| Nazwa firmy | Monipol Spółka z o.o. |
| Strona WWW | www.monipol.com |
| Forma prawna: | Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością |
| Forma księgowości: | Księgi rachunkowe – księgowość w biurze rachunkowym |
| Charakterystyka firmy: | Monitorowanie badań klinicznych na zlecenie. |
| Obroty roczne: | 4 mln obrotu |
| Liczba dokumentów: | ok. 200 dokumentów sprzedaży rocznie, 1 000 dokumentów zakupu, 5 rachunków bankowych |
| Zatrudnienie: | ok. 20 pracowników średniorocznie, 10 podwykonawców |
| Operacje księgowe: |
import i eksport usług usługi medyczne zwolnione z VAT księgowanie poprzez zespół kont „5” na poszczególne projekty leasing 6 samochodów osobowych zakładowy fundusz świadczeń socjalnych |
Opis obsługi
Przed przejęciem obsługi księgowej przez biuro Meritoros klient korzystał z wewnętrznego działu księgowego. Zatrudniona na umowę o pracę księgowa zajmowała się zarówno sprawami pracowniczymi, jak i księgowymi. Większość księgowości prowadzona była ręcznie, brakowało automatyzacji i możliwości nowoczesnego prezentowania raportów. Wyciągi bankowe wprowadzane były ręcznie, podobne sporządzane były comiesięczne raporty, co powodowało opóźnienia w ich dostarczaniu oraz generowało liczne błędy i nieścisłości. Wszystkie ewidencje dodatkowe – takie jak Środki trwałe, Rozliczenia Międzyokresowe Kosztów itp. były prowadzone poza systemem księgowym przy użyciu programu MS Excel. Poza raportami wysyłanymi na życzenie Zarządu nie było możliwości analizy ksiąg online i nie było dostępu do danych księgowych inaczej niż poprzez księgowego. Rozliczenia pracownicze również były prowadzone w Excelu. Urządzenia księgowe prowadzone były w siedzibie firmy, co powodowało konieczność organizacji stanowiska pracy.
Niewydolność systemu w połączeniu ze sporymi kosztami jego utrzymania doprowadziła do decyzji zarządu o poszukaniu alternatyw.
Firma Meritoros zaproponowała Klientowi przejście na model outsourcingowy, w którym całość procesów księgowych, poza wstępnym opisaniem dokumentów zostanie przesunięta na zewnętrzne biuro rachunkowe. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań informatycznych, udało się zautomatyzować wiele procesów i zaproponować klientowi atrakcyjne wynagrodzenie za obsługę. Ponadto raporty dla Zarządu, które do tej pory były generowane ręcznie, stały się dostępne online z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, co było bardzo ważne dla klienta posiadającego centrale w Niemczech oraz kilka oddziałów. Szybkość i jakość generowanych raportów zwiększyła się znacznie.
Średni miesięczny koszt obsługi Klienta w okresie I-X 2013 wyniósł 5 624 PLN netto obejmując zarówno obsługę księgową jak, i kadrowo-płacową. Spodziewany jest dalszy spadek średnich kosztów miesięcznych, gdyż dotychczas był on zwiększony z uwagi na konieczność pracy nad korektami błędów dotyczącymi lat ubiegłych.
Korzyści klienta w związku z przejęciem księgowości przez biuro Meritoros:
