Meritoros

Wakacje składkowe ZUS 2026. Kto może skorzystać i o czym trzeba pamiętać?

Wakacje składkowe ZUS 2026 to ulga dla mikroprzedsiębiorców wpisanych do CEIDG, pozwalająca raz w roku na zwolnienie z opłacania wybranych składek ZUS za jeden wskazany miesiąc, przy zachowaniu ciągłości ubezpieczenia. Prawo do ulgi obowiązuje wyłącznie w danym roku kalendarzowym, a jeśli przedsiębiorca nie wykorzysta wakacji składkowych w 2026 r., nie przeniesie tego uprawnienia na rok 2027.

Na czym polegają wakacje składkowe?

W ramach wakacji składkowych przedsiębiorca może raz w roku zostać zwolniony z obowiązku opłacania za siebie składek na:

Składki te za przedsiębiorcę finansowane są z budżetu państwa.

Wakacje składkowe nie obejmują składki zdrowotnej, nawet w miesiącu objętym ulgą przedsiębiorca nadal ma obowiązek jej opłacenia.

Kto może skorzystać z wakacji składkowych w 2026 roku?

Ulga została skierowana do mikroprzedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG.

Prawo do zwolnienia przysługuje przedsiębiorcom, którzy spełniają określone warunki ustawowe.

Limit liczby ubezpieczonych

W miesiącu poprzedzającym złożenie wniosku przedsiębiorca musi mieć zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych maksymalnie 10 osób, licząc również siebie. Z ulgi mogą więc korzystać zarówno osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i firmy zatrudniające niewielką liczbę pracowników czy zleceniobiorców.

Limit przychodów

Przedsiębiorca powinien spełniać również kryterium przychodowe.

Warunek jest spełniony, jeżeli:

Zakaz świadczenia usług dla byłego pracodawcy

Z ulgi nie skorzystają osoby wykonujące działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, jeśli zakres wykonywanych usług odpowiada czynnościom realizowanym wcześniej w ramach stosunku pracy.

Podleganie ubezpieczeniom społecznym

Warunkiem jest również podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej w miesiącu poprzedzającym złożenie wniosku.

Wakacje składkowe a forma opodatkowania

Zwolnienie nie jest uzależnione od sposobu rozliczania podatku dochodowego.

Z ulgi mogą korzystać przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz kartą podatkową.

Pomoc de minimis nadal ma znaczenie

Wakacje składkowe stanowią pomoc de minimis.

Przedsiębiorca składający wniosek musi posiadać dostępny limit pomocy de minimis w wysokości co najmniej odpowiadającej kwocie składek objętych zwolnieniem. W przypadku podmiotów korzystających już wcześniej z różnych form wsparcia publicznego warto zweryfikować ten limit przed złożeniem wniosku.

Jak złożyć wniosek o wakacje składkowe?

  1. Złóż wniosek RWS wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem platformy eZUS.
  2. Wyślij dokument z konta płatnika składek (może to zrobić przedsiębiorca lub jego pełnomocnik).
  3. Dotrzymaj terminu: wniosek należy złożyć w miesiącu poprzedzającym miesiąc, za który przedsiębiorca chce otrzymać zwolnienie. Nie ma możliwości uzyskania zwolnienia wstecz.

Przykład: jeżeli przedsiębiorca chce skorzystać z wakacji składkowych za grudzień 2026 r., wniosek RWS powinien zostać złożony najpóźniej w listopadzie 2026 r.

O czym przedsiębiorcy najczęściej zapominają?

W praktyce największym błędem nie jest nieprawidłowe wypełnienie wniosku, ale całkowite pominięcie ulgi. Wielu przedsiębiorców korzystało z wakacji składkowych w 2024 r. lub 2025 r., a następnie zakłada, że przypomni sobie o nich pod koniec roku. Tymczasem złożenie wniosku wymaga zachowania odpowiedniego terminu, a samo uprawnienie nie przechodzi na kolejny rok. Jeżeli przedsiębiorca nie złoży wniosku o zwolnienie w 2026 r., utraci możliwość wykorzystania wakacji składkowych za ten rok.

Wspólnicy spółek cywilnych a wakacje składkowe

Prawo do wakacji składkowych mają także wspólnicy spółek cywilnych. Wniosek powinien zostać złożony z indywidualnego konta płatnika wspólnika w eZUS, a nie z konta samej spółki.

Jak rozliczyć wakacje składkowe w dokumentach ZUS?

Korzystanie ze zwolnienia nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku prawidłowego rozliczenia dokumentów ubezpieczeniowych. W deklaracjach ZUS stosowane są specjalne kody tytułów ubezpieczenia:

KodKogo dotyczy
05 14Przedsiębiorcy opłacający standardowy ZUS
05 74Przedsiębiorcy korzystający z preferencyjnych składek
05 94Przedsiębiorcy korzystający z ulgi Mały ZUS Plus

W miesiącu objętym zwolnieniem należy przekazać odpowiednie raporty ZUS RCA oraz deklarację ZUS DRA uwzględniającą składki finansowane przez budżet państwa oraz składkę zdrowotną opłacaną przez przedsiębiorcę.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wakacje składkowe obejmują składkę zdrowotną?
Nie. Wakacje składkowe zwalniają z opłacania składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe, dobrowolne chorobowe, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Składka zdrowotna musi być opłacona za każdy miesiąc, także ten objęty ulgą.

Czy niewykorzystane wakacje składkowe przechodzą na kolejny rok?
Nie. Prawo do ulgi przysługuje wyłącznie w danym roku kalendarzowym. Jeśli przedsiębiorca nie złoży wniosku o wakacje składkowe w 2026 r., utraci tę możliwość bezpowrotnie — nie przeniesie jej na 2027 r.

Do kiedy trzeba złożyć wniosek RWS za grudzień 2026 r.?
Wniosek należy złożyć najpóźniej w listopadzie 2026 r., ponieważ dokument RWS składa się w miesiącu poprzedzającym miesiąc objęty zwolnieniem. Nie ma możliwości uzyskania zwolnienia wstecz.

Czy wspólnicy spółek cywilnych mogą skorzystać z wakacji składkowych?
Tak. Wspólnicy spółek cywilnych mają prawo do tej ulgi, ale wniosek musi zostać złożony z indywidualnego konta płatnika wspólnika w eZUS, a nie z konta spółki.

Czy forma opodatkowania wpływa na prawo do ulgi?
Nie. Z wakacji składkowych mogą korzystać przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oraz kartą podatkową.

Fundacja rodzinna w 2026 roku: co zmieniło się po trzech latach obowiązywania przepisów

Fundacja rodzinna funkcjonuje w polskim prawie od maja 2023 roku. Po ponad trzech latach warto sprawdzić nie tylko to, jakie korzyści realnie daje właścicielom firm, ale też co zmieniło się w międzyczasie w przepisach, bo akurat w 2026 roku wydarzyło się w tym temacie więcej niż w poprzednich latach.

Czym jest fundacja rodzinna

Fundacja rodzinna to odrębna osoba prawna, której zadaniem jest gromadzenie majątku rodzinnego, zarządzanie nim oraz wypłacanie świadczeń wskazanym przez fundatora beneficjentom. Fundator może wnieść do niej między innymi udziały i akcje spółek, nieruchomości, środki pieniężne, obligacje oraz inne instrumenty finansowe. Majątek jest następnie zarządzany zgodnie z zasadami określonymi w statucie, a beneficjenci otrzymują świadczenia zgodnie z wolą fundatora.

Jaki problem rozwiązuje fundacja rodzinna

W firmach rodzinnych najtrudniejszy moment zwykle nie następuje w trakcie działalności, tylko w chwili, gdy właściciel odchodzi na emeryturę albo umiera. Spadkobiercy często mają różne wizje rozwoju firmy, a część z nich w ogóle nie jest zainteresowana jej prowadzeniem. Bez odpowiedniej struktury prowadzi to do podziału majątku między spadkobierców, co w praktyce oznacza rozdrobnienie firmy albo konflikt w rodzinie.

Fundacja rodzinna pozwala oddzielić własność majątku od bieżącego zarządzania biznesem. Majątek pozostaje w strukturze fundacji i nie podlega automatycznemu podziałowi spadkowemu, dzięki czemu można zachować kontrolę nad firmą, zabezpieczyć interesy rodziny i zapewnić ciągłość działalności przedsiębiorstwa niezależnie od tego, co dzieje się na poziomie pokoleniowym.

Najważniejsze korzyści w praktyce

Uporządkowana sukcesja jest głównym powodem, dla którego przedsiębiorcy w ogóle sięgają po fundację rodzinną. Fundator sam określa zasady zarządzania majątkiem i sposób przekazywania świadczeń beneficjentom, dzięki czemu przyszłość firmy nie zależy wyłącznie od zasad dziedziczenia ustawowego.

