśnianie podstawowych zagadnień i może skupić się na kontroli jakości zapisów.
