Meritoros

Skuteczne strategie wzrostu – jak wspierać rozwój korzystając z usług BPO?

Od wejścia Polski do UE w 2004 r. polska gospodarka się podwoiła. Średnioroczny realny wzrost PKB o 4% stawia Polskę na pozycji lidera w Europie Środkowo-Wschodniej. Jednocześnie, okazuje się że po latach imponującego wzrostu średnia produktywność polskich firm jest na poziomie ok. 50% firm unijnych a w porównaniu do liderów (krajów takich jak np. Szwecja czy Niemcy) na poziomie ok. 33%.

Jakie więc działania muszą podjąć polskie firmy, aby nadal szybko rosnąc i w kolejnej perspektywie ponownie podwoić wielkość polskiej gospodarki?

Kluczowe znaczenie dla dalszej poprawy konkurencyjności polskich firm ma poprawa innowacyjności oraz efektywności organizacyjnej i procesowej.

Podążając za liderami globalnymi jedną ze strategii jest outsourcing. Usługi BPO przynoszą liczne korzyści, takie jak: obniżenie kosztów, uwolnienie czasu menedżerów aby zrealizować ambitną Strategię Wzrostu, usprawnienie procesów i poprawę efektywności oraz jakości.

Doświadczenie liderów rynkowych z rynku amerykańskiego i zachodnioeuropejskiego (takich jak np. Starbucks czy Allianz) okazały się niezmiernie pożyteczne w budowaniu wygrywających strategii firm w Polsce. Jak wynika z danych Inventity Foundation, która doradza polskim firmom w tym zakresie, korzystając ze sprawdzonych narzędzi budowania strategii (Growing Pains) – z tymi narzędziami zetknęło się już ponad 900 polskich firm.

Występuje wysoka komplementarność usług outsourcingu procesów biznesów oferowanych przez Meritoros BPO z usługami doradczymi z użyciem metodyki Growing Pains. Aby rozwijać firmę na rynku należy – oprócz zapewnienia konkurencyjnych produktów i usług w umiejętny sposób skalować jej organizację i procesy i zapewnić efektywność. Właściwie zaprojektowana strategia i w oparciu o nią właściwie wdrożony outsourcing procesów mają istotne przełożenie na zysk operacyjny (EBIT) firm. W każdej firmie można to zaprojektować w 3 krokach:

Zrealizowane przez nas projekty pokazują, że wymiernym rezultatem takie transformacji biznesowej jest osiągnięcie minimum 20% oszczędności kosztów dla naszych Klientów – szybko rozwijających się firm oraz odciążenie menedżerów i koncentracja na kluczowych procesach strategicznych związanych z rozwojem firmy.

Czy polskie firmy mogą iść śladami globalnych liderów

Outsourcingiem procesów biznesowych zainteresowane są przede wszystkim firmy, które dynamicznie się rozwijają. Dane z rynku międzynarodowego wskazują, że organizacje korzystające z BPO mają trzykrotnie większe szanse na osiągnięcie pozycji lidera rynkowego. Przykładem jest success story takich firm jak: Unilever, Google, Microsoft, Nike czy Procter and Gamble.

– Polskie firmy coraz częściej naśladują globalnych liderów i korzystają z ich doświadczeń – mówi Maciej Paraszczak, założyciel i prezes jednej z największych niezależnych polskich firm, oferującej usługi outsourcingu księgowości oraz innych procesów biznesowych.

Success story światowych firm

Przykładem finansowego sukcesu firm, które w czasach niepewności i nowych wyzwań postawiły na nowe rozwiązania są największe światowe firmy: Procter & Gamble, Unilever, Google, Microsoft, Apple. Jak to wygląda w praktyce? Procter & Gamble to jedna z pierwszych organizacji, która udowodniła, że outsourcing jest kluczem zarówno do rozwoju firmy, jak i utrzymania wysokiego poziomu jakości usług. Zewnętrznym firmom zleciła nie tylko wsparcie IT, ale też tworzenie aplikacji, zarządzanie nieruchomościami, usługi płacowe, księgowość i finanse, call center. Menedżerowie zatrudnieni wewnątrz organizacji mieli skoncentrować się wyłącznie na istotnych kwestiach dla rozwoju biznesu. Końcowy rezultat jest taki, że obecnie wartość firmy szacuje się na ponad 330 miliardów dolarów. Dla Procter & Gamble outsourcing okazał się strzałem w dziesiątkę.