Z uporządkowaniem sukcesji idzie w parze ochrona majątku przed rozdrobnieniem. Skonsolidowanie udziałów, nieruchomości i innych aktywów w jednym podmiocie ułatwia ich długoterminowe zarządzanie, co ma szczególne znaczenie dla rodzin posiadających kilka spółek lub znaczny majątek inwestycyjny.

Fundacja rodzinna może też inwestować zgromadzony majątek zgodnie z przyjętą strategią, więc aktywa pracują na rzecz kolejnych pokoleń, a nie tylko czekają na formalne przekazanie spadkobiercom.

Dodatkowym argumentem są preferencje podatkowe. Wniesienie majątku do fundacji jest neutralne podatkowo, a sama fundacja co do zasady korzysta ze zwolnienia z CIT od dochodów uzyskiwanych w ramach dozwolonej działalności. Podatek w wysokości 15% CIT pojawia się dopiero w momencie wypłaty świadczeń beneficjentom lub przy likwidacji fundacji, a świadczenia dla najbliższej rodziny fundatora, czyli tzw. grupy zero, są dodatkowo zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych. Warto pamiętać, że prowadzenie przez fundację działalności wykraczającej poza dozwolony zakres oznacza sankcyjną stawkę 25% CIT.

Co zmieniło się (a co nie) w 2026 roku

Ustawa o fundacji rodzinnej od początku zakładała przegląd jej funkcjonowania po trzech latach obowiązywania, więc rok 2026 z założenia miał być momentem podsumowań. W praktyce okazał się bardziej burzliwy, niż zakładano.

Pod koniec listopada 2025 roku Prezydent RP zawetował nowelizację ustawy o CIT, która od 1 stycznia 2026 roku miała zaostrzyć zasady opodatkowania fundacji rodzinnych. W efekcie tego weta w 2026 roku nadal obowiązują dotychczasowe, korzystne zasady opodatkowania fundacji, bez trzyletniego lock-upu i bez nowych ograniczeń.

Odrzucona nowelizacja zakładała między innymi trzyletni okres karencji (lock-up) na sprzedaż wniesionego majątku oraz ograniczenie zwolnień dla części przychodów z najmu. Zapowiedziany ustawowo przegląd funkcjonowania przepisów został przedstawiony przez rząd w czerwcu 2026 roku i zapowiada dalsze prace legislacyjne, w tym możliwą przebudowę modelu opodatkowania fundacji. Na ten moment są to jednak propozycje kierunkowe, a nie obowiązujące normy prawne.

Dla właścicieli firm oznacza to dwie rzeczy naraz: bieżące zasady pozostają korzystne, ale projektując strukturę fundacji, warto uwzględniać perspektywę zmian w kolejnych latach, a nie tylko stan prawny na dziś.

Kiedy fundacja rodzinna może nie być najlepszym rozwiązaniem

Fundacja rodzinna nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. Jej utworzenie i bieżące prowadzenie wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego, prawnego i księgowego, więc nie zawsze będzie opłacalna dla właścicieli małych firm albo przedsiębiorców bez znaczącego majątku do zabezpieczenia.

Przed podjęciem decyzji warto rzetelnie ocenić wartość majątku planowanego do wniesienia, strukturę rodziny i krąg potencjalnych beneficjentów, faktyczne cele sukcesyjne oraz koszty bieżącej obsługi prawnej, podatkowej i księgowej. To właśnie ten ostatni punkt bywa najczęściej niedoszacowany na etapie planowania.

Obowiązki księgowe fundacji rodzinnej

Fundacja rodzinna nie jest wyłącznie narzędziem sukcesyjnym. To pełnoprawny podmiot, który musi prowadzić księgi rachunkowe, sporządzać sprawozdania finansowe, realizować obowiązki podatkowe oraz przygotowywać raporty zarządcze i dokumentację księgową na bieżąco. Z tego powodu coraz więcej fundacji korzysta ze wsparcia biur rachunkowych, które mają już doświadczenie w obsłudze tego konkretnego typu podmiotu, ponieważ jego rozliczenia różnią się w szczegółach od standardowej księgowości spółek. Meritoros prowadzi pełną księgowość fundacji rodzinnych, w tym bieżące raportowanie i przygotowywanie sprawozdań finansowych.

Czy fundacja rodzinna nadal się opłaca

Dla właścicieli firm, którym zależy na ochronie majątku, uporządkowaniu sukcesji i zapewnieniu ciągłości biznesu, fundacja rodzinna po ponad trzech latach funkcjonowania nadal pozostaje jednym z najbardziej dopracowanych narzędzi dostępnych w polskim systemie prawnym, a listopadowe weto utrzymało korzystne zasady opodatkowania na kolejny rok.

Nie oznacza to jednak, że sprawdzi się w każdej sytuacji. To, czy fundacja faktycznie zadziała zgodnie z zamierzeniem, zależy przede wszystkim od jakości statutu i zasad działania ustalonych na etapie planowania, a nie od samego faktu jej założenia. Błędy popełnione na tym etapie ograniczają korzyści, które fundacja miała zapewnić, dużo skuteczniej niż jakakolwiek przyszła zmiana przepisów.

Zwrot nadwyżki VAT w 2026 roku: terminy i najważniejsze pułapki

Nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, czyli VAT, o którego zwrot podatnik może wystąpić na podstawie art. 87 ustawy o VAT, jest rozliczana w kilku różnych terminach w zależności od formy zapłaty faktur, profilu sprzedaży i tego, czy urząd skarbowy zdecyduje się na dodatkową weryfikację. Od 1 lutego 2026 roku zmienił się też termin podstawowy: zamiast dotychczasowych 60 dni obowiązuje 40 dni. Poniżej zestawiamy wszystkie obowiązujące terminy oraz pułapki proceduralne, które najczęściej wydłużają oczekiwanie na zwrot albo pozbawiają prawa do terminu skróconego.

Cztery terminy zwrotu VAT obowiązujące w 2026 roku

TerminPodstawa prawnaDla kogo
40 dni (standardowy)art. 87 ust. 2 ustawy o VATKażdy podatnik, bez dodatkowych warunków, niezależnie od rodzaju zakupów, stawki VAT czy sprzedaży poza terytorium kraju
25 dni (skrócony)art. 87 ust. 6, 6a i 6b ustawy o VATPodatnicy spełniający warunki dotyczące formy zapłaty faktur
15 dniart. 87 ust. 6d-6n ustawy o VATTzw. podatnik bezgotówkowy, spełniający łącznie kilka warunków sprzedażowych i czasowych
180 dni (wydłużony), skrócenie do 60 dni po zabezpieczeniuart. 87 ust. 5a ustawy o VATPodatnicy, u których w danym okresie nie wystąpiła sprzedaż opodatkowana

Zmiana terminu podstawowego z 60 do 40 dni to najważniejsza nowość dla podatników, którzy nie spełniają warunków żadnego z terminów skróconych: zwrot następuje szybciej bez żadnych dodatkowych formalności.

Termin 25 dni: dwie różne ścieżki

Termin 25-dniowy działa na dwa sposoby, w zależności od tego, na jaki rachunek ma trafić zwrot.

Zwrot na rachunek VAT (art. 87 ust. 6a) nie wymaga spełnienia dodatkowych warunków poza samym wnioskiem o przekazanie środków na ten rachunek. To najprostsza droga do przyspieszonego zwrotu, bo mechanizm podzielonej płatności sam w sobie stanowi dla urzędu wystarczające zabezpieczenie.

Zwrot na zwykły rachunek bankowy (art. 87 ust. 6) wymaga spełnienia łącznie kilku warunków: faktury muszą być zapłacone przelewem lub ze środków z kredytu, płatności w innej formie niż przelew nie mogą łącznie przekroczyć 15 000 zł, kwota nadwyżki przeniesiona z poprzednich okresów rozliczeniowych nie może przekraczać 3 000 zł, a dowody zapłaty trzeba przedstawić naczelnikowi urzędu skarbowego.

Termin 15 dni dla podatnika bezgotówkowego

Najkrótszy termin zwrotu dotyczy tzw. podatnika bezgotówkowego i wymaga spełnienia łącznie wszystkich poniższych warunków:

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Brak choćby jednego z nich wyklucza zastosowanie terminu 15-dniowego, nawet jeśli pozostałe wskaźniki są spełnione z zapasem.

Termin wydłużony 180 dni i jego skrócenie do 60 dni

Jeśli w danym okresie rozliczeniowym podatnik nie wykazał żadnej sprzedaży opodatkowanej, urząd skarbowy zwraca nadwyżkę VAT w terminie do 180 dni. Ten termin można skrócić do 60 dni, ale wyłącznie po złożeniu zabezpieczenia majątkowego, zgodnie z art. 87 ust. 5a ustawy o VAT. To osobna, stała ścieżka, niezależna od pozostałych terminów skróconych.

