Wstęp

Fundacja rodzinna to stosunkowo nowa forma prawna w Polsce. Została wprowadzona w 2023 roku i przeznaczona jest dla osób fizycznych, które chcą zabezpieczyć na przyszłość swoje aktywa majątkowe. Jej zasadniczym celem jest ochrona majątku rodzinnego przedsiębiorstwa i zarządzanie nim w perspektywie dłuższej niż jedno pokolenie. Poniższe case study przedstawia, jak Meritoros wspiera jedną z wrocławskich fundacji rodzinnych w zakresie księgowości oraz kadr i płac, osiągając znaczące usprawnienia operacyjne poprzez automatyzację procesów i digitalizację.

Case study — wyzwania klienta

Rodzina, prowadząca grupę firm z branży produkcyjnej, zdecydowała się na utworzenie fundacji rodzinnej w celu zabezpieczenia majątku i zapewnienia sukcesji. Główne wyzwania obejmowały:

  • Potrzebę prowadzenia księgowości uwzględniającej specyfikę fundacji rodzinnej
  • Prowadzenie kadr i płac dla pracowników fundacji
  • Automatyzację procesów w obszarze finansowo-księgowym
  • Digitalizację

Case study — wdrożone rozwiązania

1. Outsourcing księgowości

  • Kompleksowe prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami dla fundacji rodzinnych
  • Przygotowywanie sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych
  • Bieżące konsultacje w zakresie prowadzonej działalności
  • Monitoring zmian prawnych wpływających na działalność fundacji

2. Obsługa kadrowo-płacowa

  • Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej
  • Naliczanie wynagrodzeń i składek ZUS oraz sporządzanie deklaracji
  • Bieżące wsparcie w kwestiach prawa pracy

3. Automatyzacja procesów

  • Wdrożenie automatycznego importu wyciągów bankowych do systemu księgowego
  • Automatyzacja procesu wprowadzania faktur sprzedażowych
  • Udostępnienie systemu do wystawiania faktur oraz obiegu dokumentów
  • Comiesięczne biuletyny informacyjne dotyczące prowadzonej działalności

Osiągnięte rezultaty

Oszczędność czasu:

  • Redukcja czasu poświęcanego na kompletowanie dokumentów księgowych oraz kadrowo płacowych dzięki automatyzacji i digitalizacji — 65%

Zwiększenie efektywności:

  • Eliminacja błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych
  • Bieżący dostęp do dokumentów księgowych
  • Raporty księgowe wspierające zarządzanie fundacją

Zgodność z przepisami:

  • Pełna zgodność z wymogami prawnymi i księgowymi dla fundacji rodzinnych
  • Terminowe składanie wszystkich deklaracji
  • Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej

Opinie klientów

«Współpraca z Meritoros pozwoliła nam skupić się na strategicznych aspektach zarządzania fundacją. Ich ekspertyza w zakresie przepisów dotyczących fundacji rodzinnych jest nieoceniona.«
— Fundator

«Automatyzacja procesów księgowych to strzał w dziesiątkę. Oszczędzamy mnóstwo czasu na czynnościach administracyjnych, a jednocześnie mamy pewność, że wszystko jest prowadzone zgodnie z przepisami.«
— Członek Zarządu Fundacji

«Doceniamy proaktywne podejście zespołu księgowego i ich znajomość specyfiki fundacji rodzinnych.«
— Beneficjent Fundacji

Sprawdź też inne historie naszych klientów.

Wnioski

Przypadek ten pokazuje, jak profesjonalna obsługa księgowa i kadrowa, wsparta nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi, może znacząco usprawnić funkcjonowanie fundacji rodzinnej. Kluczem do sukcesu okazało się połączenie eksperckiej wiedzy z zakresu przepisów dotyczących fundacji rodzinnych z automatyzacją rutynowych procesów.