Zwrot nadwyżki VAT w 2026 roku: terminy i najważniejsze pułapki

Nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, czyli VAT, o którego zwrot podatnik może wystąpić na podstawie art. 87 ustawy o VAT, jest rozliczana w kilku różnych terminach w zależności od formy zapłaty faktur, profilu sprzedaży i tego, czy urząd skarbowy zdecyduje się na dodatkową weryfikację. Od 1 lutego 2026 roku zmienił się też termin podstawowy: zamiast dotychczasowych 60 dni obowiązuje 40 dni. Poniżej zestawiamy wszystkie obowiązujące terminy oraz pułapki proceduralne, które najczęściej wydłużają oczekiwanie na zwrot albo pozbawiają prawa do terminu skróconego.

Cztery terminy zwrotu VAT obowiązujące w 2026 roku

Zmiana terminu podstawowego z 60 do 40 dni to najważniejsza nowość dla podatników, którzy nie spełniają warunków żadnego z terminów skróconych: zwrot następuje szybciej bez żadnych dodatkowych formalności.

Termin 25 dni: dwie różne ścieżki

Termin 25-dniowy działa na dwa sposoby, w zależności od tego, na jaki rachunek ma trafić zwrot.

Zwrot na rachunek VAT (art. 87 ust. 6a) nie wymaga spełnienia dodatkowych warunków poza samym wnioskiem o przekazanie środków na ten rachunek. To najprostsza droga do przyspieszonego zwrotu, bo mechanizm podzielonej płatności sam w sobie stanowi dla urzędu wystarczające zabezpieczenie.

Zwrot na zwykły rachunek bankowy (art. 87 ust. 6) wymaga spełnienia łącznie kilku warunków: faktury muszą być zapłacone przelewem lub ze środków z kredytu, płatności w innej formie niż przelew nie mogą łącznie przekroczyć 15 000 zł, kwota nadwyżki przeniesiona z poprzednich okresów rozliczeniowych nie może przekraczać 3 000 zł, a dowody zapłaty trzeba przedstawić naczelnikowi urzędu skarbowego.

Termin 15 dni dla podatnika bezgotówkowego

Najkrótszy termin zwrotu dotyczy tzw. podatnika bezgotówkowego i wymaga spełnienia łącznie wszystkich poniższych warunków:

• co najmniej 80% sprzedaży zarejestrowanej jest ewidencjonowane na kasach online lub w Centralnym Repozytorium Kas,
• co najmniej 80% tej sprzedaży opłacane jest w formie bezgotówkowej,
• obrót rejestrowany na kasach wynosi co najmniej 40 000 zł miesięcznie przez 6 poprzednich miesięcy,
• podatnik jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT od co najmniej 12 miesięcy,
• rachunek bankowy, na który ma trafić zwrot, figuruje na białej liście podatników VAT od co najmniej 3 miesięcy,
• nadwyżka przeniesiona z poprzednich okresów nie przekracza 3 000 zł.

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Brak choćby jednego z nich wyklucza zastosowanie terminu 15-dniowego, nawet jeśli pozostałe wskaźniki są spełnione z zapasem.

Termin wydłużony 180 dni i jego skrócenie do 60 dni

Jeśli w danym okresie rozliczeniowym podatnik nie wykazał żadnej sprzedaży opodatkowanej, urząd skarbowy zwraca nadwyżkę VAT w terminie do 180 dni. Ten termin można skrócić do 60 dni, ale wyłącznie po złożeniu zabezpieczenia majątkowego, zgodnie z art. 87 ust. 5a ustawy o VAT. To osobna, stała ścieżka, niezależna od pozostałych terminów skróconych.

Najważniejsze pułapki proceduralne

Korekta JPK_V7 restartuje bieg terminu

Złożenie korekty części deklaracyjnej JPK_V7 wykazującej zwrot powoduje, że termin zwrotu liczy się od nowa, od dnia złożenia korekty, a nie od pierwotnego wniosku. Taka korekta oznacza w praktyce utratę już wypracowanego czasu oczekiwania, dlatego przed jej złożeniem warto sprawdzić, czy błąd rzeczywiście dotyczy części deklaracyjnej, bo korekty samej części ewidencyjnej tego skutku nie wywołują.

Urząd skarbowy może wstrzymać zwrot w drodze postanowienia

Każdy z powyższych terminów, w tym 15- i 25-dniowy, może zostać przedłużony przez naczelnika urzędu skarbowego, jeśli uzna, że rozliczenie wymaga dodatkowej weryfikacji, na przykład ze względu na transakcje lub kontrahentów budzących wątpliwości. Decyzja zapada w formie postanowienia.

Zwrot trafia najpierw na zaległości

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z Ordynacji podatkowej (art. 76 i 76b), urząd skarbowy z urzędu zalicza zwrot VAT na poczet istniejących zaległości podatkowych podatnika, a dopiero pozostałą kwotę wypłaca na rachunek bankowy w obowiązującym terminie. Brak zaległości nie przyspiesza samego zwrotu, działa wyłącznie w drugą stronę: ich obecność pomniejsza kwotę, która faktycznie trafi na konto.

Kompensata a limit 15 000 zł

Przy ubieganiu się o zwrot w terminie 25 dni na zwykły rachunek bankowy praktyka rozliczeniowa traktuje kompensatę (potrącenie wzajemnych wierzytelności) ostrożnie: nie jest ona zapłatą przelewem, więc bezpieczniej wliczać ją do limitu 15 000 zł przewidzianego dla płatności w formie innej niż przelew lub kredyt. Warto zaznaczyć, że orzecznictwo sądów administracyjnych w sprawie kompensaty nie jest w pełni jednolite, dlatego przy większych kwotach rozliczanych w tej formie warto ocenić ryzyko indywidualnie, zanim złoży się wniosek o zwrot skrócony.

Faktura korygująca po złożeniu wniosku

Otrzymanie faktury korygującej już po złożeniu wniosku o zwrot nie pozbawia podatnika prawa do zwrotu. Taką korektę rozlicza się na bieżąco, w okresie, w którym została otrzymana lub w którym powinna zostać ujęta zgodnie z ogólnymi zasadami korekt, a nie wstecznie w stosunku do już złożonego wniosku.

Kiedy bezpieczniej przenieść nadwyżkę zamiast wnioskować o zwrot

Jeśli w kolejnym okresie rozliczeniowym spodziewana jest wysoka sprzedaż opodatkowana, przeniesienie nadwyżki na następny okres bywa rozwiązaniem mniej ryzykownym niż wystąpienie o zwrot. Wniosek o zwrot uruchamia możliwość czynności sprawdzających i, w razie wątpliwości urzędu, wydłużenie terminu w drodze postanowienia, podczas gdy przeniesienie nadwyżki od razu pomniejsza zobowiązanie za kolejny miesiąc bez angażowania dodatkowej procedury.

Decyzja o wyborze między zwrotem a przeniesieniem nadwyżki powinna więc wynikać z prognozy sprzedaży opodatkowanej na najbliższe miesiące, a nie wyłącznie z bieżącego salda rozliczenia VAT.