Najważniejsze pułapki proceduralne

Korekta JPK_V7 restartuje bieg terminu

Złożenie korekty części deklaracyjnej JPK_V7 wykazującej zwrot powoduje, że termin zwrotu liczy się od nowa, od dnia złożenia korekty, a nie od pierwotnego wniosku. Taka korekta oznacza w praktyce utratę już wypracowanego czasu oczekiwania, dlatego przed jej złożeniem warto sprawdzić, czy błąd rzeczywiście dotyczy części deklaracyjnej, bo korekty samej części ewidencyjnej tego skutku nie wywołują.

Urząd skarbowy może wstrzymać zwrot w drodze postanowienia

Każdy z powyższych terminów, w tym 15- i 25-dniowy, może zostać przedłużony przez naczelnika urzędu skarbowego, jeśli uzna, że rozliczenie wymaga dodatkowej weryfikacji, na przykład ze względu na transakcje lub kontrahentów budzących wątpliwości. Decyzja zapada w formie postanowienia.

Zwrot trafia najpierw na zaległości

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z Ordynacji podatkowej (art. 76 i 76b), urząd skarbowy z urzędu zalicza zwrot VAT na poczet istniejących zaległości podatkowych podatnika, a dopiero pozostałą kwotę wypłaca na rachunek bankowy w obowiązującym terminie. Brak zaległości nie przyspiesza samego zwrotu, działa wyłącznie w drugą stronę: ich obecność pomniejsza kwotę, która faktycznie trafi na konto.

Kompensata a limit 15 000 zł

Przy ubieganiu się o zwrot w terminie 25 dni na zwykły rachunek bankowy praktyka rozliczeniowa traktuje kompensatę (potrącenie wzajemnych wierzytelności) ostrożnie: nie jest ona zapłatą przelewem, więc bezpieczniej wliczać ją do limitu 15 000 zł przewidzianego dla płatności w formie innej niż przelew lub kredyt. Warto zaznaczyć, że orzecznictwo sądów administracyjnych w sprawie kompensaty nie jest w pełni jednolite, dlatego przy większych kwotach rozliczanych w tej formie warto ocenić ryzyko indywidualnie, zanim złoży się wniosek o zwrot skrócony.

Faktura korygująca po złożeniu wniosku

Otrzymanie faktury korygującej już po złożeniu wniosku o zwrot nie pozbawia podatnika prawa do zwrotu. Taką korektę rozlicza się na bieżąco, w okresie, w którym została otrzymana lub w którym powinna zostać ujęta zgodnie z ogólnymi zasadami korekt, a nie wstecznie w stosunku do już złożonego wniosku.

Kiedy bezpieczniej przenieść nadwyżkę zamiast wnioskować o zwrot

Jeśli w kolejnym okresie rozliczeniowym spodziewana jest wysoka sprzedaż opodatkowana, przeniesienie nadwyżki na następny okres bywa rozwiązaniem mniej ryzykownym niż wystąpienie o zwrot. Wniosek o zwrot uruchamia możliwość czynności sprawdzających i, w razie wątpliwości urzędu, wydłużenie terminu w drodze postanowienia, podczas gdy przeniesienie nadwyżki od razu pomniejsza zobowiązanie za kolejny miesiąc bez angażowania dodatkowej procedury.

Decyzja o wyborze między zwrotem a przeniesieniem nadwyżki powinna więc wynikać z prognozy sprzedaży opodatkowanej na najbliższe miesiące, a nie wyłącznie z bieżącego salda rozliczenia VAT.

Święto w sobotę a dzień wolny: jak pracodawca powinien rozliczyć dzień wolny i czas pracy

W 2026 roku dwa dni świąteczne wypadają w sobotę: 15 sierpnia (Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny i Święto Wojska Polskiego) oraz 26 grudnia (drugi dzień Bożego Narodzenia). Dla pracodawców oznacza to obowiązek dwukrotnego obniżenia wymiaru czasu pracy, każdorazowo o 8 godzin, oraz konieczność prawidłowego wyznaczenia dnia wolnego w harmonogramach. Poniżej wyjaśniamy, jak zrobić to zgodnie z Kodeksem pracy, na jakie sytuacje szczególne zwrócić uwagę i czym różni się to rozliczenie od dnia urlopu.

Dlaczego święto w sobotę w ogóle wymaga rozliczenia

Zgodnie z art. 130 § 2 Kodeksu pracy każde święto przypadające w okresie rozliczeniowym w dniu innym niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Niedziela jest z definicji dniem ustawowo wolnym, więc świąt wypadających w niedzielę (w 2026 roku dotyczy to między innymi 5 kwietnia, 3 maja, 24 maja i 1 listopada) nie rozlicza się dodatkowo. Sobota takiej ochrony nie ma, dlatego gdy święto wypada właśnie w tym dniu, pracodawca musi zrekompensować pracownikom brakujące 8 godzin, wyznaczając inny dzień wolny od pracy w tym samym okresie rozliczeniowym.

Jak liczy się wymiar czasu pracy w miesiącu ze świętem w sobotę

Podstawowa formuła z art. 130 Kodeksu pracy wygląda następująco: liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym mnoży się przez 40 godzin, dodaje po 8 godzin za każdy pozostały dzień roboczy od poniedziałku do piątku, a następnie odejmuje 8 godzin za każde święto wypadające w dniu innym niż niedziela.

Dla dwóch świątecznych sobót w 2026 roku wygląda to tak:

MiesiącDni robocze x 8hŚwięta do odliczeniaWymiar czasu pracy
Sierpień 2026 (święto 15.08)(święto 15.08) 21 dni x 8 h = 168 h1 święto = 8 h160 h (20 dni pracy)
Grudzień 2026 (święta 24, 25, 26.12)23 dni x 8 h = 184 h3 święta = 24 h160 h (20 dni pracy)

Warto zapamiętać: w grudniu 2026 na obniżenie wymiaru składają się trzy święta, nie jedno, ponieważ od 2025 roku dniem wolnym ustawowo jest również 24 grudnia. Pracodawcy, którzy rozliczają grudzień wyłącznie w oparciu o święto przypadające w sobotę, łatwo pominą ten fakt.

Kto wyznacza dzień wolny i w jakim terminie

Termin dnia wolnego za święto ustala pracodawca, a nie pracownik. Może wziąć pod uwagę propozycję zespołu, ale decyzja i tak należy do niego. Jedyne twarde ograniczenie wynika z okresu rozliczeniowego: dzień wolny musi wypaść w tym samym okresie, w którym było święto, i nie da się go przenieść na kolejny okres.

Przy okresie rozliczeniowym obejmującym lipiec, sierpień i wrzesień dzień wolny za święto z 15 sierpnia może wypaść w dowolnym z tych trzech miesięcy. Przy okresie miesięcznym pracodawca nie ma tej swobody i musi wyznaczyć go w sierpniu. Dzień wolny może też poprzedzać samo święto, nie musi następować po nim, o ile mieści się w tym samym okresie rozliczeniowym. Pracodawca może ustalić jeden wspólny termin dla całej firmy albo różne terminy dla poszczególnych zespołów czy osób.

Dla pracowników pełnoetatowych standardem jest wyznaczenie całego dnia wolnego, a nie rozbicie go na pojedyncze godziny. Wynika to z wymogu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, który odnosi się do liczby dni, a nie tylko do sumy godzin.

Praca w równoważnym systemie czasu pracy

W systemie równoważnym obniżenie wymiaru o 8 godzin obowiązuje tak samo, ale nie musi oznaczać wyznaczenia osobnego wolnego dnia. Pracodawca może zamiast tego tak ułożyć grafik, żeby część dni robocza była dłuższa, i w ten sposób osiągnąć prawidłowy wymiar godzin w okresie rozliczeniowym. Przykładowo w sierpniu 2026 zaplanowanie 13 dni po 12 godzin i jednego dnia 4-godzinnego również daje wymagane 160 godzin.

Niepełny etat: obniżenie proporcjonalne, nie pełny dzień

Pracownicy zatrudnieni na część etatu nie otrzymują automatycznie całego dnia wolnego. Obniżenie wymiaru jest proporcjonalne do wymiaru zatrudnienia:

To częsty błąd w praktyce kadrowej: wyznaczanie pełnego dnia wolnego osobom niepełnoetatowym, co w istocie oznacza przyznanie im więcej wolnego czasu, niż nakazuje przepis.

Dzień wolny za święto to nie urlop wypoczynkowy

To rozróżnienie bywa mylące, szczególnie gdy dzień wolny wypada blisko terminu urlopu pracownika. Art. 154² § 1 Kodeksu pracy mówi wprost, że urlop przysługuje wyłącznie na dni będące dla pracownika dniami pracy. Dzień już wyznaczony jako wolny za święto dniem pracy nie jest, więc nie można na niego „nałożyć” urlopu.

