Firmy rzadko zmieniaj\u0105 dostawc\u0119 ksi\u0119gowo\u015bci, kadr i p\u0142ac czy proces\u00f3w back-office bez powodu. Zwykle dzieje si\u0119 to w konkretnym momencie: obecne biuro przestaje dowozi\u0107 jako\u015b\u0107, wewn\u0119trzny dzia\u0142 jest przeci\u0105\u017cony, firma uros\u0142a albo po prostu potrzebuje uporz\u0105dkowania. To moment, w kt\u00f3rym \u0142atwo wybra\u0107 \u017ale, bo ofert\u0119 ocenia si\u0119 po cenie i deklaracjach, a nie po tym, co realnie decyduje o jako\u015bci obs\u0142ugi: sposobie, w jaki dostawca zarz\u0105dza swoimi procesami<\/p>\n\n\n\n
Z pozoru wewn\u0119trzna organizacja dostawcy nie powinna Ci\u0119 obchodzi\u0107. P\u0142acisz za wynik, nie za jego struktur\u0119. I to prawda, ale w\u0142a\u015bnie dlatego spos\u00f3b organizacji pracy po jego stronie jest Twoim problemem, bo to on decyduje, czy wynik dostaniesz na czas i w oczekiwanej jako\u015bci.<\/p>\n\n\n\n
\n\u201eKlienta co do zasady nie interesuje, ile mamy dzia\u0142\u00f3w ani jak nazywaj\u0105 si\u0119 stanowiska. Interesuje go efekt: rozliczenie zamkni\u0119te w terminie, poprawna lista p\u0142ac, raport, na kt\u00f3rym da si\u0119 oprze\u0107 decyzj\u0119. Nasza wewn\u0119trzna organizacja to \u015brodek do tego celu, ale je\u015bli jest \u017ale pouk\u0142adana, klient odczuje to jako op\u00f3\u017anienia i b\u0142\u0119dy.” <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Joanna Romaszewska, Kierownik BPO, Meritoros SA<\/p>\n\n\n\n
Sygna\u0142 1: dostawca patrzy na Twoj\u0105 spraw\u0119 wzd\u0142u\u017c ca\u0142ej \u015bcie\u017cki, nie tylko \u201eswojego” fragmentu<\/h3>\n\n\n\n
Najcz\u0119stsze \u017ar\u00f3d\u0142o b\u0142\u0119d\u00f3w w obs\u0142udze to nie pojedynczy dzia\u0142, tylko przekazywanie sprawy mi\u0119dzy nimi, moment, w kt\u00f3rym ksi\u0119gowo\u015b\u0107 oddaje co\u015b kadrom, specjalista liderowi, a jeden etap zamkni\u0119cia miesi\u0105ca kolejnemu. To tam gubi si\u0119 informacja.<\/p>\n\n\n\n
\n\u201eNajwi\u0119ksze straty nie powstaj\u0105 wewn\u0105trz dzia\u0142\u00f3w, tylko na ich stykach. W podej\u015bciu dzia\u0142owym nikt nie jest w\u0142a\u015bcicielem tych styk\u00f3w, bo ka\u017cdy pilnuje swojego kawa\u0142ka. W zarz\u0105dzaniu procesowym traktujemy je jako punkty krytyczne – maj\u0105 w\u0142a\u015bciciela i s\u0105 pod sta\u0142\u0105 kontrol\u0105.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Joanna Romaszewska<\/p>\n\n\n\n
Co sprawdzi\u0107:<\/strong> zapytaj potencjalnego dostawc\u0119, jak wygl\u0105da \u015bcie\u017cka Twojej sprawy od przekazania dokumentu do gotowego wyniku i kto odpowiada za momenty przekazania mi\u0119dzy osobami.<\/p>\n\n\n\n
Sygna\u0142 2: us\u0142uga nad\u0105\u017ca za zmian\u0105 skali Twojego biznesu<\/h3>\n\n\n\n
Zmieniasz dostawc\u0119 cz\u0119sto dlatego, \u017ce uros\u0142e\u015b, a poprzedni nie nad\u0105\u017cy\u0142. Warto wi\u0119c sprawdzi\u0107, czy nowy partner poradzi sobie z Twoim kolejnym wzrostem, przej\u0119ciem albo zmian\u0105 modelu, nie zaczynaj\u0105c za ka\u017cdym razem od zera.<\/p>\n\n\n\n
Co sprawdzi\u0107:<\/strong> zapytaj o klient\u00f3w o r\u00f3\u017cnej skali i o to, co dzieje si\u0119 z obs\u0142ug\u0105, gdy Tw\u00f3j wolumen wzro\u015bnie o po\u0142ow\u0119. Dostawca zarz\u0105dzaj\u0105cy procesowo odpowie modyfikacj\u0105 procesu, a nie \u201edobierzemy ludzi i zobaczymy”.<\/p>\n\n\n\n