Z kolei brytyjski Unilever postawił na ujednolicenie swojego europejskiego systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), czyli oprogramowania do zarządzania firmą. Dodatkowo firma wyotsourcowała takie obszary jak: finanse, zakupy, HR i obsługa klienta. W rezultacie firma uzyskała jednolity, niezawodny system ERP, który pozwolił jej zaoszczędzić ponad 750 milionów dolarów rocznie w porównaniu z wcześniej ponoszonymi kosztami, dopracowany model do dalszego skalowania firmy oraz istotne oszczędności w obszarach wymienionych powyżej.

– Na outsourcingu polegają też tacy giganci, jak Google czy Apple. Google zatrudnia zewnętrzne firmy, które zajmują się m.in.: działem IT czy obsługą

klienta, co pozwala im zarządzać kosztami i zachować elastyczność. Z kolei Apple zleca na zewnątrz dużą część swojego łańcucha dostaw i centra produkcyjne, dzięki czemu może skoncentrować się na optymalizacji swoich zasobów, innowacjach, transformacji cyfrowej – mówi Dariusz Brzeziński, dyrektor zarządzający BPO w Meritoros SA.

Innym przykładem lidera w branży, który jako jeden z pierwszych globalnych graczy postawił na kompleksowy outsourcing (w tym outsourcing produkcji) jest Nike. Dzięki temu firma rozwijała się bardzo szybko i jest obecnie kilkukrotnie większa niż najbliżsi konkurenci (m.in. Reebok i Adidas), którzy z czasem też postawili na zaawansowany outsourcing.

W Polsce usługi te zyskują szybko na znaczeniu. Coraz więcej dużych polskich firm podąża śladem liderów globalnych. Przykładem rozwiązań, które przyniosły wymierne rezultaty jest spółka produkcyjna o poziomie 300 mln zł obrotu rocznie, która miała duże problemy z efektywnością i jakością procesów wewnętrznych oraz wysokimi kosztami. Dzięki outsourcingowi księgowości, kadr i płac, administracji oraz wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów i skutecznej windykacji Spółka zaoszczędziła rocznie ponad 1 mln zł na kosztach pracowniczych, czas obiegu dokumentów w firmie uległ skróceniu o 50 proc. oraz nastąpiła poprawa cash-flow o 10 mln zł w pierwszym roku i kolejne 10 mln zł w drugim roku współpracy. Co ważniejsze, przy istotnej poprawie jakości i wydajności procesów wewnętrznych Spółka realizuje plan wzrostu przychodów o 20 proc. rocznie bez potrzeby rekrutacji dodatkowych specjalistów w obszarze back-office.

– Jeszcze lepszymi rezultatami może pochwalić się duża spółka z branży TSL, gdzie rozwiązania BPO pomogły wygenerować oszczędności liczone w milionach złotych rocznie oraz poprawę cash-flow liczoną w dziesiątkach milionów złotych – dodaje Dariusz Brzeziński.

Kryzys w branży TSL – BPO oferuje konkretne rozwiązania

Jak wynika z badania ManpowerGroup co trzecia firma z sektora logistyczno-transportowego planuje zwolnienia pracowników w drugim kwartale tego roku. Zdaniem naszego dyrektora centrum BPO, Dariusza Brzezińskiego, branża TSL powinna szukać nie tylko oszczędności, ale też stawiać na nowoczesne rozwiązania biznesowe.

Według raportu „Barometr ManpowerGroup Perspektywy Zatrudnienia” od kwietnia do czerwca tego roku aż 34 proc. firm z branży TSL zapowiada konieczność redukcji zatrudnienia. Jak ocenili autorzy raportu „plany rekrutacyjne firm z branży transportu, logistyki & motoryzacji są zdecydowanie mniej optymistyczne niż dotychczas”.