Przykład: święto 26 grudnia 2026 wypada w sobotę, a pracodawca wyznacza 28 grudnia (poniedziałek) jako dzień wolny za to święto. Jeśli pracownik złoży wniosek urlopowy na okres 28-31 grudnia, urlop faktycznie obejmie tylko 29, 30 i 31 grudnia. Sam 28 grudnia pozostaje dniem wolnym wynikającym z harmonogramu, a nie dniem urlopu, więc nie obniża puli dni urlopowych pracownika.

Zwolnienie lekarskie w dniu święta i w dniu wolnym za święto

Jeśli pracownik choruje w dniu, w którym wypada święto, obowiązek obniżenia wymiaru czasu pracy pozostaje niezmieniony, a wyznaczony później dzień wolny wykorzystuje on tak jak każdy inny pracownik. Inaczej wygląda sytuacja, gdy choroba przypada w dniu już wyznaczonym jako wolny za święto: obowiązek obniżenia wymiaru został wtedy już zrealizowany, więc pracodawca nie musi wyznaczać kolejnego dnia wolnego w zamian.

Zatrudnienie rozpoczęte lub zakończone wokół daty święta

Prawo do obniżenia wymiaru czasu pracy zależy od tego, czy dana osoba pozostawała w zatrudnieniu w dniu, w którym wypadało święto. Pracownik zatrudniony 1 sierpnia 2026, a więc przed 15 sierpnia, ma prawo do obniżenia wymiaru i do dnia wolnego. Pracownik zatrudniony dopiero 17 sierpnia, już po święcie, takiego prawa nie nabywa, ponieważ w dniu święta nie był jeszcze pracownikiem tej firmy. Ta sama logika działa symetrycznie przy rozwiązywaniu umowy w okolicach daty świątecznej.

Sobota jako dzień, w którym pracownik miał normalnie pracować

Jeżeli zgodnie z harmonogramem dany pracownik miał w sobotę ze świętem świadczyć pracę, święto po prostu obniża wymagany wymiar czasu pracy i ten dzień nie jest odpracowywany. W zależności od konkretnego układu grafiku nie musi to rodzić dodatkowej konieczności wyznaczania odrębnego dnia wolnego, o ile obniżenie wymiaru zostało już uwzględnione w rozliczeniu okresu.

Administracja publiczna: inne zasady niż w firmach prywatnych

Pracodawcy z sektora prywatnego samodzielnie wyznaczają termin dnia wolnego za święto. W administracji rządowej terminy są odgórnie ustalone: za święto 15 sierpnia 2026 dniem wolnym jest piątek 14 sierpnia, a za święto 26 grudnia 2026 poniedziałek 28 grudnia. To ważna różnica przy planowaniu kontaktu z urzędami w tych terminach, bo harmonogram administracji publicznej nie musi pokrywać się z harmonogramem żadnej konkretnej firmy.

Konsekwencje błędnego rozliczenia

Jeśli pracodawca nie obniży wymiaru czasu pracy o należne 8 godzin za każde święto w sobotę, pracownicy pracujący zgodnie z pierwotnym, zawyżonym grafikiem faktycznie przepracowują godziny ponad obowiązujący ich wymiar. Powstają wtedy godziny nadliczbowe, za które przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. Nieprawidłowe rozliczenie czasu pracy jest też naruszeniem art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy i przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy może skutkować grzywną w wysokości od 2000 do 60 000 zł.

Co z tego wynika dla działu kadr

Dwie sobotnie daty świąteczne w 2026 roku to w praktyce 16 godzin, które trzeba prawidłowo rozdysponować w grafikach, konsekwentnie w każdym systemie czasu pracy, każdym wymiarze etatu i dla każdej osoby zatrudnionej w danym okresie. Największym źródłem błędów nie jest sama zasada z art. 130 § 2 Kodeksu pracy, tylko wyjątki wokół niej: proporcje dla niepełnego etatu, moment zatrudnienia względem daty święta i odróżnienie dnia wolnego od urlopu. To właśnie te wyjątki najczęściej prowadzą do nieświadomie powstałych nadgodzin i realnego ryzyka podczas kontroli PIP.

Umowa zlecenie z pracownikiem: zasady, składki ZUS i ryzyko przekwalifikowania

Umowa zlecenie z pracownikiem to umowa cywilnoprawna zawierana z osobą, która jednocześnie jest już zatrudniona u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę. Temat ten wraca w pytaniach działu kadr jak bumerang – i to nie bez powodu. Z pozoru rozwiązanie wydaje się proste: pracownik otrzymuje dodatkowe zadania, więc pracodawca podpisuje z nim nową umowę zlecenia, na podstawie której wypłaca dodatkowe wynagrodzenie. W praktyce zaś należy zwrócić uwagę na wiele istotnych kwestii, w tym zasad naliczania składek ZUS, ustalania podstawy wymiaru zasiłku, a także pod uwagę należy wziąć ryzyko przekwalifikowania takiej umowy na umowę o pracę.

Przekwalifikowanie umowy zlecenia na umowę o pracę

Przepisy nie zabraniają zawarcia umowy zlecenia z własnym pracownikiem – taka sytuacja jest w pełni dopuszczalna. Problem może pojawić się jednak wtedy, gdy zakres obowiązków umowy zlecenia pokrywa się, nawet częściowo, z obowiązkami wynikającymi z umowy o pracę. Jest to bardzo duże ryzyko, ponieważ instytucja Państwowej Inspekcji Pracy, czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych mogą uznać takie rozwiązanie za obejście przepisów np. w kwestii godzin nadliczbowych.

Przykład:

Pani Kasia jest zatrudniona w firmie XYZ na podstawie umowy o pracę na stanowisku specjalisty ds. kadr. W związku z koniecznością przeprowadzenia inwentaryzacji magazynu pracodawca zwrócił się do niej z propozycją wykonania tego zadania. Ponieważ przeprowadzenie inwentaryzacji nie mieści się w zakresie obowiązków wynikających z umowy o pracę i ma charakter odrębny od wykonywanej na co dzień pracy, strony zawarły dodatkowo umowę zlecenia, na podstawie której Pani Kasia zobowiązała się do wykonania tych czynności za odrębnym wynagrodzeniem.

W opisanej sytuacji przedmiot umowy zlecenia jest wyraźnie odmienny od obowiązków wykonywanych przez Panią Kasię w ramach stosunku pracy. Z tego względu zawarcie umowy zlecenia jest co do zasady uzasadnione.

Dodatkowo należy zadbać o to, aby zawarta umowa zlecenia nie wykazywała w rzeczywistości cech charakterystycznych dla stosunku pracy, takich jak wykonywanie obowiązków pod kierownictwem pracodawcy, w warunkach podporządkowania organizacyjnego czy w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Jeżeli właściwy organ zakwestionuje cywilnoprawny charakter takiej umowy i uzna, że w rzeczywistości stanowi ona stosunek pracy, konsekwencje dla pracodawcy mogą być poważne – zarówno finansowe, jak i wizerunkowe.

Składki ZUS od umowy zlecenia z pracownikiem

W celu właściwego naliczenia składek, posiłkować należy się art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który brzmi następująco: „Za pracownika, w rozumieniu ustawy, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.”  Przepis ten jasno wskazuje, że własny pracownik, wykonujący dodatkowo umowę zlecenia jest traktowany jako pracownik dla celów ubezpieczeniowych, a co za tym idzie: obowiązkowe staje się ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne.

Podstawę wymiaru składek stanowi zatem łączny przychód z umowy o pracę i z umowy zlecenia, jako suma.

Wpływ na podstawę zasiłków

Jeżeli wynagrodzenie z umowy zlecenia zawartej z własnym pracownikiem stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na zasadach właściwych dla umowy o pracę, uwzględnia się je również przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, takich jak zasiłek chorobowy, macierzyński czy opiekuńczy. Warunkiem jest jednak, aby wynagrodzenie z umowy zlecenia zostało wypłacone w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru danego świadczenia.

Zgłoszenie do ZUS

W praktyce wiele wątpliwości budzi również kwestia zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych pracownika, z którym zawarto dodatkowo umowę zlecenia.

Jeżeli pracownik został już zgłoszony do ubezpieczeń z tytułu umowy o pracę z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, a wynagrodzenie z umowy zlecenia – zgodnie z obowiązującymi przepisami – jest traktowane jako przychód ze stosunku pracy, nie ma obowiązku zgłaszania tej umowy jako odrębnego tytułu do ubezpieczeń z kodem 04 11 xx, właściwym dla zleceniobiorców. Oznacza to, że w takiej sytuacji nie należy składać kolejnego formularza zgłoszeniowego do ZUS. Przesłanie odrębnego zgłoszenia dla umowy zlecenia byłoby nieprawidłowe, ponieważ pracownik pozostaje już zgłoszony do ubezpieczeń z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. W deklaracjach rozliczeniowych przychód wykazujemy zatem łącznie przy kodzie właściwym dla umowy o pracę.