Sygna\u0142 3: ci\u0105g\u0142o\u015b\u0107 obs\u0142ugi nie zale\u017cy od jednej osoby<\/h3>\n\n\n\n
Jedna z najcz\u0119stszych obaw przy zmianie dostawcy i cz\u0119sty pow\u00f3d samej zmiany to niestabilno\u015b\u0107: cz\u0119ste rotacje os\u00f3b obs\u0142uguj\u0105cych, urwany kontakt, wiedza o Twojej firmie zamkni\u0119ta w g\u0142owie jednej ksi\u0119gowej, kt\u00f3ra w\u0142a\u015bnie odesz\u0142a.<\/p>\n\n\n\n
Co sprawdzi\u0107:<\/strong> zapytaj wprost, co si\u0119 stanie z Twoj\u0105 obs\u0142ug\u0105, gdy dedykowany specjalista p\u00f3jdzie na urlop lub zmieni prac\u0119. Odpowied\u017a oparta na dokumentacji i standardzie jest wiarygodna; odpowied\u017a typu \u201emamy nisk\u0105 rotacj\u0119” omija pytanie.<\/p>\n\n\n\n
Sygna\u0142 4: dostawca podaje termin i standard, zanim zacznie prac\u0119<\/h3>\n\n\n\n
G\u0142\u00f3wnym powodem, dla kt\u00f3rego w og\u00f3le oddaje si\u0119 procesy na zewn\u0105trz, jest przewidywalno\u015b\u0107. Je\u015bli nowy dostawca nie potrafi jej obieca\u0107 w konkretach, niewiele zmienisz wzgl\u0119dem sytuacji, z kt\u00f3rej uciekasz.<\/p>\n\n\n\n
\n\u201eProces jest osadzony w czasie, w jako\u015bci i w miernikach, dlatego wiemy, kiedy i w jakim standardzie co\u015b ma by\u0107 zrobione, zanim jeszcze zaczniemy. To pozwala na przyk\u0142ad ustandaryzowa\u0107 terminy zamkni\u0119cia miesi\u0105ca, tak \u017ceby rozliczenia by\u0142y domkni\u0119te w powtarzalnym, wcze\u015bniej ustalonym terminie.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Joanna Romaszewska<\/p>\n\n\n\n
Co sprawdzi\u0107:<\/strong> popro\u015b o konkretny termin zamkni\u0119cia miesi\u0105ca i standard raportowania.<\/p>\n\n\n\n
Sygna\u0142 5: automatyzacja jest efektem porz\u0105dku, a nie has\u0142em sprzeda\u017cowym<\/h3>\n\n\n\n
\u201eAutomatyzacja” i \u201eRPA” dobrze wygl\u0105daj\u0105 w ofercie, ale sama technologia niczego nie gwarantuje. Zautomatyzowanie chaotycznego procesu daje chaos szybszy, nie lepszy. <\/p>\n\n\n\n
\nAutomatyzowa\u0107 da si\u0119 tylko to, co jest ustandaryzowane. \u017beby proces da\u0142o si\u0119 zautomatyzowa\u0107, najpierw musi by\u0107 zrozumia\u0142y, powtarzalny i mierzalny. Dlatego porz\u0105dek procesowy jest warunkiem wej\u015bcia do automatyzacji, a nie jej efektem.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Joanna Romaszewska<\/p>\n\n\n\n
Sygna\u0142 6: prac\u0105 kieruje w\u0142a\u015bciciel procesu, nie tylko prze\u0142o\u017cony zespo\u0142u<\/h3>\n\n\n\n
To sygna\u0142 najtrudniejszy do zauwa\u017cenia z zewn\u0105trz, a najwa\u017cniejszy. Chodzi o to, czy osoba prowadz\u0105ca Twoj\u0105 obs\u0142ug\u0119 odpowiada tylko za sw\u00f3j zesp\u00f3\u0142, czy za ca\u0142y Tw\u00f3j wynik.<\/p>\n\n\n\n
\n\u201eW zarz\u0105dzaniu procesowym lider nie odpowiada wy\u0142\u0105cznie za zesp\u00f3\u0142, staje si\u0119 w\u0142a\u015bcicielem biznesowym procesu, z realnym umocowaniem. Rozumie potrzeby klienta, mierniki, ryzyka, zale\u017cno\u015bci mi\u0119dzy dzia\u0142ami i to, jak jego decyzje przek\u0142adaj\u0105 si\u0119 na efekt ko\u0144cowy.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n