Wyzwania, przed jakimi staje branża TSL to m.in. niestabilna sytuacja geopolityczna, trwająca już kilkanaście miesięcy stagnacja i nadal słabe perspektywy gospodarcze w dużej części krajów UE, szczególnie w największej w Europie gospodarce niemieckiej, blokady granic i strajki doprowadziły do wyższych stawek w transporcie drogowym, obawy o utratę płynności finansowej, wzrost liczby windykacji firm z branży TSL, zmiany przepisów wewnątrzunijnych oraz z państwami trzecimi, do których trzeba się dostosować, zmiany w podejściu importerów europejskich, którzy zaczynają unikać Polski jako hubu przeładunkowego, zyskują porty w Koprze i Trieście.

– Niespokojna rzeczywistość stała się normą dla branży TSL, dlatego firmy powinny wykorzystywać te narzędzia biznesowe, które dają im elastyczność i oszczędności. Outsourcing procesów biznesowych pozwala w przypadku firm średnich i dużych na oszczędności kosztowe sięgające milionów złotych rocznie a poprawa cash-flow i uwolnienie środków finansowych na dalszy rozwój jest liczona w dziesiątkach milionów – mówi Dariusz Brzeziński, dyrektor zarządzający centrum BPO w Meritoros, który w ramach BPO Champions pomógł w skutecznej transformacji biznesowej jednemu z największych podmiotów w Polsce w sektorze TSL – Omida Group.

Skalowanie organizacyjne – jak robią to liderzy rynkowi?

Podziwiając firmy, które osiągnęły ponadprzeciętny sukces w skali globalnej, często nie zdajemy sobie sprawy, że o sukcesie nie decyduje tylko innowacyjny produkt lub technologia ale umiejętność zbudowania trwałe wygrywającej organizacji i skalowania biznesu. 

Większość światowych liderów, którzy osiągnęli i potrafią utrzymać pozycję lidera rynkowego może pochwalić się wysoce konkurencyjnymi rozwiązaniami w zakresie organizacji procesów wewnętrznych oraz pozyskiwania i budowania unikalnych kompetencji ludzkich. Ważnym wyborem strategicznym jest też, które kompetencje budować w firmie (tzw. kluczowe kompetencje), a które umiejętnie pozyskiwać z zewnątrz w modelu outsourcingu. 65% największych firm amerykańskich (z listy Fortune 500) korzysta z outsourcingu swoich procesów back-officowych. Dla wielu z nich jest to element przewagi konkurencyjnej. Dane z rynku międzynarodowego wskazują, że firmy korzystające z outsourcingu mają trzykrotnie większe szanse na osiągnięcie pozycji lidera rynkowego niż firmy, które go nie stosują. Coraz częściej duże firmy polskie idą śladem liderów globalnych, stąd popyt na te usługi szybko rośnie- także ze strony firm polskich. 

Odpowiednia konfiguracja procesów back-office’owych powinna wynikać z właściwej strategii rozwoju firmy, opartej na jasnej decyzji – które kluczowe procesy zachować w firmie, a które przekazać do outsourcingu. 

Warto skorzystać przy tym z doświadczeń firm, które dzięki wygrywającej strategii stały się liderami rynkowymi. Doskonale jest to realizowane dzięki jednej z najbardziej skutecznych międzynarodowych metodyk z zakresu zarządzania – „Growing Pains” (Wyzwania wzrostu), autorstwa profesora Erica Flamholtza, która jest stosowana z powodzeniem przez tysiące firm na wszystkich kontynentach. 

Doświadczenie liderów rynkowych z rynku amerykańskiego i zachodnioeuropejskiego (takich jak np. Starbucks czy Allianz) okazały się niezmiernie pożyteczne w budowaniu wygrywających firm w Polsce. Jak wynika z danych Inventity Foundation, która doradza polskim firmom w tym zakresie, z narzędziami zetknęło się już ponad 900 polskich firm. Wiele z tych firm zbudowało skuteczne modele zarządzania i systemy operacyjne, oparte w części na rozwiązaniach związanych z outsourcingiem, co pozwoliło im uwolnić potencjał do przyspieszonego wzrostu i skalowania swoich firm w tempie wielokrotnie wyższym niż średnia w ich branży. Dzięki umiejętnemu skalowaniu, w oparciu o jasno sformułowaną strategię, oraz zbudowaniu wygrywającego modelu organizacyjnego i kluczowym przesądzeniom, co do outsourcingu wybranych procesów powstało wiele wybitnych firm. Wg dostępnych danych, firmy korzystające z tej ścieżki potrafiły zwiększyć przychody i zyski średnio w granicach 5 do 8 razy w przeciągu 3-5 lat.  