Poprawne zakwalifikowanie umowy zlecenia z pracownikiem oraz prawidłowe naliczenie składek wymaga bieżącego śledzenia przepisów i indywidualnej analizy każdego przypadku. W zespole kadrowo-płacowym Meritoros SA obsługujemy takie sytuacje na co dzień, dbając o to, by rozliczenia klientów pozostawały zgodne z aktualnymi przepisami ZUS.

Źródło: Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych

Zmieniasz biuro rachunkowe lub dostawcę BPO? Sprawdź, czy nowy partner naprawdę zarządza procesami

Firmy rzadko zmieniają dostawcę księgowości, kadr i płac czy procesów back-office bez powodu. Zwykle dzieje się to w konkretnym momencie: obecne biuro przestaje dowozić jakość, wewnętrzny dział jest przeciążony, firma urosła albo po prostu potrzebuje uporządkowania. To moment, w którym łatwo wybrać źle, bo ofertę ocenia się po cenie i deklaracjach, a nie po tym, co realnie decyduje o jakości obsługi: sposobie, w jaki dostawca zarządza swoimi procesami

Dlaczego to, „jak dostawca jest poukładany w środku”, może być Twoim problemem

Z pozoru wewnętrzna organizacja dostawcy nie powinna Cię obchodzić. Płacisz za wynik, nie za jego strukturę. I to prawda, ale właśnie dlatego sposób organizacji pracy po jego stronie jest Twoim problemem, bo to on decyduje, czy wynik dostaniesz na czas i w oczekiwanej jakości.

„Klienta co do zasady nie interesuje, ile mamy działów ani jak nazywają się stanowiska. Interesuje go efekt: rozliczenie zamknięte w terminie, poprawna lista płac, raport, na którym da się oprzeć decyzję. Nasza wewnętrzna organizacja to środek do tego celu, ale jeśli jest źle poukładana, klient odczuje to jako opóźnienia i błędy.”

Joanna Romaszewska, Kierownik BPO, Meritoros SA

Sygnał 1: dostawca patrzy na Twoją sprawę wzdłuż całej ścieżki, nie tylko „swojego” fragmentu

Najczęstsze źródło błędów w obsłudze to nie pojedynczy dział, tylko przekazywanie sprawy między nimi, moment, w którym księgowość oddaje coś kadrom, specjalista liderowi, a jeden etap zamknięcia miesiąca kolejnemu. To tam gubi się informacja.

„Największe straty nie powstają wewnątrz działów, tylko na ich stykach. W podejściu działowym nikt nie jest właścicielem tych styków, bo każdy pilnuje swojego kawałka. W zarządzaniu procesowym traktujemy je jako punkty krytyczne – mają właściciela i są pod stałą kontrolą.”

Joanna Romaszewska

Co sprawdzić: zapytaj potencjalnego dostawcę, jak wygląda ścieżka Twojej sprawy od przekazania dokumentu do gotowego wyniku i kto odpowiada za momenty przekazania między osobami.

Sygnał 2: usługa nadąża za zmianą skali Twojego biznesu

Zmieniasz dostawcę często dlatego, że urosłeś, a poprzedni nie nadążył. Warto więc sprawdzić, czy nowy partner poradzi sobie z Twoim kolejnym wzrostem, przejęciem albo zmianą modelu, nie zaczynając za każdym razem od zera.

Co sprawdzić: zapytaj o klientów o różnej skali i o to, co dzieje się z obsługą, gdy Twój wolumen wzrośnie o połowę. Dostawca zarządzający procesowo odpowie modyfikacją procesu, a nie „dobierzemy ludzi i zobaczymy”.

Sygnał 3: ciągłość obsługi nie zależy od jednej osoby

Jedna z najczęstszych obaw przy zmianie dostawcy i częsty powód samej zmiany to niestabilność: częste rotacje osób obsługujących, urwany kontakt, wiedza o Twojej firmie zamknięta w głowie jednej księgowej, która właśnie odeszła.

Co sprawdzić: zapytaj wprost, co się stanie z Twoją obsługą, gdy dedykowany specjalista pójdzie na urlop lub zmieni pracę. Odpowiedź oparta na dokumentacji i standardzie jest wiarygodna; odpowiedź typu „mamy niską rotację” omija pytanie.

Sygnał 4: dostawca podaje termin i standard, zanim zacznie pracę

Głównym powodem, dla którego w ogóle oddaje się procesy na zewnątrz, jest przewidywalność. Jeśli nowy dostawca nie potrafi jej obiecać w konkretach, niewiele zmienisz względem sytuacji, z której uciekasz.

„Proces jest osadzony w czasie, w jakości i w miernikach, dlatego wiemy, kiedy i w jakim standardzie coś ma być zrobione, zanim jeszcze zaczniemy. To pozwala na przykład ustandaryzować terminy zamknięcia miesiąca, tak żeby rozliczenia były domknięte w powtarzalnym, wcześniej ustalonym terminie.”

Joanna Romaszewska

Co sprawdzić: poproś o konkretny termin zamknięcia miesiąca i standard raportowania.

Sygnał 5: automatyzacja jest efektem porządku, a nie hasłem sprzedażowym

„Automatyzacja” i „RPA” dobrze wyglądają w ofercie, ale sama technologia niczego nie gwarantuje. Zautomatyzowanie chaotycznego procesu daje chaos szybszy, nie lepszy.

Automatyzować da się tylko to, co jest ustandaryzowane. Żeby proces dało się zautomatyzować, najpierw musi być zrozumiały, powtarzalny i mierzalny. Dlatego porządek procesowy jest warunkiem wejścia do automatyzacji, a nie jej efektem.”

Joanna Romaszewska

Sygnał 6: pracą kieruje właściciel procesu, nie tylko przełożony zespołu

To sygnał najtrudniejszy do zauważenia z zewnątrz, a najważniejszy. Chodzi o to, czy osoba prowadząca Twoją obsługę odpowiada tylko za swój zespół, czy za cały Twój wynik.

„W zarządzaniu procesowym lider nie odpowiada wyłącznie za zespół, staje się właścicielem biznesowym procesu, z realnym umocowaniem. Rozumie potrzeby klienta, mierniki, ryzyka, zależności między działami i to, jak jego decyzje przekładają się na efekt końcowy.”

Joanna Romaszewska

Szybka checklista przed podpisaniem umowy

Zanim zdecydujesz, zadaj potencjalnemu dostawcy sześć pytań:

  1. Jak wygląda ścieżka mojej sprawy od dokumentu do wyniku i kto odpowiada za momenty przekazania?
  2. Co dzieje się z obsługą, gdy mój wolumen wzrośnie o połowę?
  3. Kto i jak przejmuje moją obsługę, gdy dedykowana osoba jest nieobecna?
  4. Jaki termin zamknięcia miesiąca i standard raportowania mogę dostać na piśmie?
  5. Kto realnie odpowiada za mój wynik i jakie mierniki tej odpowiedzialności są ustalone?

Odpowiedzi konkretne, oparte na procesie i miernikach, oznaczają dostawcę, który zarządza procesowo, a więc takiego, u którego jakość, terminowość i ciągłość nie są kwestią szczęścia. To właśnie tę zasadę stosujemy w Meritoros: obsługę projektujemy i mierzymy wokół efektu, za który płaci klient, w oparciu o opisane procesy, metodykę LEAN i ciągłe doskonalenie.

Rozliczanie delegacji w 2026 roku: ile wynosi dieta i co przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów

Delegacja kojarzy się przede wszystkim z dietą, ale to tylko jeden z elementów rozliczenia. Pracodawca zwraca także koszty noclegów, przejazdów i dojazdów lokalnych. Co więcej, z prawa do diety korzystają nie tylko etatowcy – może z niej skorzystać również właściciel jednoosobowej działalności. Poniżej tłumaczymy, jak rozliczyć wyjazd służbowy w 2026 roku bez błędów, które najczęściej kwestionuje urząd skarbowy.

Czym jest podróż służbowa, a co nią nie jest?

Podróż służbowa to wykonanie zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy wskazanym w umowie. Kluczowe jest słowo „poza”, jeśli wyjazd mieści się w normalnym obszarze obowiązków pracownika, delegacją nie jest.

To rozróżnienie ma realne skutki finansowe. Przedstawiciel handlowy, który ma w umowie wpisane całe województwo jako miejsce pracy, podczas codziennych wizyt u klientów nie jest w delegacji, to jego standardowe obowiązki. Delegacją będzie natomiast wyjazd specjalistki na szkolenie do innego miasta, udział menedżera w konferencji branżowej czy spotkanie projektowe u klienta w innej miejscowości.

