stalanie stażu pracy wliczanego do uprawnień pracowniczych, takich jak urlop wypoczynkowy, stanowi wyzwanie także dla działów kadr. Jest to wyzwanie nawet dla samego pracownika. Często pojawiają się w tej kwestii wątpliwości i pytania. Ustawodawca postanowił jednak uporządkować sytuację i zaproponował zmiany, które mają wprowadzić prostsze, bardziej przejrzyste zasady. Nowe regulacje zaczną obowiązywać już od 1 stycznia 2026 r. Co zmienią? Jakie korzyści przyniosą pracownikom i jak przygotować się do nowych zasad? O tym opowiem w dalszej części artykułu.
Do końca bieżącego roku do stażu pracy wlicza się wyłącznie okresy zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Uwzględnia się także okresy służby, np. w Państwowej Straży Pożarnej. Podstawową dokumentacją potwierdzającą te okresy jest świadectwo pracy. Na jego podstawie kadry naliczają staż wpływający na wybrane uprawnienia pracownicze. Dotychczas nie brano pod uwagę okresów pracy na umowie zlecenia ani prowadzenia działalności gospodarczej.
Zasady wymiaru urlopu wypoczynkowego określa art. 154 kodeksu pracy. Zgodnie z nim urlop wynosi:
Do powyższych zasad zalicza się również okresy nauki, zależnie od ukończonego rodzaju szkoły. Ty samym, jeśli pracownik ukończył:
Należy jednak pamiętać, że okresów nauki nie można sumować – zawsze uwzględnia się ten, który jest dla pracownika najkorzystniejszy.
W myśl art. 1541 KP do okresu zatrudnienia wlicza się także wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu czy sposób jego ustania.
Od 1 stycznia 2026 r. przy ustalaniu stażu pracy nie tylko „etat” będzie miał znaczenie. Ustawodawca znacząco rozszerzył katalog okresów wliczanych do stażu pracy. Objął nim także inne formy aktywności zawodowej, które dotąd nie były uwzględniane. Okresy te to m.in.:
1) umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, dla której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
2) umowy agencyjnej,
3) pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt 1 lub 2,
4) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
5) pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych
Warunkiem jest jednak fakt, że osoba fizyczna podlegała w tym czasie ubezpieczeniom: emerytalnemu i rentowym. Trzeba natomiast pamiętać o tym, aby wliczać również udokumentowane okresy, w których osoba nie podlegała tym ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów.
Do stażu pracy wliczane będą również okresy prowadzenia działalności pozarolniczej. Obejmie to także okresy pozostawania osobą współpracującą przy takiej działalności. Warunkiem jest opłacenie składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz wypadkowe.
Dodatkowo uwzględnione zostaną także m.in.:
Umowa o dzieło, potocznie zwana umową rezultatu, choć należy do umów cywilnoprawnych, nie będzie zaliczana do okresów zatrudnienia, od których zależą uprawnienia pracownicze. Projekt ustawy nie uwzględnia tego rodzaju zatrudnienia przy ustalaniu stażu pracy.
Powyższe zmiany nie będą działać jednak automatycznie. Aby wliczyć odpowiednio okresy zatrudnienia, należy je najpierw potwierdzić stosownymi zaświadczeniami wydawanymi przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. To pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek do ZUS. Następnie powinien przekazać pracodawcy otrzymane zaświadczenie. Pracodawca nie może zrobić tego w jego imieniu. W ten sposób pracownik udokumentuje okresy opłacania lub podlegania pod ubezpieczenia. W przypadku okresów niepodlegających zgłoszeniu ZUS, obowiązek ich udokumentowania spoczywać będzie również na samym pracowniku. Należy kierować się podstawowymi zasadami dowodowymi. Oznacza to, że wystarczy każde potwierdzenie, które pracodawca uzna za wiarygodne i które nie jest sprzeczne z prawem.
Pracownik ma 24 miesiące od dnia wejścia w życie ustawy na udokumentowanie nowych okresów liczonych do stażu pracy. Jeśli zmieści się w tym terminie, to pracodawca zobowiązany jest przeliczyć okres zatrudnienia w oparciu o dostarczoną dokumentację.
Prawo nie działa wstecz Zgodnie z sentencją łacińską „lex retro non agit” pracodawca nie będzie zobowiązany do przeliczenia uprawnień pracowniczych przysługujących przed wejściem ustawy w życie. W związku z tym wyższy staż pracy będzie ustalony dopiero od 1 stycznia 2026 roku. Należy jednak
podkreślić, że do ustalenia stażu od stycznia 2026 r. uwzględnia się wszystkie okresy pracy – również te sprzed wprowadzenia owej zmiany.
Art. 36 Kodeksu pracy wskazuje, że okres wypowiedzenia umowy o pracę uzależniony jest od okresu zatrudnienia pracownika, ale u danego pracodawcy, a nie ogólnie. W związku z tym, jeśli dana osoba była wcześniej zatrudniona na podstawie innej niż stosunek pracy np. umowa zlecenie, to pracodawca powinien uwzględnić ten okres przy wyznaczeniu okresu wypowiedzenia.
Bez wątpienia zasady ustalania stażu pracy znacząco się zmienią. Do uprawnień pracowniczych, takich jak urlop wypoczynkowy czy okres wypowiedzenia, będą wliczane nie tylko etaty, ale również inne formy aktywności zawodowej czy okresy prowadzenia działalności gospodarczej. Warunkiem jest jednak odpowiednie ich udokumentowanie. Ważne, aby pracownik sam zadbał o zgromadzenie niezbędnych zaświadczeń z ZUS i innych dokumentów potwierdzających nowe okresy.
Źródła:
Zmiana ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