Podsumowując, dzięki metodyce Growing Pains można w ekspresowym tempie i z dużą dozą pewności zbudować strategię rozwoju firmy oraz zaprojektować kluczowe procesy w firmie. Na tej podstawie można podjąć racjonalną decyzję o outsourcingu części z nich do podmiotu zewnętrznego i wyliczyć związane z tym korzyści, które mogą wielokrotnie zwiększyć potencjał do szybkiego i rentownego wzrostu. Praktyka współpracy przy takich projektach funkcjonująca w Meritoros BPO wspiera wielu polskich liderów w transformacji biznesowej i outsourcingu procesów wsparcia (“back office) co pozwala na ponadprzeciętne skalowanie ich organizacji. 

Polskie firmy cierpią z powodu braku specjalistów. Co piąta nie ma kogo zatrudnić

Aż w 21 proc. polskich firm brakuje specjalistów, potrzebnych do realizacji celów biznesowych. Problemem jest też duża rotacja na najważniejszych stanowiskach.

Dane o rynku pracy podaje najnowszy „Raport płacowy” Hays Poland – wynika z niego, że prawie połowa przedsiębiorstw zauważa brak dostępnych specjalistów i menedżerów, w co piątej już jest ich za mało. – W tej sytuacji firmy, zamiast skupić się na trudnej i kosztownej rekrutacji, powinny szukać części z kompetencji na zewnątrz, na przykład w centrach outsourcingu. Inaczej z powodu braku specjalistów będą miały duże problemy – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA, jednej z największych niezależnych polskich firm oferujących usługi outsourcingu księgowości oraz innych procesów biznesowych.

Brak specjalistów na polskim rynku pracy

Na rynku brakuje przede wszystkim specjalistów IT, sprzedaży oraz menadżerów zarządzających zespołami i procesami. Trudno również znaleźć księgowych oraz pracowników działów obsługi klienta i logistyki. Według raportu Hays Poland, firmy „jako najbardziej potrzebne umiejętności wskazują te związane z zarządzaniem zespołem (48 proc.), cyfrowe oraz sprzedażowe (po 37 proc.). Co najgorsze, brak odpowiedniej kadry specjalistów zagraża realizacji celów biznesowych. Wiele firm nie będzie w stanie wykorzystać spodziewanego ożywienia gospodarczego. Z powodu braku specjalistów będą miały również problemy z poradzeniem sobie z transformacją cyfrową i energetyczną.

– To jest moment, w którym przedsiębiorstwa powinny skupić się na strategicznych obszarach biznesu. Każda rekrutacja jest trudna, więc lepiej cześć usług zlecić centrom outsourcingu. A rekrutować tylko kluczowych specjalistów w obszarach, od których zależy przewaga rynkowa – mówi Maciej Parszczak.

Outsourcing procesów biznesowych – co to takiego?

Outsourcing procesów biznesowych (ang. Business Process Outsourcing – BPO) to strategia polegająca na zlecaniu wybranych procesów biznesowych firmom zewnętrznym, które specjalizują się w ich realizacji. BPO jest wykorzystywany przez światowych liderów. W Polsce dotychczas brakowało jednak oferty skierowanej do dużych i średnich polskich firm, dostosowanych do skali działania oraz ich możliwości finansowych.

– Tymczasem pracownicy centrów BPO mają specjalistyczną wiedzę, szczególnie w procesach wsparcia i technologii, potrzebną do realizacji celów. Zamiast walczyć o brakujących na rynku pracowników, warto wykorzystać możliwości centrów BPO, żeby skupić się na rozwoju oraz ekspansji i rzucić rękawicę konkurencji z Zachodu – mówi prezes Meritoros SA, firmy świadczącej kompleksowe usługi outsourcingu dla małych, średnich i dużych firm. Samodzielne budowanie kompetencji w wąskich specjalizacjach może być nieopłacalne w dobie rewolucyjnych zmian technologicznych i zmieniającego się szybko otoczenia prawnego i podatkowego.