Ile wynosi dieta krajowa w 2026 roku?

Dieta krajowa w 2026 roku wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej. Dieta nie jest dodatkowym wynagrodzeniem — ma rekompensować zwiększone koszty wyżywienia w trasie. Przy krótszych wyjazdach nalicza się ją proporcjonalnie do czasu trwania podróży.

Czas trwania podróżyWysokość diety
do 8 godzindieta nie przysługuje
ponad 8 do 12 godzin50% diety = 22,50 zł
powyżej 12 godzinpełna dieta = 45 zł
każda kolejna pełna doba45 zł
ostatnia, rozpoczęta doba – do 8 godzin22,50 zł
ostatnia, rozpoczęta dobra – ponad 8 godzin45 zł

Przykład. Pracownik wyjeżdża z Lublina do Gdańska w poniedziałek o 7:00 i wraca w środę o 11:00. Podróż trwa 52 godziny, czyli dwie pełne doby i 4 godziny. Rozliczenie: 45 zł + 45 zł za pełne doby oraz 22,50 zł za rozpoczętą dobę (poniżej 8 godzin). Łączna dieta wynosi 112,50 zł.

Jak zapewnione posiłki obniżają dietę?

Jeśli pracownik ma zapewnione posiłki, dietę trzeba pomniejszyć – bo nie ponosi on wtedy kosztów wyżywienia. Najczęstszy błąd przy rozliczeniach to pominięcie tego odliczenia, np. gdy w cenę hotelu wliczone jest śniadanie.

Zapewniony posiłekPomniejszony posiłek
śniadanie25% = 11,25 zł
obiad 50% = 22,50 zł
kolacja 25% = 11,25 zł

Jak zapewnione posiłki obniżają dietę?

Jeśli pracownik ma zapewnione posiłki, dietę trzeba pomniejszyć – bo nie ponosi on wtedy kosztów wyżywienia. Najczęstszy błąd przy rozliczeniach to pominięcie tego odliczenia, np. gdy w cenę hotelu wliczone jest śniadanie.

Jakie koszty delegacji zwraca pracodawca poza dietą?

Pracownik nie powinien finansować obowiązków służbowych z własnej kieszeni. Poza dietą przysługuje mu zwrot udokumentowanych wydatków:

Delegacja zagraniczna — od czego zależy wysokość diety?

Rozliczenie wyjazdu zagranicznego jest bardziej złożone, bo wysokość diety i limit noclegowy ustalane są odrębnie dla każdego państwa (w załączniku do rozporządzenia). Dla Niemiec dieta wynosi 49 EUR za dobę; dla pozostałych krajów stawkę należy sprawdzić w aktualnym rozporządzeniu przed rozliczeniem.

Równie ważne jest prawidłowe liczenie czasu podróży, bo to ono decyduje o wysokości diety:

Dieta przedsiębiorcy – ulga, z której wielu nie korzysta

Najbardziej niedoceniany element całego tematu: dietę może rozliczyć również właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Choć formalnie nie jest pracownikiem i nie odbywa „podróży służbowej” w rozumieniu Kodeksu pracy, przepisy podatkowe pozwalają mu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diety w wysokości stawki przysługującej pracownikom.

Warunek jest jeden, ale istotny: wyjazd musi mieć bezpośredni związek z prowadzoną działalnością i służyć osiągnięciu lub zabezpieczeniu przychodu. Dietę można rozliczyć m.in. przy wyjeździe na spotkanie z klientem, negocjacje, szkolenie, konferencję, targi, podpisanie umowy czy odbiór towaru.

Przykład krajowy. Właścicielka studia projektowego z Krakowa jedzie na targi do Warszawy – wyjazd w czwartek o 6:00, powrót w piątek o 22:00, czyli 40 godzin. Do kosztów zaliczy dietę 45 zł (pierwsza doba) + 45 zł (rozpoczęta doba ponad 8 godzin) = 90 zł. Dodatkowo kosztem będą: hotel, bilety kolejowe, taksówki i opłata za wejściówkę na targi – o ile są udokumentowane i wiążą się z przychodem.

Przykład zagraniczny. Architektka prowadząca JDG jedzie do Monachium na dwudniową konferencję (dwie pełne doby). Do kosztów zalicza dietę 2 × 49 EUR = 98 EUR, przeliczone na złote według właściwego kursu, a obok niej: nocleg, bilety lotnicze, komunikację miejską i opłatę konferencyjną.

Jak udokumentować delegację przedsiębiorcy?

Przepisy nie wymagają od przedsiębiorcy polecenia wyjazdu, ale warto przygotować wewnętrzną notatkę z celem wyjazdu, miejscem, terminem, opisem spotkań i wskazaniem kontrahenta. Do tego zachowaj faktury, bilety, potwierdzenia rezerwacji, korespondencję, program konferencji i zaproszenia. Dobra dokumentacja znacząco zmniejsza ryzyko zakwestionowania kosztów przez urząd skarbowy.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu delegacji

Z naszej praktyki wynika, że pracodawcy i przedsiębiorcy najczęściej:

Najczęściej zadawane pytania

Ile wynosi dieta krajowa w 2026 roku? Dieta krajowa wynosi 45 zł za pełną dobę podróży służbowej. Przy podróży 8–12 godzin przysługuje połowa diety (22,50 zł), a powyżej 12 godzin — pełne 45 zł.

Czy przedsiębiorca może rozliczyć dietę krajową? Tak. Właściciel jednoosobowej działalności może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów dietę w wysokości stawki przysługującej pracownikom, czyli 45 zł za dobę podróży krajowej.

Czy do kosztów można zaliczyć hotel i przejazdy? Tak. Poza dietą przedsiębiorca rozlicza noclegi, bilety, paliwo, opłaty za autostrady i parkingi oraz komunikację miejską, o ile są udokumentowane i wiążą się z prowadzoną działalnością.

Czy trzeba mieć polecenie wyjazdu służbowego? Przedsiębiorca nie ma takiego obowiązku, ale warto przygotować dokument opisujący cel i przebieg podróży oraz zachować dowody jej związku z działalnością.

Jak liczyć czas delegacji zagranicznej? Przy podróży samolotem czas liczy się od startu z ostatniego lotniska w Polsce do lądowania pierwszego samolotu po powrocie. Przy podróży samochodem lub pociągiem decyduje moment przekroczenia granicy.

Wartościowanie stanowisk i raportowanie luki płacowej – jak przygotować firmę przed 2027 rokiem

Polskie firmy stoją przed poważnym wyzwaniem: wdrożeniem zasad przejrzystości płac wymaganych przez dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. Dokument ten ustanawia prawo pracowników do informacji o systemie wynagrodzeń i nakłada na pracodawców obowiązek zapewnienia równej płacy za pracę o tej samej wartości.

Polska transponuje przepisy unijne za pomocą projektu ustawy UC127 – „o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości” oraz towarzyszącego mu projektu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wskaźników obliczania luki płacowej (stan na 4 maja 2026 r.).

Jakie zmiany obowiązują już teraz?

Pierwszy pakiet obowiązków pojawił się wraz z nowelizacją Kodeksu pracy (ustawa z 4 czerwca 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 807). Od 24 grudnia 2025 r. pracodawcy muszą:

To dopiero początek, bo drugi etap – wprowadzenie obowiązkowego wartościowania stanowisk i jawności wynagrodzeń – będzie o wiele większym wyzwaniem.

Dlaczego wartościowanie jest fundamentem zgodności z prawem

Wartościowanie to bezosobowy proces ustalania relatywnej wartości stanowiska na podstawie obiektywnych kryteriów. Nie oceniamy pracowników, lecz samą pracę: wymagania, wysiłek, odpowiedzialność i warunki jej wykonywania. Jest to kluczowa różnica w stosunku do corocznej oceny wyników pracownika.

Wymóg prawny wynika bezpośrednio z art. 4 ust. 4 Dyrektywy (UE) 2023/970, który zobowiązuje państwa członkowskie do zapewnienia, aby struktura wynagrodzeń była oparta na „neutralnych płciowo, obiektywnych kryteriach”. Implementacja w Polsce (projekt UC127) przewiduje sankcje za brak takich rozwiązań w firmie.

Jakie kryteria trzeba stosować?

Dyrektywa oraz projekt ustawy UC127 wskazują cztery filary, które każde wartościowanie musi obejmować:

W praktyce oznacza to zasadniczą zmianę względem wielu dotychczasowych modeli, które nadmiernie faworyzowały siłę fizyczną, a pomijały obciążenia psychiczne, wymagania komunikacyjne czy opiekę nad klientem.