Joanna Romaszewska<\/p>\n\n\n\n
Szybka checklista przed podpisaniem umowy<\/h2>\n\n\n\n
Zanim zdecydujesz, zadaj potencjalnemu dostawcy sze\u015b\u0107 pyta\u0144:<\/p>\n\n\n\n
\n
- Jak wygl\u0105da \u015bcie\u017cka mojej sprawy od dokumentu do wyniku i kto odpowiada za momenty przekazania?<\/li>\n\n\n\n
- Co dzieje si\u0119 z obs\u0142ug\u0105, gdy m\u00f3j wolumen wzro\u015bnie o po\u0142ow\u0119?<\/li>\n\n\n\n
- Kto i jak przejmuje moj\u0105 obs\u0142ug\u0119, gdy dedykowana osoba jest nieobecna?<\/li>\n\n\n\n
- Jaki termin zamkni\u0119cia miesi\u0105ca i standard raportowania mog\u0119 dosta\u0107 na pi\u015bmie?<\/li>\n\n\n\n
- Kto realnie odpowiada za m\u00f3j wynik i jakie mierniki tej odpowiedzialno\u015bci s\u0105 ustalone?<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Odpowiedzi konkretne, oparte na procesie i miernikach, oznaczaj\u0105 dostawc\u0119, kt\u00f3ry zarz\u0105dza procesowo, a wi\u0119c takiego, u kt\u00f3rego jako\u015b\u0107, terminowo\u015b\u0107 i ci\u0105g\u0142o\u015b\u0107 nie s\u0105 kwesti\u0105 szcz\u0119\u015bcia. To w\u0142a\u015bnie t\u0119 zasad\u0119 stosujemy w Meritoros: obs\u0142ug\u0119 projektujemy i mierzymy wok\u00f3\u0142 efektu, za kt\u00f3ry p\u0142aci klient, w oparciu o opisane procesy, metodyk\u0119 LEAN i ci\u0105g\u0142e doskonalenie.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Firmy rzadko zmieniaj\u0105 dostawc\u0119 ksi\u0119gowo\u015bci, kadr i p\u0142ac czy proces\u00f3w back-office bez powodu. Zwykle dzieje si\u0119 to w konkretnym momencie: obecne biuro przestaje dowozi\u0107 jako\u015b\u0107, wewn\u0119trzny dzia\u0142 jest przeci\u0105\u017cony, firma uros\u0142a albo po prostu potrzebuje uporz\u0105dkowania. To moment, w kt\u00f3rym \u0142atwo wybra\u0107 \u017ale, bo ofert\u0119 ocenia si\u0119 po cenie i deklaracjach, a nie po tym, […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":16966,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[23],"tags":[],"class_list":["post-16965","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog-podatkowo-ksiegowe"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/meritoros.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/16965","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/meritoros.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/meritoros.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/meritoros.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/meritoros.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=16965"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/meritoros.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/16965\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/meritoros.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/16966"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/meritoros.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=16965"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/meritoros.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=16965"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/meritoros.pl\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=16965"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}