Zewnętrzna księgowość a oszczędności

Dzięki nowoczesnej technologii i dużej skali obsługiwanych operacji oszczędności wynikające z BPO wynoszą 20 proc. i więcej. – Taki efekt można uzyskać w porównaniu do wewnętrznych działów księgowych – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA. Korzyści – poza oszczędnościami – jakie płyną z outsourcingu procesów biznesowych to przede wszystkim:

– Dane z rynku międzynarodowego wskazują, że firmy korzystające z BPO mają trzykrotnie większe szanse na osiągnięcie pozycji lidera rynkowego niż firmy, które go nie stosują – mówi Maciej Paraszczak.

Firmy księgowe inwestują w cyfryzację. To odpowiedź na brak specjalistów

Rośnie zapotrzebowanie na usługi księgowe, a specjalistów na rynku brakuje. Dlatego firmy księgowe inwestują w automatyzację i cyfryzację procesów. – Pozwala to zapewnić efektywną obsługę klientów, a jednocześnie ograniczyć wzrost kosztów – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA, firmy świadczącej kompleksowe usługi outsourcingu dla małych, średnich i dużych firm.

Według raportu „Globalne trendy talentów w rachunkowości 2023” przygotowanego przez ACCA (Association of Chartered Certified Accountants) do 2025 r. rynek usług księgowych urośnie o 10 proc. Potwierdzają to dane GUS – w Polsce w ciągu ostatnich 5 lat liczba podmiotów świadczących usługi rachunkowo-księgowe wzrosła o 15 proc., co świadczy o rosnącym popycie na te usługi.

Automatyzacja księgowa w firmie 

Jak wynika z badań firm konsultingowych, ponad 40 proc. procesów księgowych można zautomatyzować, a w niektórych dużych organizacjach aż 85 proc. zadań może być kompletnie lub częściowo zautomatyzowanych. „Roboty nie zabiorą pracy księgowym, ale rewolucyjnie zmienią ich pracę. Technologia, w tym robotyzacja, pozwoli księgowym […] przewidywać wyzwania podatkowe i księgowe w przyszłości. […] W efekcie rośnie poziom zadowolenia klientów, którym taka firma dostarcza usługę szybciej i jest ona lepszej jakości” – czytamy w raporcie EY „Robot w służbie księgowości”.

– Automatyzacja, robotyzacja i wykorzystanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji pozwalają nie tylko zwiększyć efektywność pracy, ale także wprowadzić nowe usługi – mówi Maciej Paraszczak.

Brak wykwalifikowanych księgowych 

Rosnące zapotrzebowanie na usługi księgowe, przy jednoczesnym braku specjalistów, stawia przed całą branżą poważne wyzwania. Raport TAX-NET wskazuje, że 65 proc. polskich firm korzysta z usług księgowych. Jednocześnie branża zmaga się z niedoborem wykwalifikowanych pracowników, co potwierdza kwartalny raport giełdowy firmy Abak. Wynika z niego, że głównym czynnikiem wzrostu kosztów pozostawały wynagrodzenia, które w analizowanym okresie wzrosły o 12 proc. rok do roku. Wpływa to na wzrost kosztów operacyjnych.

– Niedobór specjalistów i rosnące koszty wynagrodzeń wymuszają poszukiwanie nowych rozwiązań technologicznych – wyjaśnia Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA.

Cyfryzacja w polskich firmach 

Warto zauważyć, że trend cyfryzacji wpisuje się w szerszy kontekst transformacji cyfrowej polskiej gospodarki. Według raportu Banku Światowego, Polska plasuje się na 24. miejscu spośród 27 państw członkowskich Unii Europejskiej w Indeksie Gospodarki Cyfrowej i Społeczeństwa Cyfrowego (DESI) w 2022 roku.