Podstawą wartościowania są przepisy prawa, które wykluczają uznaniowość:

Proces wartościowania – zalecana procedura

Ministerstwo Rodziny rekomenduje metodę analityczno-punktową, m.in. poprzez narzędzie publikowane na stronie RCL i MRPiPS. Ta metoda rozkłada pracę na elementy podlegające punktacji, a suma punktów pozwala uporządkować stanowiska według ich wartości. Na tej podstawie powstają kategorie zaszeregowania i widełki płacowe.

Typowa sekwencja wdrożenia wygląda następująco:

Efektem jest transparentny system płac odporny na zarzut dyskryminacji.

Raportowanie luki płacowej – wymagania z UC127 i rozporządzenia

Od 2027 r. pracodawcy zatrudniający od 100 osób będą przekazywać sprawozdania o strukturze wynagrodzeń na podstawie art. 7 projektu UC127. Duże firmy (250+) będą robić to co roku, mniejsze (100–249) – raz na trzy lata. Zakres raportu został określony w projekcie rozporządzenia MRPiPS o wskaźnikach z 4 maja 2026 r. i obejmuje m.in.:

Pierwszy raport trzeba złożyć do 7 czerwca 2027 r. – ale obejmie on dane za rok 2026, co oznacza, że okres referencyjny rozpoczął się już teraz.

Co jeśli luka wyniesie ponad 5%?

Dyrektywa i projekt UC127 wprowadzają procedurę naprawczą:

Brak porozumienia z pracownikami powoduje domniemanie dyskryminacji – to istotny mechanizm chroniący pracownika (art. 18 dyrektywy).

Jakie są sankcje i ryzyko?

Projekt UC127 przewiduje grzywny administracyjne w wysokości od 3 000 do 50 000 zł (m.in. za brak przeprowadzenia wartościowania, niedopełnienie obowiązku informacyjnego czy opóźnienie raportu). To jednak najmniejsze ryzyko. Art. 16 i 18 dyrektywy UE 2023/970 wprowadza obowiązek pełnego odszkodowania za dyskryminację bez górnego limitu oraz odwrócenie ciężaru dowodu – to pracodawca musi udowodnić, że system wynagrodzeń jest obiektywny.

Brak procedur i dokumentacji może oznaczać dopłatę wszystkich różnic za lata wstecz, utraconych bonusów i dodatków, a także świadczeń emerytalnych, wraz z odsetkami i zadośćuczynieniem za szkodę niemajątkową.

Podsumowanie

Pozostało niewiele czasu. Aby spełnić wymagania prawa, firmy muszą nie tylko przeprowadzić wartościowanie, lecz także przygotować się do raportowania luki płacowej i wdrożyć procedury obsługi wniosków o informację o wynagrodzeniach. Organizacje, które zaczną działać teraz, unikną ryzyka finansowego i reputacyjnego oraz zyskają uporządkowany i transparentny system płac – co w dzisiejszych realiach staje się jednym z kluczowych argumentów na rynku pracy.

Najczęściej zadawane pytania

1. Kogo dotyczą obowiązki wartościowania stanowisk pracy?

Przepisy dotyczą wszystkich pracodawców, jednak ich zakres zależy od wielkości firmy. Od momentu wejścia w życie polskiej ustawy (UC127) każda organizacja będzie musiała stosować obiektywne i neutralne kryteria ustalania wynagrodzeń. Natomiast raportowanie luki płacowej obejmuje firmy zatrudniające co najmniej 100 osób (100–249 pracowników – raport co 3 lata, 250+ – co roku).

2. Czy wartościowanie jest tym samym co ocena pracownika?

Nie. To dwie różne praktyki HR. Wartościowanie stanowisk to analiza treści i wymagań roli – bez względu na osobę, która ją wykonuje. Natomiast ocena pracownika dotyczy efektywności i wyników konkretnej osoby. Wprowadzenie wartościowania ma służyć tworzeniu przejrzystych, sprawiedliwych widełek płac i jest fundamentem zgodności z prawem o równości wynagrodzeń.

3. Jakie kryteria są wymagane w procesie wartościowania?

Dyrektywa UE 2023/970 wymaga, aby każde wartościowanie obejmowało cztery obszary:

To minimalny standard, który musi być stosowany w sposób neutralny płciowo.

4. Jakie są konsekwencje braku wartościowania i raportu luki płacowej?

Organ nadzorczy będzie mógł nałożyć grzywnę (w projekcie UC127 widełki wynoszą od 3 000 do 50 000 zł), ale to nie największe ryzyko. Kluczowa zmiana to odwrócenie ciężaru dowodu – w przypadku sporu to firma musi udowodnić, że system wynagrodzeń jest obiektywny. Brak wartościowania sprawia, że jest to niemożliwe. Dodatkowo dyrektywa przewiduje odszkodowania bez górnego limitu, które mogą obejmować wszystkie zaległości i świadczenia wraz z odsetkami, a nawet wykluczenie z zamówień publicznych.

5. Jak przygotować firmę na nowe przepisy?

Najważniejsze kroki to:

Tylko takie działania pozwolą uniknąć chaosu, ryzyka sankcji i kosztownych korekt w 2027 roku.

Źródła:

Posiłki i napoje dla pracowników. Obowiązek, benefit i konsekwencje rozliczeniowe

Temat posiłków pracowniczych wraca co roku, zwykle wraz z pierwszymi falami upałów. W działach kadr i płac pojawiają się te same pytania: co pracodawca musi zapewnić, co może zaoferować dodatkowo i jak rozliczyć to poprawnie pod kątem ZUS i podatku dochodowego. Granica między obowiązkiem a benefitem bywa w praktyce mniej oczywista, niż sugerowałaby sama nazwa świadczenia.

Z perspektywy organizacyjnej i rozliczeniowej kluczowe jest jedno: nie każdy posiłek finansowany przez pracodawcę jest benefitem, ale też nie każde „dofinansowanie obiadu” pozostaje neutralne podatkowo. Przepisy wyraźnie różnicują te sytuacje, a błędy w ich interpretacji mogą skutkować nieprawidłowym naliczeniem składek lub podatku.

Kiedy posiłki i napoje są obowiązkiem pracodawcy

Obowiązek zapewnienia nieodpłatnych posiłków i napojów wynika wprost z przepisów BHP. Kodeks pracy nakłada go na pracodawcę w sytuacjach, w których warunki pracy powodują zwiększone obciążenie organizmu pracownika lub zagrożenie dla jego zdrowia.

Szczegółowe zasady określa rozporządzenie w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że posiłki profilaktyczne przysługują pracownikom wykonującym prace fizyczne o wysokim wydatku energetycznym, zarówno kobietom, jak i mężczyznom, zgodnie z określonymi w przepisach progami. Obowiązek ten dotyczy również osób pracujących w pomieszczeniach zamkniętych, w których temperatura stale utrzymuje się poniżej 10°C lub powyżej 25°C, pracujących na otwartej przestrzeni w okresie zimowym, a także pracujących pod ziemią. Do tej grupy zalicza się także pracowników usuwających skutki klęsk żywiołowych i zdarzeń losowych.

Napoje są osobną kategorią świadczeń. Pracodawca musi je zapewnić między innymi przy pracy w gorącym mikroklimacie, przy skrajnych temperaturach otoczenia, w warunkach mikroklimatu zimnego lub przy pracach o wysokim wydatku energetycznym. Co istotne, przepisy nie określają sztywnej ilości napojów. Wskazują natomiast, że ich ilość powinna w pełni zaspokajać potrzeby pracowników, a temperatura napojów powinna być dostosowana do warunków pracy.

Z punktu widzenia rozliczeń jest to najprostsza kategoria świadczeń. Wartość posiłków profilaktycznych oraz napojów zapewnianych na podstawie przepisów BHP jest w całości zwolniona ze składek ZUS i podatku dochodowego. Nie powstaje tu przychód pracownika, ponieważ świadczenie realizuje obowiązek pracodawcy, a nie prywatną korzyść zatrudnionego.

Dobrowolne finansowanie posiłków jako element polityki benefitowej

Poza obowiązkami wynikającymi z przepisów BHP wielu pracodawców decyduje się na finansowanie posiłków w ramach benefitów pozapłacowych. Najczęściej przybiera to formę dofinansowania obiadów, kart lunchowych lub bonów żywieniowych.

W tym przypadku kluczowe znaczenie ma rozporządzenie składkowe, które przewiduje wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS wartości posiłków finansowanych przez pracodawcę, o ile są one udostępniane pracownikom do spożycia i nie przysługuje im ekwiwalent pieniężny. Zwolnienie to obejmuje zarówno posiłki wydawane w stołówkach, jak i bony, talony czy karty, pod warunkiem że można je wykorzystać wyłącznie na zakup gotowych posiłków.

Istotnym ograniczeniem jest jednak limit kwotowy. Zwolnienie ze składek ZUS obowiązuje do wysokości 450 zł miesięcznie na pracownika. Jeżeli pracodawca finansuje posiłki w wyższej kwocie, nadwyżka ponad limit podlega już oskładkowaniu.