Tylko 40 proc. polskich przedsiębiorstw ma co najmniej podstawowy poziom intensywności cyfrowej, a jedynie 13 proc. przedsiębiorstw korzysta z e-faktur, w porównaniu z 32 proc. w UE. Pokazuje to, że sektor księgowy może być liderem w adopcji nowych technologii, wyprzedzając ogólny trend cyfryzacji w kraju.

Cyfryzacja i automatyzacja pozwalają uniknąć błędów

Meritoros wykorzystuje zaawansowane roboty programowe (czyli specjalne oprogramowanie), które nie tylko sprawdzają poprawność dokumentów i wysyłają przypomnienia do klientów, ale także przeprowadzają kompleksowe audyty.

– Nasze rozwiązania pozwalają uniknąć potencjalnych błędów, jednocześnie znacząco przyspieszając procesy księgowe. Firmy z branży muszą inwestować w cyfryzację i automatyzację, bo tylko tak sprostają rosnącym oczekiwaniom i potrzebom klientów – podkreśla Maciej Paraszczak.

Otworzyliśmy centrum BPO dla polskich średnich i dużych firm

BPO (Business Process Outsourcing, outsourcing procesów biznesowych) pozwala skupić się firmom na strategicznych zadaniach, dostosować do zmieniających się wymagań rynkowych i przyspieszyć rozwój. Dane z rynku międzynarodowego wskazują, że firmy korzystające z BPO mają trzykrotnie większe szanse na osiągnięcie pozycji lidera rynkowego niż firmy, które go nie stosują. Coraz częściej duże polskie firmy idą śladem liderów globalnych i popyt na te usługi szybko rośnie.

Właśnie dlatego otworzyliśmy centrum BPO, na czele którego stoi Dariusz Brzeziński. Jest ekspertem w tym segmencie rynku, m.in. jako dyrektor operacyjny Capgemini współtworzył od zera centrum usług francuskiego koncernu w Polsce.

Nasze centrum BPO wyspecjalizowane jest w obsłudze większych przedsiębiorstw, które świadczy usługi księgowe, administracji kadrowo–płacowej, analizy i optymalizacji procesów wsparcia (back–office) oraz również usługi IT i transformacji cyfrowej. Docelowo będzie w nim zatrudnionych kilkuset wysoko wykwalifikowanych specjalistów.

BPO to nawet 20 proc. oszczędności dla firm. Kto może skorzystać z outsourcingu procesów biznesowych

BPO (Business Process Outsourcing) umożliwia redukcję kosztów i szybszy rozwój firm. Popularne na świecie rozwiązanie stosowane przez duże korporacje może przynieść korzyści również małym i średnim przedsiębiorstwom.  

Co to jest BPO?

BPO, czyli Business Process Outsourcing to strategia polegająca na zlecaniu wybranych procesów biznesowych firmom zewnętrznym, które specjalizują się w ich realizacji. Dzięki BPO firmy mogą skoncentrować się na kluczowych obszarach działalności, obniżając jednocześnie koszty operacyjne i zwiększając efektywność. BPO pozwala na dostęp do specjalistycznej wiedzy i technologii, co sprzyja innowacjom i lepszej jakości usług.

– Oczywistą korzyścią z outsourcingu procesów biznesowych są oszczędności. Bezpiecznie można założyć, że wynoszą one co najmniej 20 proc. Ale równie ważna jest możliwość skorzystania z know-how specjalistów z centrum BPO, usprawnienie procesów i uwolnienie czasu kadry zarządzającej, by firma mogła skupić się na rozwoju – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA, firmy świadczącej kompleksowe usługi outsourcingu dla małych, średnich i dużych firm.

Kto może stosować outsourcing?

Outsourcing procesów biznesowych może być wprowadzany w firmach zatrudniających powyżej 10 osób. To firmy z zadaniami, które można delegować na zewnątrz, a nieposiadające funduszy na zatrudnienie specjalisty na etacie.

Usługi centrów BPO to forma outsourcingu korzystna dla firm o odpowiedniej skali działania. – Małe przedsiębiorstwa mogą oczywiście zlecać usługi na zewnątrz. Na przykład korzystając z usług biura rachunkowego czy wsparcia firmy IT. Ale centra outsourcingu procesów biznesowych oferują usługi dla dużych firm – tłumaczy Maciej Paraszczak. W ich przypadku oszczędności są oczywiście niezwykle ważne, ale kluczowe są też dodatkowe korzyści z outsourcingu, wynikające z usprawnienia procesów i zwiększenia efektywności.

BPO w firmie: jakich działów może dotyczyć?

Centra Business Process Outsourcingu zapewniają najczęściej zewnętrzną obsługę:

Dodatkową wartością dla firm korzystających z usług BPO jest możliwość skorzystania z wiedzy specjalistów, których brakuje na rynku.

– W metropoliach zatrudnienie odpowiedniego specjalisty jest bardzo kosztowne. W mniejszych ośrodkach często takich specjalistów po prostu brakuje. Poza tym w dobie rewolucyjnych zmian technologicznych i zmieniającego się szybko otoczenia prawnego i podatkowego samodzielne budowanie kompetencji w wąskich specjalizacjach może być zbyt kosztowne i po prostu nieopłacalne – dodaje Maciej Paraszczak.

Tak wprowadzisz BPO w firmie

Aby skutecznie wprowadzić usługi BPO w firmie, należy najpierw przeprowadzić dokładną analizę procesów, które można wydzielić na zewnątrz. Następnie wybrać odpowiedniego dostawcę usług poprzez szczegółowy proces due diligence, wynegocjować korzystny kontrakt określający standardy jakości i KPI, przygotować zespół do zmian poprzez szkolenia i warsztaty oraz zaplanować etapowe przeniesienie procesów z zachowaniem ciągłości operacyjnej. Kolejny etap to wdrożenie systemów do zarządzania i monitorowania usług outsourcingowych, a na koniec należy ustanowić jasne protokoły komunikacji i raportowania między firmą a dostawcą BPO.

– BPO pozwala firmom zmniejszyć koszty, uwolnić czas i potencjał kluczowych menedżerów i skupić się na ekspansji rynkowej i rozwoju. Umożliwia też odciążenie zespołu, przez co pracownicy mogą skoncentrować się na kluczowych wyzwaniach strategicznych, bo część zadań o charakterze operacyjnym powierzona zostaje specjalistom zewnętrznym – mówi Maciej Paraszczak.

Oszczędności dla firm wynikające z BPO

Dzięki nowoczesnej technologii i dużej skali obsługiwanych operacji oszczędności wynikające z BPO wynoszą 20 proc. i więcej. – Taki efekt można uzyskać w porównaniu do wewnętrznych działów księgowych i prowadzenia spraw kadrowo-płacowych wewnętrznie – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA, ekspert do spraw BPO.

Korzyści – poza oszczędnościami – jakie płyną z outsourcingu procesów biznesowych to przede wszystkim:

– Na Zachodzie BPO jest niezwykle popularne, w Polsce była luka na tego typu usługi, dlatego sektor rośnie dynamicznie z roku na rok. Dane z rynku międzynarodowego wskazują, że firmy korzystające z BPO mają trzykrotnie większe szanse na osiągnięcie pozycji lidera rynkowego niż firmy, które go nie stosują – mówi Maciej Paraszczak.

Przykład efektów współpracy z centrum BPO

Z usług centrum BPO skorzystała spółka produkcyjna o obrocie na poziomie 300 mln zł rocznie. W jej przypadku problemem była efektywność i jakość procesów wewnętrznych oraz zbyt wysokie koszty operacyjne. Firma zdecydowała się na outsourcing księgowości, kadr i płac, administracji oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i skutecznej windykacji. W efekcie przedsiębiorstwo zaoszczędziło 1 mln zł na kosztach pracowniczych. Czas obiegu dokumentów uległ skróceniu o połowę. Poprawił się również cash-flow – o 10 mln zł w pierwszym roku i kolejne 10 mln zł w drugim roku współpracy.

– Niezwykle ważny był też pozytywny wpływ na rozwój spółki. Realizuje ona plan wzrostu przychodów o 20 proc. rocznie bez potrzeby rekrutacji dodatkowych specjalistów w obszarze back-office – mówi Maciej Paraszczak.