W praktyce problematyczne bywają również instrumenty, które formalnie są kartami posiłkowymi, ale w rzeczywistości umożliwiają zakup innych towarów, na przykład artykułów spożywczych lub wypłatę gotówki. W takich przypadkach zwolnienie ze składek nie ma zastosowania, nawet jeżeli nominalnie świadczenie jest określane jako „posiłkowe”.

Składki ZUS a podatek dochodowy. Dwie różne logiki

Jednym z częstszych błędów w praktyce kadrowo-płacowej jest automatyczne przenoszenie zasad obowiązujących w ZUS na grunt podatku dochodowego. Tymczasem logika obu systemów jest odmienna.

Obowiązkowe posiłki i napoje wynikające z przepisów BHP korzystają ze zwolnienia podatkowego. Ustawa o PIT wyraźnie wskazuje, że świadczenia rzeczowe przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy nie stanowią przychodu pracownika.

Inaczej jest w przypadku dobrowolnego dofinansowania posiłków. Nawet jeżeli świadczenie mieści się w limicie zwolnienia ze składek ZUS, co do zasady stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Ustawa o PIT nie przewiduje odrębnego zwolnienia kwotowego dla tego typu świadczeń, jeżeli nie wynikają one bezpośrednio z przepisów BHP.

W praktyce oznacza to konieczność rozdzielenia skutków składkowych i podatkowych oraz odpowiedniego ujęcia świadczeń w listach płac. Brak tej konsekwencji jest jedną z częstszych przyczyn nieprawidłowości ujawnianych w trakcie kontroli.

Dlaczego forma świadczenia ma znaczenie

Z perspektywy pracodawcy forma finansowania posiłków nie jest wyłącznie kwestią organizacyjną. Ma ona bezpośredni wpływ na sposób rozliczenia świadczenia, jego koszty oraz ryzyka podatkowe.

Posiłki wydawane w stołówce lub catering dostarczany do zakładu pracy są relatywnie proste do zakwalifikowania. Więcej wątpliwości budzą karty i bony, zwłaszcza gdy ich funkcjonalność wykracza poza zakup gotowych posiłków. Im szerszy zakres wykorzystania świadczenia, tym mniejsze szanse na zastosowanie zwolnień składkowych.

Z tego powodu rozwiązania żywieniowe warto projektować nie tylko z perspektywy atrakcyjności dla pracowników, ale również spójności z przepisami i możliwości ich jednoznacznego rozliczenia.

Reforma PIP 2026: kompleksowy przewodnik dla firm i pracowników

Rok 2026 przynosi jedną z najbardziej znaczących zmian w obszarze prawa pracy ostatnich lat. Nie chodzi jednak o nowe definicje czy zakazy – fundamenty systemu pozostają bez zmian. Prawdziwa rewolucja dotyczy czegoś znacznie ważniejszego: sposobu egzekwowania przepisów.

To właśnie ten element przez lata decydował o tym, że wiele modeli współpracy funkcjonowało w „szarej strefie” – formalnie zgodnych z prawem, ale w praktyce budzących poważne wątpliwości.

Kluczowe daty, które wyznaczają tempo zmian

Nowelizacja przepisów została opublikowana 7 kwietnia 2026 roku. Jednak najważniejsze regulacje – w szczególności te dotyczące nowych uprawnień kontrolnych – zaczną obowiązywać dopiero 8 lipca 2026 roku.

Ten okres przejściowy (tzw. vacatio legis) nie jest jedynie technicznym wymogiem. To realny czas na przygotowanie się do nowych zasad gry.

W praktyce oznacza to:

Warto podkreślić, że część przepisów o charakterze technicznym weszła w życie wcześniej, jednak to właśnie lipiec 2026 roku stanowi punkt zwrotny dla rynku pracy.

Dlaczego reforma była potrzebna

Przepisy definiujące stosunek pracy istnieją w Polsce od dziesięcioleci i są stosunkowo jednoznaczne. Problemem nigdy nie była ich treść, lecz praktyczne stosowanie.

W teorii sytuacja jest prosta: jeśli ktoś pracuje pod kierownictwem, w określonym czasie i miejscu, za wynagrodzeniem – mamy do czynienia z etatem.

W praktyce jednak:

Efekt? Powszechne wykorzystywanie alternatywnych form zatrudnienia – często niezgodnie z ich rzeczywistym charakterem.

Największa zmiana: nowe kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy

Reforma wzmacnia pozycję Państwowej Inspekcji Pracy, nadając jej narzędzia, których wcześniej brakowało.

Najważniejsze z nich to możliwość wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy.

Co to oznacza w praktyce?

Do tej pory inspektor:

Po zmianach:

To fundamentalna zmiana logiki działania systemu.

Procedura krok po kroku – jak działa nowy mechanizm

Nowe przepisy wprowadzają uporządkowany, wieloetapowy proces, który ma zapewnić równowagę między skutecznością a ochroną stron.

Etap 1: kontrola (także zdalna)

Kontrola może zostać wszczęta:

Nowością jest możliwość prowadzenia kontroli w formie zdalnej – z wykorzystaniem wideokonferencji oraz dostępu do systemów informatycznych firmy.

Coraz większą rolę odgrywać będą także narzędzia analityczne, które pozwalają identyfikować podejrzane schematy, np.:

Etap 2: polecenie usunięcia naruszeń

Zanim zapadnie decyzja, inspektor wydaje formalne polecenie. To moment, w którym firma może jeszcze samodzielnie naprawić sytuację.

Ten etap ma kluczowe znaczenie, ponieważ:

Etap 3: decyzja administracyjna

Jeśli polecenie nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję, która szczegółowo określa:

Co ważne – decyzja co do zasady działa na przyszłość, ale jej skutki mogą pośrednio dotyczyć również wcześniejszych okresów (np. w kontekście ZUS).

Co się nie zmienia – fakty kontra mity

Wokół reformy pojawiło się wiele nieporozumień. Warto jasno powiedzieć, czego nowe przepisy nie wprowadzają.

Nie zmienia się:

Oznacza to, że dobrze skonstruowane i faktycznie niezależne B2B nadal pozostaje bezpieczne.

Jak rozpoznać ryzykowną współpracę

Kluczowe znaczenie ma nie treść umowy, lecz sposób jej realizacji.

Ryzyko reklasyfikacji rośnie, gdy:

Przykład: specjalista IT współpracujący wyłącznie z jednym klientem, pracujący codziennie w jego systemie, uczestniczący w regularnych spotkaniach zespołu i korzystający z jego sprzętu – znajduje się w strefie wysokiego ryzyka.

Finansowe konsekwencje błędów

Podwyższenie kar to tylko jeden z elementów reformy.

Nowe limity grzywien:

Znacznie poważniejsze mogą być jednak skutki pośrednie:

W praktyce całkowity koszt błędnej kwalifikacji jednej relacji może sięgać kilkuset tysięcy złotych.

Abolicja – szansa na bezpieczne uporządkowanie sytuacji

Ustawodawca przewidział okres przejściowy trwający 12 miesięcy od wejścia przepisów w życie.

W tym czasie firmy mogą:

To rozwiązanie daje realną możliwość „wyjścia na prostą”, ale ma swoje ograniczenia:

Interpretacje indywidualne – narzędzie prewencyjne

Nowością jest możliwość uzyskania interpretacji dotyczącej konkretnego modelu współpracy.

Za symboliczną opłatą można:

To rozwiązanie daje:

Jednocześnie wiąże się z większą transparentnością wobec instytucji publicznych.

Perspektywa pracownika – więcej bezpieczeństwa czy niższe dochody?

Zmiany mają dwojaki wpływ na osoby pracujące.

Z jednej strony:

Z drugiej:

Warto jednak pamiętać o ważnej zmianie systemowej: od 2026 roku okresy pracy na B2B i zleceniach (jeśli były oskładkowane) wliczają się do stażu pracy.

Branże pod szczególną lupą

Choć przepisy są uniwersalne, w praktyce największe ryzyko dotyczy sektorów, gdzie:

Do najbardziej narażonych należą:

Co zrobić teraz – praktyczne wskazówki

Najbliższe miesiące powinny być okresem intensywnej analizy.

Dla firm oznacza to:

Dla pracowników:

Podsumowanie: zmiana, która zaczyna działać zanim wejdzie w życie

Reforma PIP 2026 to przykład zmiany, której największy wpływ może być widoczny jeszcze przed jej formalnym wejściem w życie.

Już sama świadomość nowych uprawnień inspektorów powoduje, że:

To pokazuje, że kluczowym efektem reformy nie musi być liczba wydanych decyzji, lecz zmiana zachowań całego rynku.

A to właśnie takie zmiany są zwykle najbardziej trwałe.

———–

Źródła:

Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw

Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.)

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – komunikaty dotyczące reformy PIP