BPO – jedna z najbardziej konkurencyjnych branż polskiej gospodarki

BPO, czyli Business Process Outsourcing jest jedną z najmłodszych – a zarazem najdynamiczniej rozwijających się branż polskiej gospodarki. Niedługo będzie świętować swoje 25-lecie na rynku polskim. W Polsce powszechnie używa się określenia Outsourcing Procesów Biznesowych. Firmy świadczące tego typu usługi przejmują od swoich klientów część ich procesów biznesowych i są odpowiedzialne za dostarczenie klientowi rezultatów i parametrów wykonywanego procesu.

Na przestrzeni ostatnich lat branża BPO oraz pokrewne branże SSC (centra usług wspólnych dużych koncernów zagranicznych) i ITO (outsourcing procesów IT) rosły w Polsce w tempie dwucyfrowym i obecnie zatrudniają ponad 450 000 pracowników. Są motorem napędowym jeśli chodzi o zatrudnienie i nowo powstające powierzchnie biurowe we wszystkich głównych miastach w Polsce (przodują trzy największe ośrodki: Kraków, Warszawa i Wrocław – dwa pierwsze z nich zatrudniające po blisko 100 000 specjalistów).

Nowoczesne usługi biznesowe są świadczone głównie na rzecz globalnych koncernów – wartość polskiego eksportu przekroczyła 30 mld USD w 2022 r. co stawia je w czołówce polskich branż nastawionych na eksport. Przykładowo, tradycyjnie uznawane za „lokomotywy” polskiego eksportu branże produkcyjne, takie jak np. branża meblarska, stolarka okien i drzwi, segmenty branży spożywczej notują eksport na kilkukrotnie niższym poziomie. Nowoczesne usługi biznesowe są też branżą wysoce konkurencyjną, z reguły Polska plasuje się w pierwszej „piątce” najbardziej atrakcyjnych krajów do lokalizacji nowoczesnych usług biznesowych, szczególnie w obszarze usług technologicznych (np. digital contact center, digital & ITO delivery).

Skąd taki rozwój? Wynika on z prostoty działania i dużych korzyści korzystania z outsourcingu. Dzięki outsourcingowi firmy osiągają znaczące oszczędności kosztów i przewagę strategiczną. Firma przekazująca część swoich procesów do BPO ma zapewniony poziom funkcjonowania tych procesów na wysokim poziomie i może skoncentrować się na kluczowych z jej punktu widzenia procesach, które uważa za strategiczne, głównie związanych z produktami, rozwojem na rynku i obsługą klienta. Procesy przekazywane do outsourcingu są uważane za mniej kluczowe dla realizacji strategii Firmy i jej ekspansji rynkowej. Najczęściej outsourcing dotyczy procesów finansowo-księgowych, administracji płacowo-kadrowej, IT, obiegu dokumentów i innych procesów wsparcia (tzw. Back Office).

Tym samym, decyzja o outsourcingu bywa często wyborem strategicznym firmy i wynika bezpośrednio z przyjętej strategii określającej jakie funkcje i procesy są kluczowe dla wygrania na rynku, rozwoju biznesu i sposobu konkurowania.

W zasadzie, większość światowych liderów stosuje jakąś formę outsourcingu procesów biznesowych jako element swojej strategii. 65% największych firm amerykańskich (z listy Fortune 500) korzysta z outsourcingu swoich procesów back-officowych. Dla wielu z nich jest to element przewagi konkurencyjnej. Dane z rynku międzynarodowego wskazują, że firmy korzystające z BPO mają trzykrotnie większe szanse na osiągnięcie pozycji lidera rynkowego niż firmy które go nie stosują. Coraz częściej duże firmy polskie idą śladem liderów globalnych, stąd popyt na te usługi szybko rośnie – także ze strony firm polskich.

Sumarycznie, nie tylko w Polsce sektor ten rozwija się dynamicznie – prognozy organizacji branżowej ABSL wskazują, że w najbliższych latach globalna skala sektora BPO będzie rosła w tempie 9.4% rocznie (z 261.9 mld USD w 2023 r do 525,2 mld USD w 2030 r.).